BIBLIOGRAFISEN VIITTEENHALLINTAOHJELMISTON KÄYTTÖ ALKUPERÄISTEN TUTKIMUSTEN VALINTAAN INTEGRATIIVISISSA KATSAUKSISSA

ALKUPERÄISTEN TUTKIMUSTEN HAKUTULOSTEN HALLINTA

Bibliografisen viitteidenhallintaohjelmiston käyttöä ehdotettiin alunperin systemaattisten katsausten tutkimuksissa ja ensimmäiset julkaisut tämän järjestelmän käytöstä ovat peräisin 1990-luvulta.17-18 Monet katsauksen tekijät käyttävät Microsoft Excel -taulukkolaskentaohjelmia, kun taas toiset valitsevat tutkimukset manuaalisesti tulostamalla otsikot ja tiivistelmät, mikä tekee prosessista monimutkaisen, ei-ekologisen ja aikaa vievän. Nykyisin katsausprosessin työnkulku on virtaviivaistunut tietokoneohjelmien käytön myötä.19 Vuonna 2013 julkaistussa tutkimuksessa kirjoittajat huomauttivat, että yli puolet systemaattisista katsauksista käytti EndNote®-ohjelmaa.20 Koska SR on samankaltainen kuin IR, tämän tekniikan käyttöä ehdotetaan ensisijaisten tutkimusten valintaprosessin helpottamiseksi.

Bibliografisten viitteiden hallintaohjelmien (esim. EndNote®, Mendeley® ja Zotero®) käyttö on tärkeää ensisijaisten tutkimusten valinnan operationalisoimiseksi IR:ssä.13 Nämä ohjelmat mahdollistavat toistuvien viitteiden paikantamisen, kielten tunnistamisen, julkaisuajankohtien valitsemisen, ryhmien luomisen valintakriteerien mukaan (mukaan ottaminen ja poissulkeminen), valittujen viitteiden vertailemisen tarkastelijoiden kesken sekä sitaattien luomisen tieteellisen tekstin kirjoittamisen aikana, mikä helpottaa viitteiden muotoilua kunkin käsikirjoituksen valmisteluprosessin lopussa. Ohjelmiston valintaan vaikuttaa sen saatavuus (ilmainen tai maksullinen) ja se, miten arvioija sopeutuu käytettävissä oleviin vaihtoehtoihin. Kirjallisuudessa on tutkimuksia, joissa kirjoittajat ovat vertailleet eri ohjelmia.21-22 Yleisesti ottaen viitteidenhallintaohjelmat suorittavat perustoiminnot eli julkaisujen etsimisen, tulosten tallentamisen ja viittausten esittämisen käsikirjoitusta kirjoitettaessa.

Ohjelman valinnan tulisi kuitenkin vastata arvioijan yksilöllisiä tarpeita, sillä kullakin apuvälineellä on omat hyvät ja huonot puolensa.21-22 Esimerkiksi Mendeleyn® helppokäyttöisyys on yksi sen vahvuuksista. Toisaalta tämän hallinnoijan heikkoutena on se, että se ei salli hakuja tietokannoista oman rakenteensa sisällä, eikä se salli dynaamisia muutoksia tekstien sitaattien muotoilussa.22 Näin ollen on tarpeen tuntea kukin ohjelmisto, jotta voidaan löytää kullekin arvioijalle parhaiten sopiva ohjelma, minkä vuoksi on syytä mainita EndNote®-ohjelman käyttö, jota tämän artikkelin kirjoittajat ovat käyttäneet jo yli 15 vuoden ajan.

Tässä pohdinnassamme käsittelemme EndNote®-ohjelmiston XV-version käyttöä. On huomattava, että Thomson Reutersin verkkosivuilla (www.endnote.com) on saatavilla ilmainen verkkoversio (EndNote® Basic), jossa ei ole kaikkia maksullisessa versiossa olevia ominaisuuksia.

Laadittaessa tiedostoa EndNote®:ssä voi myös hahmotella erilaisia ryhmiä haun järjestämiseksi. Sen jälkeen, kun tietokannoista on tehty ensisijaisten tutkimusten haku, jossa tarkastelija on ristiintaulukoinut PICO-strategian kontrolloidut kuvaajat ja avainsanat, haku voidaan helposti viedä tiedostoon ja tuoda suodattimien avulla EndNote®:iin. Esimerkiksi PubMed-tietokannasta tehtävä haku edellyttää ”PubMed (NLM)” -suodattimen valintaa; LILACS-tietokannassa suodattimeksi valitaan ”Reference Manager (RIS)”. Muut tietokannat, kuten CINAHL ja Web of Science, mahdollistavat viitteiden suoran tuonnin kaksoisnapsauttamalla tietokannasta vietyä tiedostoa. EndNote® tarjoaa käyttäjilleen YouTube-kanavan, jossa on erilaisia videoita, joissa opetetaan tämän ohjelmiston käyttöä (https://www.youtube.com/user/EndNoteTraining). Lisäksi käyttäjille on tarjolla ilmaisia, käyttäjäystävällisiä oppaita.

Kun haku on tuotu EndNote®:iin ja kun on ohjattu tietueet, jotka viittaavat kutakin tietokantaa osoittavaan ryhmään, on suositeltavaa tallentaa varmuuskopiointitiedosto, jossa on alkuperäinen haku ilman sisällön hallintaa, jotta voidaan hakea julkaisuja, jotka käyttäjä on saattanut epähuomiossa sulkea pois, sen lisäksi, että käytössä on tietue kussakin tietokannassa yksilöityjen viittausten määrästä.

Toinen ominaisuus on muuttaa (tai mukauttaa) EndNote®-kirjastossa käytettävissä olevia kenttiä kunkin haun lähteen tunnistamiseksi. Käyttäjän on valittava ”Työkalut”, napsautettava ”Change and Move Fields” (Muuta ja siirrä kenttiä), valittava kenttä, esimerkiksi ”URL”, valittava ”Replace whole field with” (korvaa koko kenttä), syötettävä oikeaan kehykseen sen tietokannan nimi, johon vietyjen viitteiden ryhmä viittaa, ja napsautettava ”OK”. Tämä toiminto muuttaa ryhmän Viitteet-sarakkeen koko sisällön. Kun tämä muutos suoritetaan kussakin tietokannassa, tarkastaja saa tarkan tietueen kunkin viittauksen lähteestä. Tämän pitäisi olla yksi tarkastajan ensimmäisistä toimista. Kuvattua toimintoa ja muita tärkeitä komentoja katsausmenetelmien suorittamista varten on saatavilla YouTube-kanavalla ”EndNote for Systematic Reviews ”*.

Kuvassa 2 on esimerkki ryhmien luomisesta viitetietokantaan katsausmenetelmien kehittämisessä. Voit tehdä tämän napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella ”My Groups” (Omat ryhmät) -kohdassa, jossa voit luoda ryhmäkokonaisuuksia (”Create Group Set” (Luo ryhmäkokonaisuus)) ja uusia ryhmiä kunkin suuremman ryhmän sisällä (”Create Group” (Luo ryhmä)). Nämä toimet mahdollistavat erilaisten suodatusten luomisen tunnistettujen ensisijaisten tutkimusten joukosta. Jos haluat lisätä viitteitä kuhunkin ryhmään, valitse vain julkaisu ja vedä se haluttuun ryhmään.

EndNote®:n käyttö sallii myös kenttien muuttamisen viitekannan sisällä, jotta voidaan hallita riippumattomien tarkastajien suorittamia sisäänotto- ja poissulkukriteerejä. Tällöin jokainen viite saa merkinnän, jossa on yksi tai useampi koodi, jolla perustellaan kunkin tarkastajan tekemä ensisijaisen tutkimuksen mukaan ottaminen tai pois jättäminen. Kirjallisuudessa julkaistussa tutkimuksessa kirjoittajat laativat oppaan siitä, miten EndNote®:n toimintoja käytetään, jotta ensisijaisten tutkimusten valinta olisi mahdollista tiukasti ja organisoidusti.23

Erittäin tärkeiden tutkimusten valinnassa viitteet tulisi toistaa (tutkimusten päällekkäisyys) eri tietokannoissa tehdyissä hauissa. Ennen päällekkäisten tutkimusten poistamista on nimettävä uudelleen ”URL”-sarake, jossa ilmoitetaan tietokanta viitteestä, kuten aiemmin mainittiin. Kuten kuvassa 3 näkyy, voi luoda ryhmän nimeltä ”Duplicate Studies” ja ohjata kaikki toistuvat viittaukset tähän kansioon.

Duplikaattitutkimusten valitsemiseksi tarkastelijan on napsautettava ylintä välilehteä nimeltä ”References” (Viittaukset) ja valittava ”Find Duplicates” (Etsi duplikaatteja). Tämän toiminnon kautta ohjelma korostaa päällekkäiset viitteet. Seuraava vaihe on poistaa nämä viittaukset, toiminto, joka lähettää päällekkäiset tekstit ”Unfiled”-kansioon. Jos ohjelma lähettää päällekkäiset viitteet ohjelmiston roskakoriin, sinun on valittava nämä tietueet uudelleen, napsautettava hiiren kakkospainikkeella ja valittava ”Palauta kirjastoon”. Tämä toiminto ohjaa palautetut viitteet ”Unfiled”-kansioon, josta ne voidaan lisätä kiinnostavaan kansioon, kuten jo mainittiin. Merkityksellinen vaihe on valita kaikki ”Unfield”-kansioon välitetyt tekstit, napsauttaa hiiren kakkospainikkeella ja lisätä nämä viitteet (”Add References To”) kansioon, joka sisältää kaksoistutkimukset. On mahdollista, että tämän toimenpiteen jälkeen jäljelle jää vielä joitakin päällekkäisiä tutkimuksia, koska viitteet on poimittu eri tietokannoista eikä niitä ole aina indeksoitu identtisesti.

Julkaisuvuoden valintaa varten, esimerkiksi viimeiset viisi tai kymmenen vuotta, tarkastelijan on napsautettava saraketta ”Year” (Vuosi), joka näkyy otsikkona välittömästi viitteiden edessä. Klikkaamalla tätä saraketta ohjelma lajittelee viitteet julkaisuvuoden mukaan nousevaan ja laskevaan järjestykseen. Tarkastaja voi valita kiinnostavien vuosien viitteet ja tehdä saman aiemmin kuvatun toimenpiteen eli poistaa viitteet, jotka eivät kuulu rajattuun ajanjaksoon, ja lähettää ne kansioon ”Unfiled”. Seuraavaksi tarkastelijan on valittava kaikki tähän kansioon välitetyt tekstit, napsautettava hiiren kakkospainikkeella ja lisättävä nämä viitteet (”Add References To”) kansioon, joka sisältää ne tutkimukset, jotka on julkaistu ajanjaksolla, jota ei ole valittu muodostamaan tarkastelun otosta.

Kielen tunnistamiseen on olemassa kaksi tapaa. Ensimmäinen on haku viitetietokannasta. Tarkastelijan on huomattava, että kun hän klikkaa mitä tahansa luotujen ryhmien kansiota, eri kenttiä voidaan hakea ”Search”-työkalun avulla. Klikatessaan olemassa olevia hakuvaihtoehtoja tarkastelijan tulisi valita ”Language”-kenttä. Tämän toimenpiteen jälkeen kirjoita kielet, joita tarkastelija ei hallitse tai joista hän ei ole kiinnostunut. Riippuen siitä, mistä tietokannasta tutkimus on poimittu, kieli voidaan kuvata yksityiskohtaisesti tai tunnistaa kolmen alkukirjaimen perusteella, esimerkiksi ”eng” englannin kielen tunnistamiseksi. Se voi olla myös tyhjä, eli se ei sisällä tietoa viitteen kielestä.

Toinen tapa on käyttää samaa ”Haku”-työkalua, valita hakuvaihtoehdoista ”Otsikko”-kenttä ja kirjoittaa hakasulkeissymboli ”[”, koska useimmiten muulla kuin englanninkielisillä viitteillä on englanninkieliset otsikot suluissa. Tämän toimenpiteen jälkeen tarkastajan on poistettava kyseiset viitteet lähettämällä artikkelit ”Unfiled”-kansioon. Valitse sitten kaikki tähän kansioon toimitetut tekstit, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja lisää nämä viitteet (”Add References To”) kansioon, joka sisältää muilla kielillä julkaistuja viitteitä, jotka eivät kuulu arvostelun otokseen.

Tekstien, jotka eivät ole tieteellisiä artikkeleja, tunnistamista varten arvostelijan on napsautettava saraketta ”Viitetyyppi” (Ref Type), joka ilmestyy otsikkona heti viitetietokannassa lueteltujen tutkimusten eteen. Klikkaamalla tätä saraketta ohjelma järjestää viitteet niiden tyypin mukaan, mikä helpottaa esimerkiksi opinnäytetöiden ja kirjanlukujen tunnistamista.

Ohjelman toinen hyödyllinen ominaisuus on julkaisun tiivistelmä, joka on tärkeä näkökohta IR:ään sisällytettävien ensisijaisten tutkimusten valinnassa lukemalla kunkin viitteen otsikko ja tiivistelmä. Näin ollen, kun klikataan kiinnostavaa kansiota, samassa paikassa, jossa haku tapahtuu itse viitteissä, on kuvake nimeltä ”Esikatselu”, joka mahdollistaa viitteen ja tiivistelmän täydellisen visualisoinnin. Huomaa, että tätä näkymää varten ylemmässä välilehdessä, jossa on mahdollista valita viitetyyli, on napsautettava ”Annotated”, muutoin käyttäjä näkee viitteiden muotoilussa viimeksi käytetyn viitetyylin.

Täydentääkseen EndNote®:n käytön etuja ohjelma sisältää myös kokotekstihakutyökalun. Tätä varten tarkastelijan on valittava viitteet, napsautettava niitä hiiren kakkospainikkeella ja valittava ”Etsi koko teksti”. On huomattava, että ohjelma hakee 250 viitteen ryhmiä, joten tarkastelijan on kiinnitettävä tähän huomiota etsiessään tekstejä PDF-muodossa (Portable Document Format). Tämä ohjelman toiminnallisuus on myös riippuvainen tietokoneen IP-osoitteesta, jolloin se hakee suuremman määrän tekstejä tutkimusportaaleihin liitetyissä laitoksissa tai silloin, kun etäkäyttö on mahdollista akateemisen ympäristön ulkopuolella virtuaalisen yksityisverkon (VPN) palvelun kautta.