Mikä on EDI 810?
EDI 810 sisältää EDI-ympäristössä käytettävän laskutapahtumasarjan muodon ja tietosisällön. Tapahtumasarjaa voidaan käyttää tavanomaisen ja vakiintuneen liiketoiminta- ja teollisuuskäytännön mukaiseen laskutukseen tarjotuista tavaroista ja palveluista. Tyypillisissä liiketoimintakäytännöissä maksun saamiseksi laaditaan paperilasku. Kun toimitaan EDI-ympäristössä, sen sijaan lähetetään EDI 810 -lasku. Asiakirjasarja 810 (EDI-lasku) on sähköinen lasku, joka lähetetään vastauksena EDI 850 -asiakirjaan (ostotilaus), kun tavarat tai palvelut on toimitettu. Kahta osapuolta, jotka vaihtavat näitä erityisiä transaktiosarjoja, kutsutaan usein ”kauppakumppaneiksi”.
Mitä EDI 810 sisältää?
EDI 810 on sähköinen asiakirja, joka on ANSI X12 EDI -eritelmän mukainen. EDI 810 -lasku ei ole muotoiltu tavalla, jonka tavallinen ostaja tai toimittaja ymmärtäisi, vaan se on tarkoitettu lähetettäväksi, vastaanotettavaksi ja tulkittavaksi EDI-ohjelmistolla. Tämä ”tietokoneelta tietokoneelle” tapahtuva viestintä mahdollistaa nopean ja virheettömän sähköisten asiakirjojen vaihdon yritysten välillä. EDI 810 -asiakirja on yksi suosituimmista vaihdon muodoista yhdessä 850 EDI -asiakirjan (ostotilaus) kanssa.
Aivan kuten paperimuotoinen lasku toimitetuista tavaroista tai palveluista, EDI 810 -asiakirja sisältää alkuperäiseen pyyntöön liittyviä yksityiskohtia. EDI 810 sisältää usein seuraavat tiedot:
- Laskun numero
- Laskun päiväys
- Tavaroiden lähetyspäivä
- Sovitut maksuehdot
- Tuotetut tavarat tai palvelut
Tarjotuista tavaroista tai palveluista riippuen EDI 810 -lomakkeessa saatetaan tarvita lisätietoja. Tutustu yrityksesi EDI-oppaaseen tai kartoitusasiakirjaan määrittääksesi vaadittavat oikeat tietoarvot.
810-EDI-laskuasiakirjan lähettäminen
810-EDI-laskun luomisen tarkoituksena on varmistaa transaktiotietojen sujuva vaihto yritysten välillä noudattamalla EDI-tietojen, kuten 810-EDI-laskun kaltaisten EDI-tiedonsiirtojen, vaihtoa varten vahvistettuja sääntöjä ja määräyksiä. EDI-lähetysprosessi alkaa siten, että työntekijä luo tavallisen laskun, joka lähetetään tietokonejärjestelmään ja muunnetaan 810 EDI -asiakirjaksi. Tämän jälkeen 810 EDI-lasku lähetetään vastaanottavalle osapuolelle (tässä tapauksessa asiakkaalle), jossa käännösprosessi tapahtuu päinvastoin, jolloin 810 EDI-asiakirja muutetaan ihmiselle luettavaan muotoon.
Arvonlisäverkon käyttö EDI 810 (VAN)
810 EDI-laskuasiakirja lähetetään EDI-tiedonsiirron ensisijaisen menetelmän kautta. Yleensä lisäarvoverkko (Value Added Network, VAN) on ensisijainen EDI-viestintämenetelmä, koska sen ominaisuuksiin on niputettu monia erikoispalveluja. Perusmuodossaan VAN vastaanottaa 810 EDI-laskuasiakirjan, tarkistaa ja tallentaa tiedot ja, olettaen, että tiedot ovat hyväksyttyjä ja turvallisia, lähettää lopullisen kirjeenvaihdon (810 EDI-laskuasiakirja) vastaanottajalle. VAN voi myös varmistaa EDI-viestinnän turvallisuuden, tarjota sähköpostipalveluja, käsitellä ja muuntaa tietoja käyttökelpoiseen muotoon ja monia muita etuja.
810-EDI-laskuasiakirjan vastaanottaminen
Valitsipa järjestelmä lähettää 810-EDI-asiakirjan VAN:n, modeemin, bulletin board -järjestelmän (BBS) tai Internetin välityksellä, 810-EDI-lasku viedään yhdyskäytävään, jossa se risteää kohdejärjestelmän lähetystavan kanssa (tämän lähetystavan on oltava sama kuin alkuperäisen osapuolen, jotta lähetys onnistuu). Vastaanottaja tarkistaa 810 EDI -asiakirjan varmistaakseen, että se on oikeassa määränpäässä ja että sen muoto on ehjä. Kun kaikki on hyväksytty, 810 EDI -asiakirja on valmis käsiteltäväksi uudessa järjestelmässä. EDI 810 -asiakirjan käännös tehdään EDI-käännösohjelmiston avulla. Uudelleenmuotoilun, käännösten ja kartoituksen avulla 810 EDI-laskuasiakirja lakkaa olemasta EDI-asiakirja ja on nyt käyttökelpoinen lasku, jota yritys voi käsitellä sen mukaisesti.
Miten EDI 810 -asiakirjaan vastataan?
Kun osapuoli on lähettänyt EDI 810 -asiakirjan saadakseen maksun toimitetuista tavaroista tai palveluista, vastaanottava osapuoli (tai maksaja) lähettää vastauksen saajalleen. Maksaja lähettää yhden kahdesta tapahtumasarjasta EDI-ympäristössä. Se lähettää joko EDI 997 of Fundamental Acknowledgement -lähetyksen vahvistaakseen, että se on vastaanottanut EDI 810 -lähetyksen, tai EDI 864 Text Message -lähetyksen ilmoittaakseen EDI 810 -lähetyksessä havaituista virheistä. Jos EDI 810 on hyväksytty, maksaja lähettää EDI 820 Remittance Advice -lähetysilmoituksen ilmoittaakseen laskun maksamisesta.
Oletko valmis aloittamaan EDI:n käytön? Ota yhteyttä!