EDI 997 (Toiminnallinen kuittaus)
EDI 997 Functional Acknowledgment Transactional Set (toiminnallinen kuittaustapahtumakokonaisuus) välitetään osapuolten välillä, kun EDI-ympäristössä on tapahtunut lähetys. Se ainoastaan vahvistaa EDI-transaktiosarjan vastaanottamisen. Kun kaksi osapuolta, kuten ostaja ja toimittaja, vaihtavat EDI-lähetyksen, jota seuraa vahvistus, niitä kutsutaan ”kauppakumppaneiksi”. Tyypillinen skenaario on esimerkiksi se, että myyjä lähettää EDI 810 Invoice Transactional setin. Ostaja vahvistaa EDI 810 -lähetyksen vastaanottamisen lähettämällä EDI 997 Functional Acknowledgment -lähetyksen. On tärkeää huomata, että EDI 997 -viestin vastaanottaminen etäosapuolelta ei tarkoita, että etäosapuoli on samaa tai eri mieltä EDI-lähetyksen sisällöstä. Se vain kertoo, että se on vastaanottanut sen ja lähettää vastaanottovahvistuksen.
Mikä on EDI 997 Functional Acknowledgement?
EDI 997 sisältää Functional Acknowledgement Transaction Setin muodon ja tietosisällön EDI-ympäristössä käytettäväksi. Tapahtumasarjaa voidaan käyttää määrittelemään ohjausrakenteet kuittausten joukolle, jolla osoitetaan sähköisesti koodattujen asiakirjojen, kuten EDI 810 -laskun, syntaktisen analyysin tulokset. Koodatut asiakirjat ovat transaktiosarjoja, jotka on ryhmitelty toiminnallisiin ryhmiin, joita käytetään liiketoimintatietojen vaihdon transaktioiden määrittelyssä. Tämä standardi ei kata tapahtumakokonaisuuksiin koodattujen tietojen semanttista merkitystä, koska ne voivat vaihdella käännösjärjestelmien välillä.
EDI 997 -tiedonsiirtoprosessi
Sekä ostaja että myyjä lähettävät aina EDI 997 -tiedonsiirron varmistaakseen, että asiakirjan tiedonsiirto on onnistunut. EDI 997:n avulla kumppanit voivat tarkastaa, mitkä EDI-vaihdot onnistuivat ja missä oli ongelmia. Kuten kaikki muutkin EDI-asiakirjat, myös EDI 997 -asiakirja on luotava EDI-kääntäjän avulla ja lähetettävä sitten vastaanottajalle jotakin sähköistä välinettä käyttäen. Lähettäjän tietokone kääntää tyypillisesti EDI 997:n EDI-muotoon, ja tiedonsiirto tapahtuu joko Internetin EDI-yhteyden tai lisäarvoverkon (Value Added Network, VAN) kautta.
Milloin EDI 997 Functional Acknowledgement lähetetään?
Kun EDI-tapahtuma vastaanotetaan, etäosapuoli voi lähettää EDI 997 Functional Acknowledgement -kuittauksen EDI 997:n, jolla vahvistetaan EDI-järjestelmän lähettämien ja kääntämien tapahtumien vastaanottaminen. Tämä vastaus ei ole vahvistanut tietojen oikeellisuutta, vaan pikemminkin vahvistus siitä, että ne on vastaanotettu. Tietojen kääntämisen aikana jotkin edistyneemmät EDI 997 -järjestelmät voivat vastata, jos transaktiosarjan tietojen alkuperäisessä lähettämisessä esiintyy syntaksivirheitä. Tämä riippuu suuresti siitä, miten EDI-operaatio on määritetty tietyssä EDI-oppaassa tai kartoitusasiakirjassa.
EDI 997:n lähettäminen
Kun EDI 997 on valmis lähetettäväksi vastaanottajalle, käytetään yleensä yhtä kahdesta menetelmästä. Ensimmäinen ja edelleen suosituin menetelmä on pakettiautomaatin käyttö. VAN toimii välittäjänä kahden osapuolen välillä ja helpottaa EDI 997 -asiakirjan (ja muiden EDI-asiakirjojen) välittämistä. Pelkän toimituksen lisäksi VAN vastaa myös siitä, että lähetys on turvallinen koko prosessin ajan. Tämä on aina välttämätöntä, mutta vielä tärkeämpää, kun kyseessä ovat EDI 997:n kaltaiset asiakirjat, jotka voivat sisältää yksityisiä ja luottamuksellisia tietoja. Toinen suosittu vaihtoehto on käyttää suoraa yhteyttä Internetin kautta EDI 997 -asiakirjan vaihtamiseen kahden osapuolen välillä. Tämä toinen viestintämuoto tunnetaan myös nimellä AS2-viestintä. Kun käytetään AS2-viestintää EDI 997:n lähettämiseen, asiakirja salataan lähteessä ja lähetetään suojattuja Internet-pohjaisia protokollia käyttäen vastaanottajalle, jolla on oltava ohjelmisto, joka pystyy purkamaan EDI 997:n salauksen ennen kääntämistä.
EDI 997:n kääntäminen
Kun EDI 997 on vastaanotettu, asiakirjan ensimmäinen vaihe on sen kääntäminen. EDI 997 -asiakirjaa, kuten mitä tahansa EDI-asiakirjaa, ei sen alkuperäisessä muodossa ole tarkoitettu ihmisen luettavaksi. Käännösprosessissa EDI 997 muunnetaan jompaankumpaan seuraavista kahdesta muodosta. Toinen niistä on ”ihmiselle luettava” muoto, joka on yleensä raportin muodossa, joka joko tulostetaan tai todennäköisemmin asetetaan tiedostomuotoon, joka on helppo tuoda kirjanpito- tai toiminnanohjausjärjestelmään. EDI 997 -asiakirjan kääntäminen tähän helpommin integroitavaan muotoon on ensimmäinen keskeinen vaihe asiakirjan vastaanottamisessa, ennen kuin aiottu vastaanottaja voi käyttää sitä.
Mitä tapahtuu EDI 997 Functional Acknowledgement -toimintokuittauksen lähettämisen jälkeen?
Kun olet lähettänyt EDI 997 Functional Acknowledgment Transactional Set -toimintokuittauksen, seuraava vaihe riippuu siitä, minkä tapahtuman lähetystä olet vahvistamassa. Jos esimerkiksi varmistat EDI 810 -laskun vastaanoton, seuraava vaihe on joko EDI 864 -tekstiviesti laskun kiistämiseksi virheen vuoksi tai EDI 820 -tilisiirtoilmoitus, jossa eritellään suoritettujen tavaroiden tai palvelujen maksu. Seuraava vaihe EDI 997 -tiedonsiirron jälkeen riippuu siitä, mitä lähetys vahvistaa ja onko tiedot vastaanotettu oikein.
EDI 997 -tiedonsiirron integrointi liiketoimintaasi
Kun EDI 997 -tiedonsiirto on käännetty tietokoneen käyttökelpoiseen muotoon, toissijainen sisäinen prosessi ottaa EDI 997 -tiedonsiirrossa olevat tiedot sisältävän uuden tiedoston käyttöönsä ja siirtää sen vastaanottajan toiminnanohjausjärjestelmään (ERP) tai kirjanpitojärjestelmään. Tässä muunnosvaiheessa EDI 997 on nyt asiakirja, jonka vastaanottaja voi tunnistaa ja käyttää kuten EDI 997:n lähettäjä on tarkoittanut.
Valmiina aloittamaan EDI:n käytön? Ota yhteyttä!