Olitpa sitten vasta aloittamassa tai ollut yrityksessä jo jonkin aikaa, yrityksen organisaatiokaavion luominen ja ylläpito voi olla erittäin hyödyllinen tapa havainnollistaa, miten yrityksesi toimii, ja sitä voidaan käyttää myös osoittamaan, miten aiot kasvaa ja muuttua tulevaisuudessa.
Mikä on pienyrityksen organisaatiokaavio? Yrityksen organisaatiokaavio, johon joskus viitataan myös nimellä ”yrityksen organisaatiokaavio”, on visuaalinen esitys yrityksesi rakenteesta – siinä hahmotellaan kunkin työntekijän rooli ja selvitetään, kuka raportoi kenellekin yrityksessäsi. Monissa tapauksissa tämän kaavion kehittäminen ja päivittäminen kuuluu pienyrityksen henkilöstöosaston vastuualueeseen, mutta jos sinulla ei tällä hetkellä ole erillistä henkilöstöosastoa (tai vaikka olisikin), kannattaa ymmärtää, miten nämä taulukot toimivat ja miten sellainen luodaan.
Tässä oppaassa selitämme siis tarkalleen, miten yrityksen organisaatiokaavio luodaan neljässä yksinkertaisessa vaiheessa – käsittelemme erilaisia kaaviotyyppejä, joiden joukosta voit valita, sekä erilaisia tavoitteita, jotka sinun tulisi ottaa huomioon, kun teet yrityksellesi organisaatiokaaviota.
Miten luodaan yrityksen organisaatiokaavio
Vaikka yritysten organisaatiokaavioesimerkkien katsominen voi olla häkellyttävää, tällaisen kaavion luominen yrityksellesi voidaan jakaa neljään helppoon vaiheeseen. Kun otat tämän prosessin askel kerrallaan, voit päättää, minkä tyyppinen kaavio sopii parhaiten yrityksellesi, ja lopulta kehittää taulukon (kuten monet muutkin toiminnalliset asiakirjasi), jota voit hyödyntää koko yrityksesi elinkaaren ajan. Tätä silmällä pitäen aloitetaan:
Vaihe 1: Päätä, miten rakennat yrityksesi organisaatiokaavion.
Ensimmäinen askel yrityksesi organisaatiokaavion luomisessa on päättää, minkä tyyppistä kaaviota haluat käyttää. Yleisesti ottaen on neljä suosittua mallia, joista kannattaa valita se, joka sopii parhaiten yrityksesi tarpeisiin.
Hierarkkinen yrityksen organisaatiokaavio
Aluksi hierarkkinen kaavio alkaa yrityksen huipulta ja etenee alaspäin komentoketjussa (kuten näet alla). Henkilöiden välinen pystysuora viiva osoittaa, että yläpuolella oleva työntekijä valvoo suoraan alapuolella olevaa työntekijää. Hierarkioissa näkyvät myös sivusuhteet, joissa kaksi ihmistä on tasavertaisessa asemassa yrityksen sisällä, mutta voivat silti tehdä yhteistyötä tai jakaa vastuualueita – näissä kaavioissa käytetään vaakaviivoja yhdistämään sivutoimiset työntekijät toisiinsa. Tässä esitetty yrityksen organisaatiokaavio osoittaa, miten yritys on jäsennelty alkaen toimitusjohtajasta ja edeten muun yrityksen läpi.
Alhaalla näet toisen esimerkin, joka on samankaltaisesti jäsennelty, mutta grafiikkapohjaisessa muodossa, joka sisältää kuvia:
Kaiken kaikkiaan useimmat pienyritykset käyttävät hierarkkista organisaatiokaaviota, koska se on yksinkertaisin vaihtoehto. Tästä huolimatta voit käyttää tämäntyyppistä yrityksen organisaatiokaaviota, vaikka sinulla olisi vain muutama nimi täytettävänä – kun yrityksesi kasvaa, uusia työntekijöitä on helppo lisätä.
Toiminnallinen yrityksen organisaatiokaavio
Seuraavaksi voit harkita toiminnallista yrityksen organisaatiokaaviota, jos yrityksesi on niin suuri, että voit jakaa työntekijät osastoihin. Tämäntyyppisessä kaaviossa näkyy kunkin osaston johtaja ja kaikki hänelle raportoivat henkilöt. Toiminnallinen organisaatiokaavio ei eroa täysin hierarkkisesta kaaviosta, mutta siinä on hieman erilainen painotus eri osastojen perusteella.
Oheisessa esimerkissä jokaisessa laatikossa on tyhjää tekstiä, mutta suosittelemme, että listaat kunkin henkilön kohdalla seuraavat asiat. Voit käyttää näitä samoja tietoja kaikissa pienyritysten organisaatiokaavioissa:
- Työntekijän nimi (jätä tyhjäksi, jos asema on avoin)
- Osasto (myynti, markkinointi, kirjanpito, toiminta jne.)
- Position tai tehtävänimike (myyntiedustaja, esimies, asiakaspäällikkö)
- Tehtävien kuvaus (lyhyt lause tai kaksi riittää)
- Toimipaikkakunta (jos teillä on useampi kuin yksi toimipiste)
- Yhteystiedot (fyysinen osoite, puhelinnumero tai puhelinnumero tai lisänumero, yrityskännykän numero, työsähköpostiosoite)
- Kuva (jotta tunnistatte toisenne helposti)
Kuten huomaat, vaikka toiminnallinen pienyrityksen organisaatiokaavio on melko samankaltainen kuin hierarkkinen vaihtoehto, tämä kaavio voi olla hyödyllinen osastojen erottelemiseksi toisistaan, jolloin saatte laajemman käsityksen siitä, miten yrityksenne toimii juuri tällä tavalla.
Matriisiyrityksen organisaatiokaavio
Kolmas vaihtoehto, jota kutsutaan matriisi- tai poikkitoiminnalliseksi yrityksen organisaatiokaavioksi, on hyödyllinen, jos työntekijät raportoivat useille esimiehille. Hierarkkisten kaavioiden tavoin matriisiorganisaatiokaaviot havainnollistavat työntekijöiden väliset välittömät esimiesyhteydet, mutta niissä näkyy myös projektipäällikkö, tiimi tai osasto, jolle työntekijä raportoi. Kuten alla olevassa esimerkissä näkyy, yhtenäiset viivat osoittavat jälleen kerran, että henkilö on hänen alapuolellaan olevan henkilön ensisijainen esimies. Katkoviivat osoittavat vähemmän suoran, mutta silti tärkeän raportointisuhteen.
Kuten tämä Project Management Instituten organisaatiokaavio osoittaa, matriisimuotoista pienyrityksen organisaatiokaaviota käytetään usein yrityksissä, joissa projektipäälliköt työskentelevät eri tiimeissä. Vastaavasti saatat huomata, että tuote-, tutkimus- ja insinööripohjaiset yritykset hyödyntävät todennäköisemmin tämäntyyppistä kaaviota havainnollistamaan liiketoimintarakennettaan.
Ympyräyrityksen organisaatiokaavio
Viimeisenä vaihtoehtona on ympyräyrityksen organisaatiokaavio. Ympyräkaaviosta on tullut yhä suositumpi erityisesti sellaisten aloittavien pienyritysten keskuudessa, jotka haluavat luopua perinteisistä yrityshierarkioista. Näiden (alla esitettyjen) kaavioiden ideana on, että kaikilla tiimeillä – ja niihin kuuluvilla työntekijöillä – on yhtä tärkeä rooli yrityksessä.
Jälleen kerran, vaikka tässä esimerkissä näytetään tyhjää tekstiä, voit nähdä, miten täydentäisit kaavion yrityksesi tietojen perusteella. Kukin osasto muodostaa pyörän puikon, ja sen työntekijät luetellaan kussakin osiossa. Kuten edellä todettiin, täytät jokaisen työntekijän olennaiset tiedot – nimen, tehtävänimikkeen, lyhyen kuvauksen, yhteystiedot jne.
Tämä ensimmäinen vaihe voi viedä aikaa – sinun kannattaa miettiä, millainen yrityksesi on tällä hetkellä ja miten haluat sen kasvavan, jotta voit määrittää, mikä näistä neljästä organisaatiokaaviovaihtoehdosta sopii parhaiten yrityksesi rakenteen havainnollistamiseen.
Vaihe 2: Kerää työntekijätiedot ja luokittele tiedot.
Nyt kun olet päättänyt, minkä tyyppistä yrityksen organisaatiokaaviota käytät, kaavion kehittäminen on melko suoraviivaista.
Seuraavassa vaiheessa haluat siis kirjoittaa luettelon kaikista yrityksesi työntekijöistä ja sisällyttää siihen edellä mainitsemamme olennaiset tiedot heistä.
Jos valitsit hierarkkisen kaavion, sijoitat jokaisen henkilön oikeaan järjestykseen luettelossa. Yrityksen omistaja on ensimmäisellä tasolla, kaikki, jotka raportoivat suoraan hänelle, kuuluvat toiselle tasolle, ja kaavio etenee siitä eteenpäin. Jos valitsit toiminnallisen kaavion tai ympyräkaavion, järjestät luettelon kunkin osaston mukaan, kuten edellä mainituissa esimerkeissä on esitetty. Lopuksi, jos valitsit matriisiorganisaatiokaavion, haluat varmistaa, että merkitset muistiin kaikki esimiesasemat.
Vaihe 3: Päätä, miten täydennät yrityksesi organisaatiokaavion.
Kun olet kerännyt kaikki tarvitsemasi tiedot työntekijöistäsi ja luokitellut ne valitsemasi kaaviotyypin mukaan, haluat päättää, miten täydennät kaaviosi. Kuten näit yllä olevista esimerkeistämme, on olemassa kuvia ja pienyritysten organisaatiokaavion malleja, jotka voit ladata ja muokata Adobe Photoshopin kaltaisella ohjelmalla.
Toisaalta voit halutessasi luoda yrityksen organisaatiokaavion yksinkertaisella ja luotettavalla ohjelmalla, jonka saatat jo omistaa, kuten Microsoft Office (Excel, Outlook, PowerPoint tai Word) tai Google Sheets. Sinulla on myös mahdollisuus ostaa malli palveluntarjoajalta, kuten SmartDraw tai Lucidchart. Jos haluat kuitenkin saada parhaan mahdollisen hyödyn sijoituksestasi, kannattaa harkita sellaisen henkilöstö- tai palkanlaskentaohjelmiston hankkimista, joka sisältää tämän toiminnon (muiden ominaisuuksien ohella). Esimerkiksi Guston kaiken kattavan alustan avulla voit luoda organisaatiokaavion järjestelmässään sekä hallita keskeisiä palkka- ja HR-tehtäviäsi.
Vaikka teknisesti ottaen voisit kaavioida pienyrityksen organisaatiokaavion käsin, jos käytät verkkomallia tai -ohjelmistoa, voit muokata kaaviota helposti yrityksesi laajentuessa ja henkilöstön muuttuessa.
Vaihe 4: Täytä yrityksen organisaatiokaavio ja arkistoi se turvallisesti.
Viimeiseksi, kun olet valinnut, miten täytät organisaatiokaavion, olet valmis varsinaiseen täyttämiseen.
Kokoamiesi tietojen avulla täytät valitsemasi kaavion jokaisen laatikon tai haaran. Jos kaavio on hierarkkinen, aloitat jälleen kerran yrityksen omistajasta tai toimitusjohtajasta huipulla. Sen jälkeen luot omistajan alapuolelle laatikon jokaiselle henkilölle, joka on hänen lähin alaisensa, ja vedät kiinteän pystysuoran viivan alaspäin omistajasta kuhunkin näistä esimiehistä. Jatkat tätä prosessia yrityksen komentoketjun jokaiselle tasolle ja etenet alaspäin, kunnes olet sijoittanut jokaisen työntekijän kaavioon.
Jos kaavio on toiminnallinen, täytät ensisijaiset laatikot kunkin osaston johtajan tiedoilla ja loput laatikot jokaisen hänen suoraan johtamansa henkilön tiedoilla. Noudatat samaa menettelyä matriisikaavion kanssa – tässä kaaviossa älä kuitenkaan unohda sisällyttää kunkin osaston sivussa olevia toissijaisia esimiehiä ja tehdä laatikoiden väliin katkoviivoja (tai muuta erottelua) kuvaamaan näitä ylimääräisiä esimiestyösuhteita.
Viimeiseksi ympyräkaavion avulla lisäät kunkin osaston tiedot työntekijät ja tehtävät vastaavaan piirakkaviipaleeseen, ja kaavio on valmis.
Kun olet saanut valmiiksi pienyrityksen organisaatiokaavion, haluat varmistaa, että tallennat sen turvalliseen paikkaan – jos et käytä HR-ohjelmistoa tai muuta ohjelmaa, joka sallii sen tallentamisen kyseisen järjestelmän sisällä. Haluat pitää organisaatiokaavion käsillä, jotta voit päivittää sitä yrityksesi kasvaessa ja muuttuessa.
Näillä linjoilla on myös hyödyllistä tallentaa kopio organisaatiokaaviostasi yrityksen yhteiselle palvelimelle, asemalle tai työntekijäportaaliin, jotta kaikki yrityksessäsi näkevät sen (mutta eivät voi muuttaa sitä) – näin kaikki organisaatiossasi olevat henkilöt ymmärtävät, miten yritys on jäsennelty, ja voivat tarvittaessa viitata kaavioon.
Pienyrityksen organisaatiokaavion mallit
Jos et ole valmis investoimaan ohjelmistoalustaan kaaviosi rakentamiseksi, saatat olla kiinnostunut tutkimaan erilaisia pienyrityksen organisaatiokaavion malleja. Kuten mainitsimme, on olemassa tunnettuja ratkaisuja, kuten Microsoft Office, jotka tarjoavat organisaatiokaavion malleja, jotka voit ladata ja käyttää yrityksessäsi. Katsotaanpa muutamia esimerkkejä:
- Microsoft Office: Office-sivuston mallien osiosta löydät erilaisia, ilmaisia liiketoimintaorganisaatiokaavion malleja, jotka voit ladata ilmaiseksi ja muokata PowerPointissa, Wordissa tai Excelissä. Jos haluat yksinkertaisen hierarkkisen kaaviovaihtoehdon, voit aloittaa tästä ”Minimaalinen organisaatiokaavio.”
- 24Slides: Muiden yritysmallivaihtoehtojen joukossa 24Slides tarjoaa ilmaisia pienyritysten organisaatiokaavio-malleja, joita voit kopioida ja muokata Google Slidesissa. He tarjoavat näitä malleja myös erityyppisinä, mukaan lukien klassinen hierarkkinen kaavio sekä ympyräkaavio.
- Canva: Kuvankäsittely- ja grafiikka-alusta Canvan avulla voit suunnitella ja muokata oman yrityksen organisaatiokaavion (ilmaiseksi, sinun täytyy vain rekisteröidä tili) heidän järjestelmänsä avulla.
- Vizzlo: Vaikka Vizzlo tarjoaa maksullisia suunnitelmia, niiden ilmaisella versiolla pääset käyttämään yli 100 erilaista kaaviotyyppiä, mukaan lukien pienyritysten organisaatiokaavioita. Lisäksi sinulla on mahdollisuus muokata malliasi Vizzlossa tai luoda kaavio suoraan PowerPointissa tai Google Slidesissa Vizzlo-integraation avulla.
Näissä on tietysti vain muutama vaihtoehto – on lukuisia muita malleja ja esimerkkejä, joita voit löytää etsimällä ja selaamalla verkossa.
Yritysorganisaatiokaavion hyödyt
Kuten olemme osoittaneet nelivaiheisen oppaamme avulla, yritysorganisaatiokaavion luominen voi olla melko suoraviivainen ja yksinkertainen prosessi. Jos olet kuitenkin vasta aloittamassa tai sinulla ei ole erityistä työntekijää tai osastoa, joka työskentelisi tämän kaavion kehittämiseksi, saatat miettiä, tarvitsetko todella organisaatiokaaviota. Viime kädessä päätös on sinusta itsestäsi kiinni – mutta tätä varten on syytä korostaa joitakin tällaisen kaavion etuja ja sitä, miksi ne voivat olla niin hyödyllisiä pienelle yrityksellesi.
selventää hallintorakennetta
Jos olet vasta aloittamassa yritystäsi, yrityksen organisaatiokaavion rakentamiseen tarvittava prosessi pakottaa sinut jakamaan virallisesti tehtävät ja täsmentämään kunkin yksilön roolit ja kunkin osaston tarkoituksen yrityksessäsi. Näin vältytään sekaannuksilta myöhemmin, kun yrityksesi kasvaa. Voit tietysti aina muokata yrityksen organisaatiokaaviota myöhemmin – jos kuitenkin hahmotat kutakin asemaa koskevat odotukset jo varhaisessa vaiheessa, olet jo askeleen edellä yrittäjyysprosessissa.
Toisaalta, jos yrityksesi on vakiintuneempi, yrityksen organisaatiokaavio auttaa sekä uusia että nykyisiä työntekijöitä ymmärtämään, mihin he sijoittuvat yrityksen puitteissa, mikä selventää komentoketjuun liittyviä kysymyksiä. Tämä läpinäkyvyys säästää aikaa ja lisää tehokkuutta, sillä työntekijät voivat tutustua organisaatiokaavioonne ja määrittää tarkalleen, kenen puoleen kääntyä tietyn ongelman kohdatessaan. Lisäksi, jos yrityksesi organisaatiokaavio on hyvin jäsennelty, työntekijäsi tietävät jo nyt paitsi oikean henkilön nimen, jonka puoleen kääntyä, myös sen, mikä asema hänellä on ja mitä vastuualueita hän valvoo.
Toiminnan tehokkuuden lisääminen
Muutama hyöty pienyrityksen organisaatiokaavion luomisesta ja ylläpidosta on se, että sen avulla voit tutkia yrityksesi nykyistä rakennetta ja kaivaa esiin mahdollisia tapoja parantaa sitä. Ovatko tietyt työntekijät vastuussa liian monista tehtävistä ja toiset liian harvoista? Onko yksittäisten työntekijöiden välillä tarpeetonta päällekkäisyyttä? Onko tehtäviä, jotka jäävät liian vähälle huomiolle? Pitäisikö sinun organisoida uudelleen, jotta voit vastata näihin tarpeisiin, palkata lisää työntekijöitä tai mahdollisesti jopa ulkoistaa nämä tehtävät? Saatat huomata, että voit hyödyntää jo olemassa olevia työntekijöitäsi paremmin ja siten lisätä tuottavuutta.
Yrityksen organisaatiokaavio voi myös parantaa poikkitoiminnallista viestintää koko yrityksessäsi, mikä johtaa tehokkaampaan projektinhallintaan. On helpompi toteuttaa tehtäviä, joihin osallistuu useita työntekijöitä tai tiimejä, kun raportointirakenne on selkeä ja kaikki tietävät, kenelle mistäkin asiasta on puhuttava.
Nykytilanteen menestyksen osoittaminen
Kaikkakin luulet, että yrityksesi ei hyötyisi organisaatiokaaviosta, saatat huomata, että potentiaaliset lainanantajat haluavat nähdä sellaisen, kun haet rahoitusta. Liiketoimintasuunnitelman tavoin pankit, SBA:n kaltaiset laitokset ja mahdolliset sijoittajat haluavat varmuuden siitä, että olet harkinnut huolellisesti yrityksesi rakennetta, sillä tällainen valmistelu on usein osoitus tulevasta menestyksestä.
Rahoitusalan ammattilaisina he haluavat myös varmistaa, että valitsemasi yrityksen organisointitapa on sellainen, jonka he uskovat todennäköisesti menestyvän – jotta pystyt maksamaan mahdollisen yrityslainan takaisin ajallaan.
Helpottaa tulevaa suunnittelua
Viimeiseksi, pienyrityksen organisaatiokaavio voi auttaa sinua valmistautumaan yrityksesi kehittymiseen ja laajentumiseen. Näin ollen suosittelemme, että luot organisaatiokaaviostasi kaksi versiota: toisen, joka kuvastaa yrityksen nykyistä rakennetta, ja toisen, josta käyvät ilmi kasvutavoitteesi. Voisit jopa harkita lisäkaavioita, joista käy ilmi, miten voisit järjestäytyä uudelleen odottamattomien muutosten, kuten rahoituksen vähentämisen tai keskeisen työntekijän äkillisen lähdön, sattuessa.
Toisessa yrityksesi organisaatiokaaviossa on tietenkin paljon tyhjiä kohtia – tilaa kaikille niille paikoille, jotka haluat täyttää tulevaisuudessa, kun toteutat yrityksesi kasvustrategioita. Tällä tavoin voit käyttää kaaviota löytämään mahdollisia aukkoja, joita nykyisessä henkilöstössäsi on, ja sinulla on sisäänrakennettu etenemissuunnitelma tulevaa palkkaamista varten.
Lopputulos
Loppujen lopuksi, kun käytät aikaa yrityksen organisaatiokaavion suunnitteluun ja luomiseen, se voi olla erittäin hyödyllistä pienyrityksellesi – nyt ja tulevaisuudessa. Riippumatta siitä, kehitätkö tämän kaavion itse vai teetkö sen yhdessä tiimisi kanssa, voit noudattaa neljää yksinkertaista vaihetta, joiden avulla saat prosessin päätökseen suhteellisen nopeasti ja helposti.
Plus, jos käytät jo palkanlaskenta- tai HR-ohjelmistoa, voit tarkistaa, sisältääkö alustasi jo organisaatiokaavion rakentajan. Jos siinä ei ole, saatat päättää käyttää jotakin täällä käsittelemistämme malleista. Toisaalta, jos sinulla ei ole HR- tai palkanlaskentaohjelmistoa, voit harkita joidenkin parhaiden vaihtoehtojen tutkimista – Gusto, Zenefits jne. – sillä minkä tahansa näistä ratkaisuista avulla voit paitsi luoda pienyrityksen organisaatiokaavion myös auttaa sinua tehokkaasti ja vaikuttavasti tärkeässä osassa päivittäistä toimintaasi.