Tehokas yritysviestintä on ratkaisevan tärkeää minkä tahansa yrityksen menestyksen kannalta. Huono viestintä ei ole turhauttavaa vain henkilökohtaisella tasolla, vaan sillä on myös mahdollisuus aiheuttaa valtavia taloudellisia tappioita. Väärin tulkitut viestit, kadonneet sähköpostiviestit tai huono yhteisymmärrys voivat aiheuttaa viivästyksiä, epäonnistuneita projekteja tai asiakkaiden menettämistä. Siksi on tärkeää, että kaikki yrityksessäsi parantavat viestintätaitojaan, etenkin kun he ovat valta-asemassa.
Olemme koonneet pienen kokoelman vinkkejä ja tekniikoita, joita voit soveltaa tullaksesi paremmaksi viestijäksi ja auttaaksesi yritystäsi eteenpäin.
Ole hiljaa
Yleisin virhe, jonka kaikki tekevät viestinnässä, on liian nopea vastaaminen. Useimmiten hätäinen vastaus vain vahingoittaa keskustelua ja itse asiassa estää meitä oppimasta lisää.
Vaikeneminen lausunnon kuultuamme kannustaa toista henkilöä jatkamaan ja tarjoamaan meille lisää tietoa. Kuuntelitpa sitten esitelmää, raporttia tai vain keskustelua, odota, kunnes toinen henkilö on vaiennut noin 10 sekunniksi, ennen kuin vastaat tai esität jatkokysymyksiä.
Kysy kysymyksiä
Kysymysten esittämisellä on kaksi suurta etua viestinnässä: ensinnäkin ne auttavat meitä saamaan haluamamme tiedon ja toiseksi ne osoittavat toiselle henkilölle, että olemme kiinnostuneita siitä, mitä hänellä on sanottavana, mikä pitää keskustelun käynnissä.
Kasvata yritystäsi nopeammin tehokkaalla tiimiviestinnällä!
Mitä enemmän kysyt kysymyksiä, sitä paremmin ymmärrät käsiteltävää asiaa. Enemmänkin johtajien ja tiiminvetäjien tulisi esittää kysymyksiä tarkoituksenaan testata, kuinka hyvin heidän alaisensa ymmärtävät jotakin aihetta. Kysymykset ovat viestinnän moottori, joten älä koskaan pelkää pitää sitä käynnissä.
Kuuntele aktiivisesti
Jonkun henkilön suusta tulevien sanojen kuuleminen ei aina ole sama asia kuin kuunteleminen. Kuunteleminen merkitsee sitoutumista ja tunnustamista. Nyökkääminen, sanotun toistaminen ja kysymysten esittäminen ovat kaikki aktiivisen kuuntelun strategioita, jotka parantavat keskustelun laatua ja lisäävät muistettavan tiedon määrää. Yleisin esimerkki on henkilön nimen toistaminen, kun sinulle esitellään häntä.
Työssä aktiivinen kuuntelu lisää muistamiesi yksityiskohtien määrää, osoittaa kiinnostusta toista henkilöä kohtaan ja rakentaa yhteyttä asianosaisten välille.
Palautteen antaminen
Palautteen antaminen
Palautteen antaminen on melkeinpä missä tahansa työympäristössä olennainen osa työn sujumista. Muiden ihmisten mielipiteiden tunteminen, heidän ehdotustensa kuuleminen ja omien ehdotusten tarjoaminen vastavuoroisesti johtaa edistymiseen ja kehittymiseen. Mutta sekä palautteen antaminen että vastaanottaminen voi olla hyvin herkkä viestintäprosessi.
Rehellisyys on aina tärkeää, mutta tapa, jolla ilmaiset näkemyksesi, voi tehdä ratkaisevan eron myönteisen ja kielteisen kokemuksen välillä. Useimmat ihmiset ovat herkkiä kritiikille, ja raa’an rehellinen mielipide voidaan kokea ilkeäksi. Siksi on aina tärkeää muotoilla palaute myönteisesti, vaikka se olisikin kritiikkiä. Esitä lisäkysymyksiä varmistaaksesi, että ymmärsit kaiken oikein, ja anna sitten parannusehdotuksia sen sijaan, että mollaat toisten työtä.
osoita empatiaa
Työympäristö voi olla hyvin stressaava ja ylivoimainen, ja juuri siksi meidän on osoitettava empatiaa toisillemme. Empaattinen viestintä rakentaa luottamusta työtovereiden välille ja rohkaisee ihmisiä tekemään parhaansa silloinkin, kun se ei tunnu riittävän.
Ihmiset ponnistelevat todennäköisemmin enemmän, kun he tuntevat, että heidän ponnisteluaan arvostetaan sen sijaan, että heidät sivuutettaisiin. Kukaan ei pidä siitä, että häntä kohdellaan kuin robottia, jonka odotetaan aina olevan tuottava.
Harjoittele työssäsi empatiaa ja jaa tunteesi joukkuetovereidesi kanssa. Useimmiten huomaat, että useimmat ihmiset jakavat samanlaisia tunteita ja kamppailuja kuin sinä.
Pysy innostuneena
Positiivisen asenteen säilyttäminen on aina tärkeää tehokkaan yritysviestinnän kannalta. Onnistunut vuorovaikutus esimiesten, joukkuetovereiden tai asiakkaiden kanssa edellyttää suuren innostuksen ilmaisemista.
Syy siihen, miksi myyjät hymyilevät aina asiakkaille, on se, että ihmiset ovat vastaanottavaisempia ja reagoivat todennäköisemmin positiivisiin ärsykkeisiin.
Valvo kehonkieltäsi
Kukaan ei halua keskustella ihmisen kanssa, joka jatkuvasti pyörittelee silmiään, huokailee, lepuuttaa leukaansa nyrkkiinsä tai tarkistelee jatkuvasti älypuhelintaan. Kaikki nämä ovat merkkejä siitä, että sinua ei voisi vähempää kiinnostaa se, mitä toisella henkilöllä on sanottavana. Ei tarvitse olla Valehtele minulle -etsivä huomatakseen sen. Asetu sen sijaan niin, että vaikutat tarkkaavaiselta, ota katsekontakti, nyökkää hyväksyvästi tai pudista päätäsi tukevasti.
Kehonkieli on valtava osa sanatonta viestintää, joka osoittaa, miltä sinusta todella tuntuu keskustelun aikana. Sen lisäksi se myös tekee eron sen välillä, onko joku (sanaleikki tahaton) valta-asemassa ja asiantunteva vai joku, jolla on vain vähän ymmärrystä keskusteltavasta asiasta.
Rakenna yhteyksiä
Jos haluat, että ihmiset todella kuuntelevat ja ymmärtävät, mitä sanot, sinun täytyy tehdä muutakin kuin puhua. Sinun on rakennettava yhteyksiä. Osoita kiinnostusta keskustelukumppaniasi kohtaan, niin hän tekee vastapalveluksen. Kun tiedät, kenelle puhut, mikä on hänen taustansa ja mitkä ovat hänen kiinnostuksen kohteensa, saat selkeän käsityksen siitä, miten lähestyä mitä tahansa aihetta, jotta todella tavoitat hänet. Hyvä viestijä tuntee yleisönsä ja muokkaa viestinsä sen mukaan.
Yhtä tärkeää on, että tämä on loistava verkostoitumisstrategia. Yhteyksien luomisen muiden ammattilaisten kanssa pitäisi olla osa jokaisen urasuunnitelmia.
Käytä oikeita välineitä tehokkaaseen yritysviestintään
Tänä päivänä kasvokkain tapahtuva vuorovaikutus korvataan usein digitaalisella viestinnällä. Tähän tarkoitukseen valitsemamme kanava on ratkaiseva viestinnän tehokkuuden kannalta. Vaikka vanhemmat sukupolvet suosivat edelleen vanhaa kunnon sähköpostia, millenniaalit ja Y-ikäiset ovat taipuvaisempia käyttämään live-chattia.
Sen vuoksi monet yritykset luottavat Hubgetsin kaltaisiin tiimiviestintäsovelluksiin päivittäisten viestintätarpeidensa hoitamisessa. Ajan säästämisen lisäksi tiimiviestintäsovelluksilla on muitakin suuria etuja, kuten yhtäläinen pääsy tietoihin reaaliajassa ja myöhempää käyttöä varten, mihin ei vaikuta tiimin jäsenten maantieteellinen sijainti. Yritysviestintä ei ole koskaan ollut tehokkaampaa.
Valta on sinun käsissäsi
Viestinnän laadun parantaminen edellyttää viime kädessä muutosta henkilökohtaisella tasolla. Tehokas yritysviestintä on seurausta kaikkien osapuolten yhteisistä henkilökohtaisista ponnisteluista.
Aloita pienestä työskentelemällä omien viestintätaitojesi parantamisen parissa, pyydä yritystäsi tarjoamaan viestintäkoulutusta kaikille työntekijöille ja kannusta rehellisyyden, luottamuksen ja yhteistyön kulttuuria.