Jakso 3. Methods of Contacting Potential Participants

kirjoittaja

Learn how to determine which methods of contacting potential recruits works best.

Sinun on nyt aika ottaa yhteyttä potentiaalisiin jäseniin – panna yhteystietoluettelosi täytäntöön (yhteystietoluettelon laatimisesta kerrotaan kohdassa Potentiaalisten jäsenten tunnistaminen kaikilla yhteisön sektoreilla). Nyt sinun pitäisi pystyä ottamaan kaikki ne nimet, joita olet kärsivällisesti ja järjestelmällisesti kerännyt yhteisön eri sektoreilta, ja aloittamaan varsinaisten jäsenkontaktien tekeminen.

Oletko valmis? Saatat olla niin valmis kuin koskaan tulet olemaan. Olemme juuri aloittamassa. Mutta ensin hieman taustaa.

Miksi on tärkeää ottaa yhteyttä potentiaalisiin osallistujiin?

On tärkeää ottaa yhteyttä uusiin jäseniin yksinkertaisesti siksi, että he eivät yleensä kävele ovesta sisään tai ilmesty paikalle kutsumatta, vaikka niinkin voi käydä. Normaalisti he eivät tule luoksesi. Sinun on mentävä heidän luokseen. Selkeästi sanottuna useimmat ryhmänne tai järjestönne uudet jäsenet on rekrytoitava. Tärkein kysymys tässä osiossa on: ”Miten rekrytoin heidät?”

Oikeastaan tässä on kaksi erillistä kysymystä. Toinen koskee yhteydenottomenetelmääsi. Toisin sanoen, mitä muotoa tai lähestymistapaa teidän pitäisi käyttää ottaessanne yhteyttä ja rekrytoidessanne uusia jäseniä? Ja toinen käsittelee yhteydenottosi sisältöä. Eli mitä asioita viestisi tulisi välittää? Käydään nämä kaksi kysymystä vuorotellen läpi.

Mitkä ovat tavat ottaa yhteyttä potentiaalisiin jäseniin?

Koska otat yhteyttä jäseniin, on ainakin kolme perusmenetelmää, joista voit valita:

  • Voit tavata heidät kasvokkain
  • Voit soittaa heille puhelimitse
  • Voit kirjoittaa heille kirjeen

On myös muita menetelmiä — voit lähettää faksin tai sähköpostiviestin. Voisit lähettää tiedotteen, esitteen tai esitteen. Mutta nyt keskitymme edellä mainittuihin kolmeen päämenetelmään.

Millä menetelmällä kannattaa ottaa yhteyttä potentiaalisiin jäseniin?

Kullakin menetelmällä on hyvät puolensa, mutta myös joitakin huonoja puolia. Tarkoitamme seuraavaa:

Kohtaaminen

Kokemuksemme mukaan henkilökohtainen yhteydenotto toimii parhaiten. Tutkimustulokset tukevat tätä. Mitä henkilökohtaisempi kontakti, sitä suurempi on onnistumisen todennäköisyys. Henkilökohtainen tapaaminen onnistuu todennäköisemmin kuin puhelinsoitto, ja puhelinsoitto on todennäköisemmin tuloksekkaampi kuin kirje.

Tarkoittaako tämä, että sinun pitäisi ottaa henkilökohtainen kontakti joka ikisessä tapauksessa? Ei välttämättä. Tämä johtuu siitä, että:

  • Henkilökohtainen kontakti, erityisesti kasvokkain tapahtuva kontakti, vie aikaa. Oletetaan, että haluatte pitää tapaamisen: tapaamisen järjestäminen vie aikaa (olettaen, että järjestätte sen etukäteen), tapaamiseen matkustaminen vie aikaa ja tapaaminen vie aikaa. Sinulla ei ehkä yksinkertaisesti ole tätä aikaa antaa jokaiselle potentiaaliselle jäsenelle.
  • Henkilökohtainen yhteydenpito ei ole aina mahdollista. Henkilö, jonka haluat tavata, ei ehkä ole tavattavissa, tai suoraan sanottuna ei ole kiinnostunut tapaamisesta. Tämä pätee erityisesti, jos potentiaalisella jäsenelläsi on hyvin näkyvä tai tärkeä asema ja jos ryhmäsi näkyvyys yhteisössä on heikko tai jos se on kohteellesi tuntematon.
  • Henkilökohtainen kontakti voi olla vähemmän tarpeellinen, kun pyydät kohdehenkilöäsi tekemään jotakin pientä – suostumaan esimerkiksi siihen, että hänet merkitään luetteloon sponsoreiksi, tai tekemään pienen lahjoituksen. Nämä ovat pikemminkin ”passiivisia” kuin ”aktiivisia” jäsenyyden muotoja. Mitä pienemmästä pyynnöstä on kyse tai mitä vähemmän siihen liittyy, sitä vähemmän intensiivistä yhteydenottoa tarvitaan.

Puhelinkontakti

Puhelin on nopea ja helppo. Voit valita seitsemän numeroa alle viidessä sekunnissa. Sinun (ja mahdollisen jäsenen) ei tarvitse matkustaa — voitte istua siellä missä olette. Voitte käydä kaksisuuntaista vuoropuhelua, aivan kuten henkilökohtaisessa tapaamisessa. Voit kuunnella ja reagoida tunnesävyihin, et pelkästään sanalliseen sisältöön, aistimalla äänenkorkeuden ja taivutuksen muutokset. Ja voit hoitaa asiasi nopeasti.

Nämä kaikki ovat merkittäviä etuja. Mutta:

  • Voi olla vaikeaa tavoittaa kohdehenkilösi. Monissa tilanteissa mahdollisuudet saada yhteys ensimmäisellä yrityksellä ovat pienet. Kun soitat, potentiaalinen jäsenesi on todennäköisesti– ”kokouksessa…”, ”lounaalla…”, ”toisella linjalla…”, ”poissa työpöydän äärestä…”, ”poissa toimistosta…”, ”lomalla….” tai ”juuri hetki sitten astunut ulos….”. Tämä on nykyaikainen tosiasia. Soittajan on siis varauduttava yhteen tai useampaan kierrokseen ohi meneviä yhteyksiä ja mahdolliseen lievään molemminpuoliseen ärsytykseen ennen yhteydenottoa.
  • Kun saat yhteyden, kohdehenkilö ei välttämättä kiinnitä puheluusi samanlaista huomiota ja huomiota kuin kasvokkain tapahtuvassa tapaamisessa. Hän saattaa olla valmistautumaton kuuntelemaan tai häntä voivat häiritä muut tapahtumat kotona tai toimistossa (projektin määräaika; vauvan itku). Joskus – toinen elämän tosiasia – saatat joutua odottamaan, kun muita puheluita tulee.
  • Puhelinsoitto ei yleensä luo yhtä vahvaa yhteyttä kuin henkilökohtainen tapaaminen. Jäsenyys syntyy solmituista yhteyksistä, ja yhteyksien rakentaminen vie aikaa. Tapaamiset mahdollistavat tuon ajan; puhelinsoitot eivät yleensä anna. Puhelimessa menetetään myös jonkin verran sanatonta informaatiota – kasvojen ilmeitä, kehonkieltä – mikä voi entisestään rajoittaa suhteiden kehittymistä.

Kontakti kirjeitse

Kirje- ja printtikontakteilla on sitä vastoin selviä etuja. Vaikka hyvän jäsenhankintakirjeen kirjoittaminen vie aikaa, se voi joskus ilmaista sen, mitä haluat sanoa, paremmin kuin puhe (koska olet käyttänyt aikaa sen kirjoittamiseen). Ja kun kirje on kerran kirjoitettu, sen perussisältöä voidaan käyttää uudelleen ja uudelleen. Voit tuottaa paljon kirjeitä pienessä ajassa. Ja vastaanottajan näkökulmasta kirjeen voi lukea rauhassa, ja sen voi säilyttää arkistossa myöhempää käyttöä varten.

Toisaalta:

  • Parhaimmatkaan kirjeet eivät ole yhtä henkilökohtaisia kuin puhelinsoitto tai tapaaminen.
  • Tässä ei ole kaksisuuntaista vuoropuhelua.
  • Mahdollisuus vastata yksilöllisiin huolenaiheisiin ja kehittää suhdetta on vähäisempi
  • Ja (järkyttävä totuus) joitakin kirjeitä ei koskaan avata lainkaan.

Kummassakin yhteydenpitomenetelmässä on siis myönteisiä ja kielteisiä piirteitä. Okei, mutta miten asia ratkaistaan? Haluat päästä liikkeelle. Minkä menetelmän valitsisit tilanteessasi juuri nyt?

Haluaisimme antaa yleispätevän vastauksen. Mutta itse asiassa emme usko, että sellaista on olemassa. Sen sijaan vastaus kysymykseen riippuu tilanteestasi.

Päätöksessäsi vaikuttavia tekijöitä

Vaikka kasvokkain tapahtuva yhteydenpito on yleensä paras vaihtoehto, muut asiat eivät ole aina samanlaisia, mutta muut asiat eivät ole aina samanlaisia. Seuraavassa on kuitenkin joitakin tilanteita, joissa kannattaa todella panostaa henkilökohtaiseen yhteydenpitoon ja kasvokkain tapaamiseen:

  • Kun rekrytoitava määrä ihmisiä on pieni
  • Kun rekrytoitava määrä ihmisiä on suuri (Sinun ei tarvitse tehdä tätä työtä yksin.)
  • Kun sinulla on aikaa kontaktien tekemiseen
  • Kun rekrytoitava henkilö olisi erityisen tärkeä jäsen ryhmällesi
  • Kun rekrytoitava henkilö on erityisen vaikutusvaltainen jäsen yhteisössä
  • Kun rekrytoitava henkilö ei tunne sinua tai ryhmääsi kovinkaan hyvin

Puhelinkontakti saattaa olla näissä tapauksissa paras valinta:

  • Kun mahdollinen jäsen ei ole tavoitettavissa (tai on epätodennäköistä, että hän olisi tavoitettavissa) tapaamiseen
  • Kun mahdollinen jäsen on suhteellisen helposti tavoitettavissa puhelimitse
  • Kun sinä ja mahdollinen jäsen olette jo tuttuja
  • Kun esitetty pyyntö on suhteellisen yksinkertainen
  • Kun sinulle henkilökohtaisesti on mukava puhua puhelimitse

Ja, Vaihtoehtona puhelimelle, tässä on hetki, jolloin kirjettä voisi harkita vahvasti:

  • Kun sinulla on suhteellisen suuri määrä jäseniä rekrytoitavana
  • Kun olet ainoa henkilö, joka on käytettävissä tehtävään
  • Kun oma aikasi (ja ryhmäsi aika) on hyvin rajallista
  • Kun ei ole yhtä tärkeää, kuka in erityisesti uudet jäsenet ovat
  • Kun mahdollinen jäsen tuntee sinut tai ryhmäsi jo ennestään
  • Kun olet kehittänyt (tai sinulle on annettu) erinomainen postituslista

Kokeillaanpa muutamia esimerkkejä näiden periaatteiden havainnollistamiseksi, joidenkin ehdotettujen suositusten kanssa:

Esimerkki Suositukset
Ryhmänne haluaa paikallisen lainsäädännön läpi. Kaupunginvaltuutettu on puolellanne Tässä on vaikutusvaltainen jäsen. Tapaa kaupunginvaltuutettu henkilökohtaisesti.
Haluat 50 asukasta mukaan naapurustokokoukseen. Hänet ei pitäisi olla liian vaikea tavoittaa. Soita heille kotiin illalla (voisit myös levittää lehtiä heidän ovilleen).
Tarvitset lähikuukausina 200 uutta jäsentä, joista jokainen lähettää shekin. Kenen tahansa shekki on tervetullut. Etsikää hyvä postituslista. Aloita kirjeellä.
Haluat perustaa neuvottelukunnan paikalliselle terveysklinikalle. Mitä mieltä olet?

Mitä mieltä olet oman tilanteesi erityispiirteistä nyt? Mikä menetelmävalinta sopisi sinulle parhaiten?

Eri menetelmien yhdistäminen

Tässä vaiheessa meillä on hyviä uutisia (toivottavasti). On mahdollista yhdistää nämä eri yhteydenpitomenetelmät keskenään. Voit esimerkiksi…

  • Soita, sitten kirjoita
  • Soita, sitten sovi tapaaminen
  • Kirjoita, sitten soita
  • Kirjoita, sitten sovi tapaaminen

Ja laajentaaksemme asiaa, voit lisätä myös kolmannen vaiheen. Eli voit soittaa sen jälkeen, kun olet lähettänyt kirjeen, tai kirjoittaa sen jälkeen, kun olet tavannut. Toisin sanoen

  • Soita, kirjoita, soita tai
  • Soita, tapaa, kirjoita

Monet muutkin variaatiot ovat mahdollisia, mutta nämä riittävät toistaiseksi (emme halua, että asiat mutkistuvat liian monimutkaisiksi).

Monissa tapauksissa metodien yhdistäminen on hyvä idea. Yllä oleva terveysklinikan neuvottelukunnan esimerkki on erinomainen esimerkki. Se on tärkeä tehtävä; siihen kannattaa käyttää aikaa. Jos siis oma aikasi sallii, haluat soittaa (tai kirjoittaa) mahdollisille jäsenille ja sopia kokouksen; tai (vähemmän intensiivisenä vaihtoehtona) kirjoittaa ja sitten soittaa. Kummassakin tapauksessa voisit jatkaa soittamalla tai kirjoittamalla toisen puhelun tai kirjeen.

Tarkka keskustelu tapahtumien täsmällisestä järjestyksestä menee tämän moduulin ulkopuolelle. Pääpointti on kuitenkin se, että on mahdollista ja usein toivottavaa yhdistää eri menetelmiä, kun pyydät jäseniä liittymään ryhmääsi. Kukin menetelmä voi tukea toisen menetelmän vahvuuksia ja rakentaa niiden varaan. Monissa tilanteissa hyvin harkitun menetelmäyhdistelmän käyttäminen voi olla ajan ja vaivan arvoista.

Menetelmän sovittaminen tilanteeseen sopivaksi

Kiinnitämme tämän jakson loppuun lisää hyödyllisiä uutisia. Sinun ei tarvitse pitäytyä koko ajan yhdessä menetelmässä. Strategia voi vaihdella: voit käyttää yhtä yhteydenpitomenetelmää joidenkin ihmisten kohdalla ja toisten kohdalla toista menetelmää. Sanonta kuuluu: ”Eri ihmisille käy eri tavalla”. Se on totuus.

Pankinjohtajaa kannattaa siis lähestyä sovitussa tapaamisessa, kasvotusten. Pappi saatetaan löytää vain puhelimitse, sunnuntai-iltapäivisin, saarnan jälkeen. Joku, joka on paljon liikkeellä, saattaa kiinnittää erityistä huomiota postiin (ellei halua kokeilla rekrytointia kännykällä), kun taas kauppias saattaa olla parhaiten tavoitettavissa silloin ja siellä, kaupassa. Kaikki nämä ihmiset ovat saatavilla, mutta helpommin tietyillä tavoilla. Jos olet kiinnostunut Prospect X:stä, rekrytoijana tehtäväsi on kysyä itseltäsi: ”Miten saan parhaiten kiinni juuri tämän henkilön?”

Sattuman hyödyntäminen

Ennen kuin lopetamme, on lueteltava vielä yksi yhteydenottotapa. Se on mainittava, vaikkei se varsinaisesti olekaan ”menetelmä”. Kutsumme sitä sattumaksi. ”

Saatat törmätä potentiaaliseen jäseneen postissa tai jalkapallopelissä. Saatat nähdä tuon saman pankinjohtajan noutamassa sanomalehteä tai kirkossa. Jos ei ole sopimatonta lähestyä heitä – ja ehkä ei olekaan – niin käytä näitä sattuman tarjoamia tilaisuuksia hyväksesi. Suunnittelemattomissa kohtaamisissa, kun ihmisillä ei ole kiire, monet ihmiset näyttävät luonnollisen ja avuliaan minänsä. Ja he saattavat olla vastaanottavaisempia sille, mitä haluat kertoa heille.

Hyvä yhteisötyö tarkoittaa sitä, että on oltava valmis käyttämään hyväkseen jokaista tarjoutuvaa tilaisuutta, olipa se sitten sattumaa tai suunniteltua.

Yhteenvetona

Tapaamiset, puhelinsoitot ja kirjeet voidaan nähdä vain osana kokonaisvaltaista jäsenhankintastrategiaa, ja kutakin niistä voidaan käyttää tarpeen mukaan. Jos on olemassa useita hyviä menetelmiä, miksi tyytyä vain yhteen?

Mutta kun olet tehnyt valintasi tai valintasi, miten toteutat ne? Se on kahden seuraavan jakson aihe!

Jätä kommentti