Yritystilan vuokraaminen on suuri vastuu – yrityksesi menestys tai epäonnistuminen voi riippua tietyistä vuokrasopimuksen ehdoista. Ennen kuin lähestyt vuokranantajaa, sinun tulisi ymmärtää, miten kaupalliset vuokrasopimukset eroavat tavallisemmista asuinhuoneistojen vuokrasopimuksista, ja ennen kuin allekirjoitat mitään, varmista, että ymmärrät ja hyväksyt vuokrasopimuksen perusehdot, kuten vuokran määrän, vuokrasopimuksen pituuden ja fyysisen tilan kokoonpanon.
Miten kaupalliset vuokrasopimukset eroavat asuinhuoneistojen vuokrasopimuksista
On ratkaisevan tärkeätä ymmärtää heti alusta alkaen, että kaupalliset ja asuinhuoneistojen vuokrasopimukset eroavat toisistaan käytännöllisesti katsoen ja oikeudellisesti katsottuna huomattavasti. Tässä ovat niiden tärkeimmät erot:
- Vähemmän kuluttajansuojalakeja. Kaupallisiin vuokrasopimuksiin ei sovelleta useimpia kuluttajansuojalakeja, joita sovelletaan asuinhuoneistojen vuokrasopimuksiin – esimerkiksi vakuustakuille ei ole ylärajoja eikä vuokralaisen yksityisyyden suojaa koskevia sääntöjä.
- Ei vakiolomakkeita. Monet kaupalliset vuokrasopimukset eivät perustu vakiomuotoiseen lomakkeeseen tai sopimukseen; jokainen kaupallinen vuokrasopimus räätälöidään vuokranantajan tarpeiden mukaan. Tämän vuoksi sinun on tutkittava huolellisesti jokainen sinulle tarjottu kaupallinen vuokrasopimus.
- Pitkäaikainen ja sitova. Kaupallista vuokrasopimusta ei voi helposti purkaa tai muuttaa. Se on oikeudellisesti sitova sopimus, ja kyseessä on yleensä paljon rahaa.
- Neuvoteltavuus ja joustavuus. Kaupallisista vuokrasopimuksista neuvotellaan yleensä paljon enemmän yrityksen omistajien ja vuokranantajan välillä, koska yritykset tarvitsevat usein tiloissaan erityisominaisuuksia, ja vuokranantajat ovat usein innokkaita vuokralaisia ja valmiita laajentamaan erikoistarjouksia. (Lisätietoja vuokrasopimuksen ehdoista neuvottelemisesta on kohdassa Kaupalliset vuokrasopimukset: Neuvottele parhaat ehdot.)
Varmuuden varmistaminen siitä, että vuokrasopimus sopii yrityksellesi
Ennen kuin allekirjoitat vuokrasopimuksen, sinun on tutkittava sen ehdot huolellisesti varmistaaksesi, että vuokrasopimus vastaa yrityksesi tarpeita.
Huomioi ensin vuokran määrä – varmista, että sinulla on siihen varaa – ja vuokrasopimuksen pituus. Et luultavasti halua sitoa itseäsi viiden tai kymmenen vuoden vuokrasopimukseen, jos se on mahdollista; liiketoimintasi voi kasvaa nopeammin kuin odotat tai sijainti ei ehkä sovi sinulle. Lyhytaikainen vuokrasopimus, johon sisältyy uusimismahdollisuus, on yleensä turvallisempi.
Huomioi myös fyysinen tila. Jos liiketoimintasi edellyttää muutoksia olemassa olevaan tilaan – esimerkiksi kabinettien lisäämistä, lastauslaiturin korottamista tai kaapeloinnin muuttamista parempien viestintäyhteyksien aikaansaamiseksi – varmista, että sinä (tai vuokranantaja) pystyt tekemään tarvittavat muutokset.
Muut vuokrasopimuksessa mainitut, vähemmän näkyvät seikat voivat olla yhtä ratkaisevia liiketoimintasi menestymisen kannalta. Jos esimerkiksi odotat, että kameroiden korjausliikkeesi on pitkälti riippuvainen kävelevistä asiakkaista, varmista, että vuokrasopimuksesi antaa sinulle oikeuden pystyttää kyltin, joka näkyy kadulta. Tai jos luotat siihen, että olet ainoa voileipäkauppa uudessa liikekompleksissa, varmista, että vuokrasopimuksesi estää vuokranantajaa vuokraamasta tilaa kilpailijalle.
Syvällisempää tietoa kaupallisten vuokrasopimusten ehdoista neuvottelemisesta löydät Nolon kohdasta Neuvottelut kaupallisista vuokrasopimuksista.
Kriittisiä vuokrasopimusehtoja
Seuraavassa luettelossa luetellaan monia kohtia, joita käsitellään usein kaupallisissa vuokrasopimuksissa. Kiinnitä huomiota ehtoihin, jotka koskevat:
- vuokrasopimuksen pituuteen (jota kutsutaan myös vuokrasopimuskaudeksi), sen alkamisajankohtaan ja siihen, onko vuokrasopimuksen uusimisoptioita
- vuokriin, mukaan lukien sallitut korotukset (joita kutsutaan myös hinnankorotuksiksi) ja siihen, miten ne lasketaan
- sisältääkö maksamasi vuokra myös vakuutukset, kiinteistöverot ja kunnossapitokustannukset (ns. bruttovuokra); vai veloitetaanko sinulta nämä erät erikseen (ns. nettovuokraus)
- vakuusmaksu ja sen palauttamista koskevat ehdot
- tarkat tiedot siitä, mitä tilaa vuokraat (mukaan lukien yhteiset tilat, kuten käytävät, WC-tilat ja hissit), ja miten vuokranantaja mittaa tilan (joihinkin mittauskäytäntöihin sisältyy seinien paksuus)
- lisätäänkö tilaan parannuksia, muutostöitä (ns. rakennustyömaata, kun uusi tila viimeistellään sinun vaatimustesi mukaan) tai kalusteita; kuka maksaa ne ja kuka omistaa ne vuokrasopimuksen päätyttyä (yleensä vuokranantaja)
- kylttejä koskevat eritelmät, mukaan lukien se, minne voit sijoittaa ne
- kuka ylläpitää ja korjaa tiloja, mukaan lukien lämmitys- ja ilmastointijärjestelmät
- voiko vuokrasopimuksen siirtää tai alivuokrata toiselle vuokralaiselle
- voiko vuokrasopimuksen uusia tai laajentaa vuokraamaasi tilaa
- voiko vuokrasopimuksen irtisanoa ja miten sen voi irtisanoa, mukaan lukien irtisanomisvaatimukset ja onko ennenaikaisesta irtisanomisesta seuraamuksia
- ja
- onko riita-asiat soviteltava sovittelumenettelyllä tai välimiesmenettelyllä tuomioistuimen vaihtoehtona.
Ammattilaisten vammaislaki. Yhdysvaltain vammaislaki (Americans with Disabilities Act, ADA) edellyttää, että kaikilla yrityksillä, jotka ovat avoinna yleisölle tai jotka työllistävät yli 15 henkilöä, on oltava tilat, jotka ovat vammaisten käytettävissä. Varmista, että sinä ja vuokranantajasi olette yksimielisiä siitä, kuka maksaa tarvittavat muutostyöt, kuten luiskan lisäämisen tai oviaukkojen leventämisen pyörätuolia varten.
Lisäohjeita liiketoimintasi sijaintipaikan valintaan saat lukemalla Menestyksekkään sijaintipaikan valitseminen yrityksellesi.
Tärkeää tietoa yrittäjille, jotka etsivät oikeudenmukaista ja toimivaa vuokrasopimusta, on Janet Portmanin ja Fred S. Steingoldin kirjoittamassa teoksessa Neuvottele yrityksesi paras vuokrasopimus (Nolo).