Kustannustenhallinta selitetään neljässä vaiheessa

Kustannustenhallinta on prosessi, jossa etsitään oikea projekti ja toteutetaan projekti oikealla tavalla. Siihen kuuluu toimintoja, kuten suunnittelu, arviointi, budjetointi, rahoitus, rahoitus, kustannusten hallinta, valvonta ja vertailuanalyysi, jotta hanke voidaan saattaa päätökseen ajoissa ja hyväksytyn budjetin puitteissa ja jotta hankkeen suorituskykyä voidaan parantaa ajoissa.

Kustannustenhallinta kattaa hankkeen koko elinkaaren suunnitteluvaiheesta aina suunnittelun alkuvaiheesta todellisen kustannustehokkuuden mittaamiseen ja hankkeen loppuun saattamiseen. Tässä artikkelissa selitetään projektin kustannustenhallinnan eri vaiheet ja prosessit AACE Internationalin Total Cost Management Frameworkin kaltaisten menetelmien mukaisesti.

Vaihe 1: Resurssisuunnittelu

Resurssisuunnittelu on prosessi, jossa selvitetään organisaation tai työn laajuuden tulevat resurssitarpeet. Siihen kuuluu työtehtävien ja niiden suorittamiseen tarvittavien fyysisten, inhimillisten, taloudellisten ja tiedollisten resurssien käytön arviointi ja suunnittelu. Useimpiin toimintoihin liittyy ihmisten käyttäminen työn suorittamiseen. Joihinkin toimintoihin liittyy materiaaleja ja kulutushyödykkeitä. Toisiin tehtäviin liittyy hyödykkeen luominen pääasiassa tietopanosten avulla (esim. suunnittelu- tai ohjelmistosuunnittelu). Yleensä ihmiset käyttävät apunaan työkaluja, kuten laitteita. Joissakin tapauksissa automatisoidut työkalut voivat suorittaa työn vähäisellä tai olemattomalla inhimillisellä työpanoksella.

Resurssisuunnittelu alkaa laajuus- ja toteutussuunnitelman kehittämisprosessista, jonka aikana kehitetään työn jaottelurakenne, organisatorinen jaottelurakenne (Organizational Breakdown Structure, OBS), työkokonaisuudet ja toteutusstrategia. Tämä luokittelu helpottaa resurssisuunnittelua, koska kaikki resurssit ovat jonkun vastuulla, kuten OBS:stä käy ilmi.

Resurssien arvioinnissa (yleensä osa kustannusarviota) määritetään toimintojen tarvitsemat resurssimäärät (tunnit, työkalut, materiaalit jne.), kun taas aikataulun suunnittelussa ja kehittämisessä määritetään suoritettavat työtehtävät. Resurssisuunnittelussa otetaan sitten huomioon arvioidut resurssimäärät, arvioidaan resurssien saatavuus ja rajoitukset ottaen huomioon hankkeen olosuhteet ja optimoidaan sitten, miten käytettävissä olevia resursseja (jotka ovat usein rajallisia) käytetään toiminnoissa ajan kuluessa. Optimointi suoritetaan iteratiivisesti käyttäen aikataulun suunnittelu- ja kehittämisprosessin keston arvioinnin ja resurssien kohdentamisen vaiheita.

Vaihe 2: Kustannusarviointi

Kustannusarviointi on ennakoiva prosessi, jota käytetään investointivaihtoehdon, toiminnon tai projektin laajuuden vaatimien resurssien kvantifioimiseen, kustantamiseen ja hinnoitteluun. Se käsittää sellaisten tekniikoiden soveltamisen, jotka muuttavat omaisuuserää tai hanketta koskevat kvantifioidut tekniset ja ohjelmalliset tiedot rahoitus- ja resurssitiedoiksi. Arvioinnin tuloksia käytetään ensisijaisesti liiketoiminnan suunnittelun, kustannusanalyysin ja päätösten tai projektin kustannusten ja aikataulun valvontaprosessien lähtötietoina.

Kustannusarviointiprosessia sovelletaan yleensä omaisuuserän tai projektin elinkaaren jokaisessa vaiheessa, kun omaisuuserän tai projektin laajuus määritellään, sitä muutetaan ja tarkennetaan. Laajuuden määrittelyn lisääntyessä käytetyistä arviointimenetelmistä tulee entistä lopullisempia ja ne tuottavat arvioita, joiden todennäköisyysjakaumat ovat yhä kapeampia.

Kustannusarviointi voidaan suorittaa tarkoitukseen varatuilla ohjelmistojärjestelmillä, kuten Cleopatra Enterprisen kustannusarviointijärjestelmällä, ja CESK:n kaltaisilla projektikustannustietokannoilla, jotka luodaan ja joita ylläpidetään tukemaan erityyppisiä estimaatteja, jotka on laadittava omaisuuserän tai projektin elinkaaren aikana.

Toimintojen ajallisen keston arviointia on tarkasteltava samanaikaisesti kustannusten kanssa, koska kustannukset ovat usein riippuvaisia ajallisesta kestosta ja kustannusarvioinnissa määritetyt resurssitarpeet voivat vaikuttaa aikatauluun. Iteratiivisia lähestymistapoja käytetään, koska kustannusarvion tulokset johtavat usein muutoksiin laajuudessa tai suunnitelmissa. Itse asiassa estimointiprosessi voidaan nähdä osana laajuuden määrittelyprosessia, koska iteratiivinen kaupankäynti kustannusten ja laajuuden välillä kietoo prosessit toisiinsa.

Cleopatra Cost Estimating -ohjelmalla voit

• luoda kaikenlaisia kustannusarvioita, tekijästä yksityiskohtaiseen arvioon.
• menestyksekkäät tarjouskilpailut, sillä sen avulla voit arvioida kustannuksia, pyytää tarjouksia, analysoida näitä tarjouksia ja seurata niiden kustannuksia.
• Kustannusarvion ja kustannusten valvonnan yhdistäminen. Kustannustenvalvontamoduulin avulla voit seurata projektin kustannuksia toteutusvaiheen aikana. Yhdistämällä projektin valvonta-asiakirjan suoraan kustannusarvioon Cleopatra Enterprise minimoi tietojenkäsittelyn, lisää tehokkuutta ja vähentää virheiden määrää.
• Traditionaalisesti johto pyytäisi toimittamaan kustannusarvion, joka perustuisi TA:n toteutukseen jäljellä olevaan aikaan. Yhä useammat organisaatiot edellyttävät nykyään, että arvioijat noudattavat vaiheittaista lähestymistapaa estimointiin ja toimittavat valmisteluvaiheessa kolme erityyppistä arviota.

Vaihe 3: Kustannusbudjetointi

Budjetointi on estimointiin sisältyvä osaprosessi, jota käytetään resurssien arvioitujen kustannusten jakamiseen kustannustileille, joita vasten kustannussuoritusta mitataan ja arvioidaan. Tämä muodostaa kustannusten valvonnan perustan. Tililuettelosta käytettävien kustannustilien on myös tuettava kustannuslaskentaprosessia. Budjetit ajoitetaan usein aikataulun mukaisesti tai budjetin ja kassavirran rajoitteiden huomioon ottamiseksi.

Vaihe 4: Kustannusten valvonta

Kustannusten valvonnassa mitataan poikkeamia kustannusperustasta ja ryhdytään tehokkaisiin korjaaviin toimenpiteisiin minimikustannusten saavuttamiseksi. Menettelyjä sovelletaan menojen ja suorituskyvyn seurantaan suhteessa projektin etenemiseen. Kaikki muutokset kustannustasossa on kirjattava, ja odotetut lopulliset kokonaiskustannukset ennustetaan jatkuvasti. Kun todellisia kustannuksia koskevat tiedot ovat saatavilla, tärkeä osa kustannusten valvontaa on selittää, mistä poikkeama kustannusperustasta johtuu. Tämän analyysin perusteella saatetaan tarvita korjaavia toimia kustannusylitysten välttämiseksi.

Alla olevassa kuvassa on prosessikartta projektin suorituskyvyn mittaamista varten. Tätä prosessia olisi ajettava jatkuvassa parannussyklissä projektin valmistumiseen asti:

Prosessikartta projektin suorituskyvyn mittaamista varten

Prosessi suorituskyvyn arvioimiseksi alkaa suunnittelulla ja oikeiden välineiden käyttöönotolla. Omat kustannusvalvontaohjelmistotyökalut voivat olla arvokkaita kustannusvalvontamenettelyjen määrittelyssä, muutosten seurannassa ja hyväksymisessä sekä analyysien soveltamisessa. Lisäksi raportointia voidaan tehostaa ja yksinkertaistaa, mikä helpottaa tiedottamista kaikille projektiin osallistuville sidosryhmille.

Cleopatra Cost Control auttaa sinua saavuttamaan

• Projektin kustannusten hallinnan ja jäljittämään aina kustannuskomponentit takaisin alkuperäiseen budjettiin.
• Muutosten hallinta. Arvioi kustannukset ja lisää se projektin valvonta-asiakirjaan.
• Projekti valmis? Palauteprosessi on käytössä. Lähetä toteumatiedot kustannusmalleihisi niiden tarkkuuden ja laadun parantamiseksi tulevaa arviointia varten. Siinä missä useimmat työkalut rajoittuvat olemaan joko kustannusarviointiohjelmisto tai kustannusvalvontatyökalu, Cleopatra Enterprise on molempia.

Bonus Step:

Benchmarking auttaa sulkemaan silmukan projektin A ja projektin B välillä. Projektin A (viitaten käynnissä oleviin ja toteutettuihin projekteihin) tietämys analysoidaan ja palaute heijastuu projektiin B (seuraavat projektit). Näin syntyy parannussykli, jonka avulla voidaan lisätä projektin suorituskykyä. Vertailuanalyysi on laajalti käytössä teknisillä toimialoilla hankkeiden suorituskyvyn parantamiseksi. Cleopatra-projektin vertailuanalyysin kaltaiset ohjelmistojärjestelmät auttavat arvioijia ja projektinvalvojia vastaamaan monimutkaiseen kysymykseen:

Projektin vertailuanalyysin tavoitteena on tallentaa tietoja toteutetuista ja käynnissä olevista projekteista, jotta voidaan poimia arvokkaita projektimittareita ja vertailla nykyisiä arvioita. Tilastollisen analyysin suorittaminen historiatiedoista voi tuottaa arvokasta tietoa muuttujien välisistä suhteista, joita voidaan käyttää luotettavan kustannustietopohjan perustamiseen tai olemassa olevien tietopohjien kalibrointiin.

Projektin vertailuanalyysi bonusvaiheena

On tärkeää huomata, että projektin vertailuanalyysiin ei kuulu vain projektien välinen vertailu, sillä myös projektin sisäisten tarkistusten vertailu on mielenkiintoista.

Mitä voit saavuttaa Cleopatra Benchmarkingin avulla

• Kerää historiallisia projektitietoja, joiden avulla voidaan saada aikaan arvokkaita analyysejä ja projektivertailuja kriittisten liiketoimintapäätösten tekemistä varten.
• Vertaile arvioitasi aiempiin projekteihin ja paranna kustannusarviota merkittävästi.
• Erittele metriikoita projektien välillä parantaaksesi tulevan kustannusarvion tarkkuutta.
• Kehitä mielekkäitä ja vuorovaikutteisia raportteja.
• Vie & Tuo tiedot helposti Excelistä.