Lahjakorttimyynnin kirjanpito: 1+ miljardia dollaria jää vuosittain käyttämättä, mikä aiheuttaa ainutlaatuisen vastuun yrityksille
Kesän tulo tuo tullessaan monenlaista mukanaan – ruokailusta suositussa lähikahvilassa aina uuden vaatekaapin ostamiseen. Mikä olisikaan parempi aika laittaa ne lomakauden lahjakortit hyötykäyttöön? Vielä tärkeämpi kysymys on: entä ne joulukuussa 2017 – yli 20 kuukautta sitten – myydyt ja saadut lahjakortit?
Jälleenmyyjien, ravintoloiden ja elämäntapapalveluiden lahjakorttien ja lahjakorttien myynti nousi ennätyskorkealle vain yhdeksän kuukautta sitten ja ylitti edellisvuoden vertailuarvon. Lahjakortti-ilmiö on saanut jalansijaa jo yli 35 vuoden ajan, ja se on suositumpi kuin koskaan niiden kätevyyden vuoksi. Statistan mukaan lahjakorttimyynnin on raportoitu kasvaneen 10 vuoden aikana vuodesta 2008 vuoteen 2018 91 miljardista dollarista 160 miljardiin dollariin. Lahjakorttien nousujohteinen kehitys liittyy suoraan nykyaikaiseen verkko-ostosten aikakauteen.
Lahjojen antamisen lisäksi yli puolet kuluttajista tekee myös itse ostoksia. Tämä trendi on erityisen suosittu millenniaalien keskuudessa, jotka usein lataavat uudelleen kahvilaketjuihin ja elämäntapapalveluihin liittyviä kortteja.
Lahjakortit ja lahjakortit ovat käteviä lahjan antajille ja vastaanottajille, ja lisäksi lahjakorttien ja lahjakorttien hyödyt ovat runsaat niitä myöntäville yrityksille. Ne ovat merkittävä käteisvarojen lähde, ja ne ovat katalysaattori kuluttajien ”upspendingille” ja pienemmille palautuksille. First Datan vuoden 2018 Prepaid Consumer Insights -tutkimuksen mukaan keskivertokuluttaja käyttää lahjakorttien alkuperäistä arvoa 59 dollaria enemmän, ja supermarkettien lahjakortit ylittävät keskimäärin 94 prosenttia alkuperäisen nimellisarvon. Suosituimmat kategoriat ovat fine dining, fast casual -ravintolat ja apteekit.
Ins and Outs of Gift-Card Accounting for Business Issuers
Palataan vielä niihin lahjakortteihin, jotka myytiin vuonna 2017, yli vuosi sitten. On raportoitu, että noin 10-20 prosenttia lahjakorteista jää käyttämättä. MarketWatch arvioi, että lahjakortteja jää vuosittain käyttämättä 1 miljardin dollarin edestä. Mainitut syyt vaihtelevat väärään paikkaan joutumisesta tai hukkumisesta unohtumiseen. Sen lisäksi, että käyttämättömät lahjakortit aiheuttavat taloudellisia menetyksiä lahjan antajalle ja saajalle, ne aiheuttavat myös monia kirjanpitokysymyksiä, jotka liittyvät lunastamiseen – tai sen puuttumiseen.
Lahjakortteja säännellään vuoden 2009 liittovaltion luottokorttilain (Federal Credit CARD Act of 2009) nojalla, joka on liittovaltion laki, jolla säännellään luottokorttien myöntäjiä. Lahjakortit ja lahjakortit – eivät pankkien myöntämät pankkikortit – kuuluvat CARD Act -lain soveltamisalaan. Lain tavoitteena on kuluttajansuoja ja kuluttajien vaikutusmahdollisuuksien lisääminen, ja siinä edellytetään tietoja voimassaolon päättymispäivistä ja maksuista, rajoitetaan käyttämättömyys- ja palvelumaksuja ja vahvistetaan lahjakorttien viiden vuoden vähimmäissäilyvyysaika.
Vaikka CARD Act syntyi liittovaltion lain pohjalta, se velvoittaa osavaltioiden laeissa määrittelemään, siirretäänkö ja/tai milloin lunastamattomat korttivarat siirretään osavaltioiden varantoihin.
Nimellä ”escheatment” tunnetuissa laeissa määritetään se aika, jonka kuluessa lunastamatta jääneet korttivarat on palautettava osavaltioiden toimivaltaiselle viranomaiselle. Kullakin osavaltiolla on tietysti oma lainsäädäntönsä. Esimerkiksi New Jersey, New York ja Florida tarjoavat kaikki omanlaisensa escheatment-menettelyn. Kullakin on omat määritelmänsä lahjakortille tai lahjakortille sekä voimassaolon päättymispäivämäärille, maksuja koskevalle säännökselle ja escheat-säännökselle. Yrityksillä on oltava dokumentointijärjestelmä käyttämättömien lahjakorttien jäljittämiseksi, sillä niitä pidetään usein lunastamattomana omaisuutena. Tämä puolestaan käynnistää tilisiirron osavaltiolle, kun vanhentumisaika on ylittynyt.
Lahjakorttien ja lahjakorttien kirjanpito on määritelty yleisesti hyväksyttyjen tilinpäätösstandardien (GAAP) mukaisesti. Ohjeessa korostetaan yhtä hyvin tärkeää seikkaa: lahjakorttitulot eivät ole myyjän rahoja. Se edustaa aikomusta tehdä liiketoimintaa tulevaisuudessa. Lyhyesti sanottuna lahjakortit ja -sertifikaatit ovat vaihtoehtoinen maksutapa, joka suoritetaan silloin, kun palveluja tai tuotteita tarjotaan.
Koska lahjakorttien ja -sertifikaattien myynti ei ole tuloa, ne kirjataan taseeseen velaksi. Kaikkien kortteja tai todistuksia myöntävien yritysten tulisi ylläpitää vastaavaa pankkitilisaamista. Liiketapahtumaa ei kirjata tuloslaskelmaan lainkaan. Pikemminkin käteisvarat menevät pankkitilistä erilliselle escrow-tilille, joka voidaan nostaa sen jälkeen, kun kortti tai todistus on lunastettu.
Vaikka lisääntynyt lahjakorttimyynti voi olla hyvä asia yrityksen omistajille nykyaikana, lahjakorttimyynnin paisuminen voi johtaa myös lisääntyneeseen vastuuseen. Yrityksen arvo puolestaan laskee. Niiden lahjakorttien osalta, joiden lunastaminen näyttää epätodennäköiseltä, tulot kirjataan rikkoutumistuloksi. Yritykset käyttävät yleensä historiallisia analyysejä ja trendejä arvioidakseen rikkoutumismäärän ja kirjatakseen tulon.
Lahjakorttien ja lahjakorttien aiheuttamat ainutlaatuiset kirjanpidolliset haasteet herättävät keskustelun kassaperusteisesta kirjanpidosta ja suoriteperusteisesta kirjanpidosta (GAAP-peruste). Kassaperusteisen kirjanpidon osalta jotkut ammattilaiset jättävät myynnin tuloslaskelmaan, mikä mahdollistaa myydyn nettotulon ja lunastetun tulon helpomman määrittämisen. Tällöin omistajat eivät pidä myyntiä käyttörahana.
Lahjakorttitulojen verokohtelu on hieman monimutkaista. Lahjakorttien myynnistä saatavat tulot katsotaan Rev. Proc. 2004-34:n mukaan ennakkomaksuiksi tavaroista ja palveluista. Tammikuun 1. päivän 2018 jälkeen alkavilla verovuosilla verovelvolliset voivat halutessaan lykätä lahjakorteista saadut tulot verovuotta seuraavan verovuoden loppuun, jos nämä tulot on lykätty myös tilinpäätöstarkoituksessa. Toisin sanoen verotusta varten kirjattu tulo ei voi olla myöhäisempi kuin se, kun se kirjataan tilinpäätöstä varten.
Tämä eroaa ennen 1.1.2018 alkavien verovuosien aikaisemmasta kohtelusta, jossa ennakkomaksujen kirjaamiseen oli kaksi menetelmää: täyden huomioon ottamisen menetelmä ja lykkäysmenetelmä. Veronmaksajat, jotka käyttivät täyden huomioon ottamisen menetelmää, kirjasivat lahjakorteista ja -sertifikaateista saadut tulot sinä verovuonna, jona ne saatiin. Sillä, milloin maksu oli ansaittu, ei ollut merkitystä.
Lykkäysmenetelmässä tunnustettiin kahdenlaisia verovelvollisia: verovelvollisia, joilla oli sovellettavissa oleva tilinpäätös, ja verovelvollisia, joilla ei ollut sovellettavissa olevaa tilinpäätöstä. Verovelvolliset, joilla oli sovellettavat tilinpäätökset, kirjasivat lahjakorteista saadut tulot tuloksi sinä verovuonna, jona ne saatiin, jos nämä tulot kirjattiin tuloihin sovellettavassa tilinpäätöksessä. Mahdollinen jäljelle jäävä määrä sisällytettiin seuraavan verovuoden bruttotuloihin. Jos verovelvollisella ei ollut sovellettavaa tilinpäätöstä, verovelvollinen kirjasi lahjakorttitulot verovuonna, jona ne saatiin, siltä osin kuin ne oli ansaittu. Kaikki määrät, joita ei kirjattu tuloksi verovuonna, jona ne saatiin, kirjattiin seuraavana seuraavana vuonna.
Veronmaksajat, jotka myöntävät lahjakortteja palautettuja tavaroita vastaan, voivat käsitellä lahjakorttien myöntämistä käteismaksuna IRS:n luvalla.
Lahjakortit ja lahjakorttivarmenteet – paperi-, muovi- ja digitaalisissa muodoissaan – ovat epäilemättä tulleet jäädäkseen. Ja viimeaikaisten suuntausten perusteella niiden suosio kasvaa entisestään. Vaikka kirjanpitomenetelmäkäsittelyt voivat vaihdella, niin myös osavaltioiden määritelmät ja säädökset vaihtelevat. Näin ollen yritysten ainoa tapa varmistaa vaatimustenmukaisuus ja tarkkuus on kääntyä luotettavan yritysneuvojan puoleen, jolla on asiantuntemusta ja kokemusta kulutustuotesektorin monimutkaisuudesta.