Määritelmä: Kirjeenvaihto on kahden osapuolen välinen kirjallinen viestintämuoto. Toisin sanoen se on tapa välittää ajatuksia kirjallisesti.
Mitä kirjeenvaihto tarkoittaa liike-elämässä?
Kirjeenvaihto on liike-elämässä yleisesti käytetty viestintämuoto. Aikaisemmin kirjeenvaihto tapahtui enimmäkseen kirjallisten fyysisten kirjeiden tai lennättimien välityksellä. Nykymaailmassa kirjeenvaihdon määritelmä on laajentunut digitaalisen median myötä. Sähköpostit, tekstiviestit, sosiaalisten alustojen kautta vaihdettavat asiakirjat ja digitaaliset sopimukset ovat uusia tapoja välittää kirjeenvaihtoa.
Näihin kirjallisiin viestintämenetelmiin sisältyvä muodollinen elementti tekee niistä sopivia tärkeiden liiketoimintatietojen välittämiseen yritysten välillä tai yrityksiltä asiakkaille. Kirjalliset kirjeet, laskut ja laskut lähetetään edelleen joskus fyysisesti, mutta monet yritykset ovat siirtämässä kirjeenvaihtonsa digitaaliseen muotoon, koska se on halvempaa ja helpompi seurata. Liikekirjeenvaihto auttaa myös todisteena väärinkäsitysten ratkaisemisessa. Paperikirjanpidon ansiosta kuka tahansa liiketoimen osapuolista voi tarkastella aiemmin ilmoitettuja tietoja ja varmistaa, kuka on ymmärtänyt tilanteen väärin. Tämä on erityisen tärkeää konfliktinratkaisumenettelyissä tai oikeudellisissa riita-asioissa.
Katsotaanpa tätä esimerkkiä tarkemmaksi havainnollistamiseksi.
Esimerkki
Fantastic Body Co. on paikallinen kuntosali, joka sijaitsee Memphisin kaupungissa. Yrityksellä on yli 350 tilaajaa, jotka maksavat kiinteän kuukausimaksun nauttiakseen kaikista Fantastic Bodyn tarjoamista palveluista. Yritys tarjoaa tällä hetkellä kolme maksutapaa: luottokortti, tilisiirto tai PayPal. Yrityksen maksumenettely alkaa siitä, että tilaajalle lähetetään sähköpostitse lasku kunkin kuukauden ensimmäisenä päivänä, ja asiakkaalla on viisi päivää aikaa maksaa lasku, ennen kuin tilauksen katsotaan raukeavan. Mikä olisi tämän kohdan kirjeenvaihto?