Lukuaika: 3 minuuttia
Jokainen yritys, joka ostaa tavaroita ja palveluja tavarantoimittajiltaan luotolla, joutuu kirjaamaan ostovelat eli rahat, jotka se on velkaa tavarantoimittajilleen. Ei riitä, että vain kirjaat laskut ja maksat ne – on tärkeää tarkastaa ostovelat säännöllisesti sen varmistamiseksi, että kaikki on kunnossa. Velkojen tarkastamatta jättäminen voi johtaa yrityksesi kannalta epäedullisiin seurauksiin, kuten päällekkäisiin tai laiminlyötyihin toimittajien maksuihin ja kirjaamattomiin velkoihin. Tässä oppaassa selvitetään, mitä ostovelat ovat, mitä ostovelkojen tilintarkastus tarkoittaa ja miten voit valmistautua yrityksesi ostovelkojen tilintarkastukseen.
Mitä ostovelat siis ovat?
Astovelat ovat yksinkertaisesti rahasumma, jonka yritys on velkaa toimittajilleen. Ostovelat on velkatili, joka näkyy suoriteperusteisessa kirjanpidossa silloin, kun yritys ostaa tavaroita tai palveluita tavarantoimittajiltaan luotolla, mutta ei ole vielä maksanut niitä. Siirtovelat ovat ratkaisevan tärkeitä, koska ne kertovat, mitä yritys on velkaa myyjilleen tai velkojilleen. Oletetaan esimerkiksi, että ostat yrityksellesi 2 500 dollarin arvoisen pöytätietokoneen jälleenmyyjältä luotolla. Tämä kasvattaa omaisuuserien tiliäsi, koska olet ostanut tietokoneen, ja kasvattaa velkojen tiliäsi 2 500 dollarilla, koska olet ostanut tietokoneen luotolla. Tämä velka kirjataan velaksi jälleenmyyjälle, ja se merkitään taseesi lyhytaikaisten velkojen osioon.
Mitä tarkoittaa velkojen tarkastaminen?
Yksinkertaistettuna tarkastaminen tarkoittaa tarkastusta. Tilintarkastus on vain muodollinen, hyvin organisoitu ja perusteellinen tarkastus yrityksen velallisten kirjanpidosta. Tarkastuksen voivat tehdä joko sisäiset tai ulkopuoliset tilintarkastajat. Tilintarkastusta vaaditaan kaikissa maissa, mutta säännöt siitä, milloin tilintarkastusta vaaditaan, vaihtelevat maittain. Hallitukset vaativat yleensä, että yritykset tarkastetaan heti, kun ne ylittävät tietyn tulorajan.
Tilintarkastus on tärkeää, koska se paljastaa, onko yrityksesi velat kirjattu oikein ja antavatko kirjanpitosi oikean kuvan yrityksesi veloista. Se osoittaa myös, että noudatat sääntöjä ja että yrityksesi resursseja käytetään laillisiin tarkoituksiin. Tarkastamalla velkasi säännöllisesti varmistat, että laskut maksetaan ajallaan, ja autat ehkäisemään päällekkäisiä maksuja, kirjaamattomia velkoja ja toimittajien maksujen laiminlyöntejä.
Mitä tilintarkastajat etsivät ennen tarkastusta
Tilintarkastajat eivät välttämättä noudata mitään tiettyä kaavaa tarkastusta tehdessään. Heidän tilintarkastusmenetelmänsä vaihtelevat yrityksen koon, tarkastettavan ajanjakson aikana suoritettujen liiketoimien määrän ja tarvittavan tarkkuuden tason mukaan. Yleensä mitä suuremmasta yrityksestä on kyse, sitä suurempaa tarkkuutta vaaditaan.
Miten tilintarkastus toimii?
Tyypillisessä kirjanpidon tilintarkastusprosessissa on neljä vaihetta: suunnittelu, kenttätyö, tilintarkastusraportointi ja jälkitarkastus.
Suunnittelu
Tilintarkastusprosessin ensimmäinen vaihe on suunnittelu. Tilintarkastajat keskustelevat tilintarkastusprosessin laajuudesta ja myös tilintarkastuksen mahdollisista tuloksista. Suunnittelun aikana voit myös keskustella tilintarkastajien kanssa kaikista huolenaiheista, joita sinulla on tilinpäätökseen, mahdolliseen petokseen tai parannustarpeisiin liittyen. Tämän keskustelun jälkeen tilintarkastajat voivat laatia toimintasuunnitelman tilintarkastusprosessin myöhempiä vaiheita varten, jotka alkavat kenttätyöstä.
Kenttätyö
Tällöin tilintarkastus varsinaisesti alkaa ja tilintarkastajan rooli otetaan käyttöön. Tilintarkastajat alkavat tarkastella, miten yrityksesi toimii. He tutkivat liiketoimintasi tapahtumia ja asiakirjoja, kuten ostotilauksia, myyjien laskuja, pankkitilejä ja päiväkirjamerkintöjä, varmistaakseen, että niissä olevat tiedot ovat oikeita, maksut on suoritettu oikein ja ehtoja on noudatettu. Kenttätyö voi kestää muutamasta päivästä useisiin viikkoihin riippuen siitä, kuinka suuri yrityksesi on ja kuinka paljon liiketoimia se on suorittanut.
Tilintarkastuksen raportointi
Kun kenttätyö on valmis, tilintarkastajat kokoavat havaintonsa raporttiin. Tämä raportti sisältää kaikki tiedot, jotka tilintarkastajat ovat havainneet yrityksesi maksettavista tileistä ja niiden oikeellisuudesta. Raportissa eritellään myös alueet, joilla yrityksesi toimii hyvin, ja alueet, joilla se saattaa tarvita parannuksia.
Jatkotarkastus
Tilintarkastus ei ole ohi raportointivaiheessa. Tilintarkastajat tekevät seurantatarkastuksen vuoden kuluttua tarkistaakseen, onko ehdotetut muutokset toteutettu ja onko halutut tulokset saavutettu.
Liiketoimintasi saattaminen auditointivalmiiksi
Miten siis saat yrityksesi auditointivalmiiksi? Seuraavassa on muutamia vaiheita, jotka helpottavat tilintarkastajien työtä.
- Hanki kirjanpitojärjestelmä, joka auttaa kirjaamaan laskut, kulut, ja muut ostotapahtumat
- Luokittele kulusi siististi kulutileille
- Pidä kirjaa toimittajahyvityksistä ja käytä niitä seuraavan kerran, kun joudut maksamaan toimittajillesi
- Täsmentäkää pankkitilit ennen tilintarkastusta
Tilintarkastuksen ei tarvitse aiheuttaa päänvaivaa
Velallisen kirjanpidon tilintarkastuksen teettäminen auttaa sinua saamaan selville kallisarvoisista virheistä ja ennaltaehkäisemään maksuun liittyviä petoksia. Tilintarkastus ei kuitenkaan ole yksinkertainen tehtävä, ja asiakirjojen läpikäyminen käsin on monimutkainen prosessi, joka itse asiassa lisää petosriskiä. Toisaalta automatisointia käyttävä kirjanpitosovellus voi auttaa pitämään maksettavan kirjanpidon järjestyksessä. Sen lisäksi, että se valmistelee sinua tilintarkastukseen, se vähentää virheiden ja petosten mahdollisuutta, jolloin sinulla on vähemmän huolia, kun tilintarkastuskausi koittaa.