Sopimusneuvottelut eivät ole muuttuneet sitten sähköpostin, mutta uudet teknologiat tekevät sopimusneuvotteluista nopeampia, älykkäämpiä ja riskittömämpiä. Tässä artikkelissa selvitämme, mitä sopimusneuvottelu on, miksi perinteiset lähestymistavat sopimusneuvotteluihin aiheuttavat liiketoiminnallisia riskejä ja miten uudet teknologiat auttavat lakitiimejä neuvottelemaan monimutkaisia sopimuksia mittakaavassa.
Mitä on sopimusneuvottelu?
Sopimusneuvottelu on prosessi, jossa päästään sopimukseen oikeudellisesti sitovista ehdoista (tässä keskitymme kahden yrityksen väliseen neuvotteluun). Kun kaksi yritystä neuvottelee, molemmat osapuolet pyrkivät saamaan edulliset ehdot ja minimoimaan taloudelliset, oikeudelliset ja toiminnalliset riskit.
Neuvotellessasi sopimuksista myyjien kanssa yrityksesi voi esimerkiksi vaatia mahdollisuutta maksaa kuukausittain eikä vuosittain (tai päinvastoin). Maksamisessa, kuten monissa muissakin asioissa, ei välttämättä ole olemassa ”oikeaa” vaihtoehtoa, vaan vaihtoehto, joka on yrityksesi kannalta järkevin. Syy, miksi neuvottelemme sopimuksia liike-elämässä, on sen varmistaminen, että sopimuksemme antavat yrityksellemme pitkän aikavälin menestysmahdollisuudet.
Sopimusneuvottelujen pitkäaikaiset haasteet
Sopimusneuvottelut ovat usein sopimuksen elinkaaren tärkein osa. Viivästykset esimerkiksi sopimuksen syntymisessä tai toteuttamisessa voivat hidastaa liiketoimintaa, mutta niillä ei todennäköisesti ole olennaista vaikutusta kyseisen yrityksen tulokseen. Huonosti toteutettu neuvottelu voi sitä vastoin rasittaa yritystä vuosien ajan raskailla oikeudellisilla velvoitteilla.
Rutiininomaisissa neuvotteluissa – esimerkiksi ohjelmistolisenssistä käytävissä neuvotteluissa – keskustellaan muun muassa sovellettavasta lainsäädännöstä, asiakastietojen käsittelystä, tietoturvasta ja hinnasta. Yritys A saattaa sanoa yritykselle B: ”Olemme valmiita ostamaan tähän hintaan, jos sisällytätte järjestelmien käytettävyyttä koskevat yrityksemme vakiovelvoitteet, mutta teidän on alennettava hintaa, jos haluatte käyttää yrityksenne kieltä.”
Tämä edestakainen keskustelu voi tapahtua reaaliajassa (puhelimessa tai henkilökohtaisessa tapaamisessa) tai sähköpostitse, mutta sähköposti on yleensä yleisempi, ja dynamiikka on kummassakin tapauksessa sama. Molemmat osapuolet tarjoavat myönnytyksiä ja lisäävät, poistavat tai muuttavat sopimuslausekkeita – sopimusten rakennuspalikoita – kunnes osapuolet pääsevät sopimukseen.
Vaikka sopimusneuvotteluihin on varmasti olemassa parhaita käytäntöjä, sopimusneuvottelujen vaatima koordinoinnin määrä tekee prosessista logistisen haasteen kaikille tiimeille. Kuvittele, että joudut sovittamaan yhteen useiden sisäisten sidosryhmien (ajattele taloushallintoa tai operaatioita) ja vastapuolten antamaa sopimuspalautetta useiden sähköpostiketjujen välityksellä. Kuvittele lisäksi, että tämä koskee useita eri sopimuksia samanaikaisesti.
Sopimusneuvottelujen avaimet ovat tiedonhallinta ja prosessinhallinta: jos et tiedä jokaisen sopimusneuvottelusi historiaa ja tilaa, et voi olla varma, että saavutat liiketoimintasi kannalta parhaan lopputuloksen.
Logistiikkatiimit, joilla ei ole keskitettyä järjestelmää sopimusten seurantaa ja neuvotteluja varten, käyttävät usein suurimman osan ajastaan siihen, että he kokoavat yhteen eri liiketoimintatiimeiltä tulleita sopimusmuokkauksia ja etsivät sopimusten uusimpia versioita. Neljännesvuosittaisilla myyntisykleillä toimivissa yrityksissä tilanne on vielä pahempi – olemme kuulleet joidenkin lakiasiainjohtajien sanovan, että vuosineljänneksen viimeisten viikkojen osuus sopimusten määrästä on 50 prosenttia.
Liiketoiminnan merkitys, toiminnan monimutkaisuus ja sopimusten epätasainen määrä tekevät sopimusneuvotteluista hankalan haasteen lakitiimeille ja sopimustekniikoille.
Täytymättömät mahdollisuudet: sopimusneuvotteluteknologian historia
Sopimusneuvotteluissa ei ole tapahtunut vuosikymmeniin juuri mitään innovaatioita. Viimeisin suuri muutos sopimusneuvotteluissa oli sähköpostin laaja käyttöönotto 1990-luvulla.
Syy ei ole pelkästään inertia. Sen lisäksi, että sähköposti ja Microsoft Word ovat luotettavia ja laajalti hyväksyttyjä, ne soveltuvat tietyllä tavalla ainutlaatuisella tavalla sopimusneuvotteluihin. Sähköpostin ja Microsoft Wordin avulla lakitiimit voivat rajata viestinnän tiettyihin osapuoliin, säilyttää aikaleiman jokaisesta viestinnästä ja jakaa asiakirjoja lähes yleispätevässä muodossa. Nämä ovat perusedellytyksiä kaikille neuvotteluvälineille.
Ajattele vaihtoehtoja. Et haluaisi neuvotella sopimuksesta esimerkiksi Google Docsin kautta, jossa vastapuoli näkee jokaisen näppäilysi. Et myöskään haluaisi antaa vastapuolellesi pääsyä yrityksesi jaettuun pilvitallennustilaan (esim. Dropbox), sillä se voisi olla turvallisuusriski.
Ainut tapa parantaa sopimusneuvotteluja on ottaa käyttöön työkaluja, jotka on erityisesti suunniteltu sekä sopimusneuvotteluihin vastapuolten kanssa että sopimusyhteistyöhön sisäisten sidosryhmien kanssa. Vasta viime aikoina teknologia on saavuttanut sopimusneuvottelujen ongelman.
Pelinmurtaja: teknologia saavuttaa sopimusneuvottelujen ongelman
Sopimusneuvottelujen parantamisen kolme teknologista estettä ovat olleet keskittäminen, helppokäyttöisyys ja yritystason turvallisuus. Aiemmin lakitiimien oli pakko valita helppokäyttöisyyden ja turvallisuuden välillä. Mutta uuden teknologian myötä lakitiimien ei enää tarvitse tehdä vakavia kompromisseja, kun ne ottavat käyttöön sopimusneuvottelutyökaluja.
Keskittäminen. Historiallisesti lakitiimeillä oli sopimuksia hajallaan kaikkialla – arkistokaapeissa, paikallisilla kovalevyillä ja muualla. Tämä hajauttaminen altisti yritykset merkittäville riskeille. Siksi sopimusten hallinnassa keskityttiin alkuaikoina siihen, että kaikki sopimukset saatiin yhteen paikkaan. Sopimusten elinkaarenhallintaratkaisujen tulon myötä keskittäminen ei ole enää merkittävä teknologinen este.
Sopeutuvuus ja helppokäyttöisyys. Aikoinaan ohjelmistot rakennettiin joko ei-teknisille kuluttajille tai asiantuntijoille. Internet-selaimet sopivat ensimmäiseen kategoriaan; ne vaativat vain vähän koulutusta, mutta eivät ole hyvin konfiguroitavissa. Toiseen luokkaan kuuluvat alakohtaiset työkalut, kuten videoeditointiohjelmat – nämä työkalut ovat tehokkaita ja hyvin muokattavissa, mutta niiden käyttö on vaikeaa ilman koulutusta.
Uudet lakiteknologiat yhdistävät molempien lähestymistapojen parhaat ominaisuudet. Ne mahdollistavat laajan konfiguroitavuuden ja hallinnan (mikä on olennaista lakitiimeille) ja vaativat samalla minimaalista käyttäjäkoulutusta. Esimerkiksi uudet sopimusneuvottelutyökalut mahdollistavat sen, että käyttäjät voivat nopeasti kommentoida verkkodokumentteja ja silmukoida useita kollegoita verkko- tai sähköposti-ilmoitusten kautta sen sijaan, että heidän tarvitsisi lähettää yksittäisiä sähköposteja liitteineen.
Turvallisuus ja yleinen yhteensopivuus. Sopimusneuvottelut ovat tehokkaimpia, kun molemmat osapuolet voivat käyttää heille tuttuja työkaluja. Aiemmin työkalut joko noudattivat ”walled garden” -lähestymistapaa (jossa molempien osapuolten oli jaettava sama verkkoportaali) tai jättivät molemmat osapuolet sähköpostin ja Microsoft Wordin varaan. Nykyaikaiset työkalut ovat joustavia, ja ne tarjoavat neuvottelujen molemmille osapuolille useita eri vaihtoehtoja sopimusten muokkaamiseen, muokkaamiseen ja kommentointiin turvallisesti.
Tekemistä: mitä etsiä seuraavasta sopimusneuvottelutyökalusta
Miten siis valita sopimushallintaratkaisu, joka tukee neuvotteluja, sopimusprosessin olennaisinta osaa? Tässä on kolme asiaa, joita kannattaa etsiä:
Kyky seurata sopimusneuvotteluja koko yrityksessäsi. Etsi työkalu, jonka avulla voit seurata kaikkien sopimusneuvottelujen tilaa sekä kunkin sopimusneuvottelutehtävän omistajia. Työkalusi pitäisi pystyä kertomaan, missä vaiheessa kukin sopimus on ja onko se estetty sinun tiimissäsi vai vastapuolella.
Intuitiivinen, kuluttajatason käyttöliittymä. Etsi työkalu, jossa on moderni, selainpohjainen käyttöliittymä. Helppokäyttöisyyden asettaminen etusijalle tekee todennäköisemmäksi, että lakitiimisi ottaa sopimusalustasi käyttöön, ja auttaa sinua kaventamaan toimittajavaihtoehtojasi merkittävästi, sillä monet neuvottelutyökalut ovat niin vaikeita käyttää, että loppukäyttäjät turvautuvat sähköpostin lähettämiseen lakitiimilleen sen sijaan, että toimisivat ohjelmiston sisällä.
Sopimuksen elinkaaren hallinta-alustan saumaton integrointi. Etsi sopimusneuvottelutyökalu, joka on osa laajempaa sopimustenhallintapakettia, mieluiten sellaista, joka on suunniteltu käsittelemään asiakirjojen tuottamista, hyväksynnän reititystä, sähköistä allekirjoitusta, asiakirjojen tallennusta ja raportointia. Tavoitteena olisi oltava mahdollisimman monen sopimukseen liittyvän tehtävän yhdistäminen yhteen järjestelmään. Näin varmistetaan tietojen oikeellisuus, vähennetään kustannuksia ja minimoidaan lakitiimisi muutoksenhallintataakka.
Oletko kiinnostunut oppimaan lisää sopimusneuvotteluista ja sopimusten hallinnasta?
Tutustu siihen, miten Ironclad Editor mahdollistaa sopimusneuvottelut ja yhteistyön Fitbitin, Mastercardin ja L’Oréalin kaltaisille yrityksille. Lataa sitten Evaluating Contract Management -oppaamme, jossa kerrotaan, miten sisäiset lakitiimit voivat hyödyntää digitaalista sopimusteknologiaa standardoidakseen ja virtaviivaistaakseen prosesseja, joiden avulla sopimuksia ohjataan hyväksyntöjen ja järjestelmien läpi.