Sähköpostin ajoittaminen Macissa

Jos haluat ajoittaa sähköpostin Macissa, voit tehdä sen muutamalla eri tavalla. Valitettavasti toiminto ei kuitenkaan ole natiivi osa Applen Mail-sovellusta. Se tarkoittaa, että sinun täytyy tarkastella vaihtoehtoisia ratkaisuja.

Voit käyttää joko täysin erillistä sähköpostisovellusta, Apple Mailin lisäosaa tai usein unohdettua Mac-sovellusta Automator. Näytämme, miten voit käyttää näitä menetelmiä sähköpostin ajastamiseen macOS:ssä.

Sähköpostin ajastaminen Automatorin avulla

Automator on Applen sovellus, joka on esiasennettuna kaikissa Mac-tietokoneissa. Sen avulla voit automatisoida monenlaisia tehtäviä ja toimintoja luomalla työnkulkuja ja skriptejä.

Jos haluat tutustua joihinkin hienoihin tapoihin, joilla voit käyttää Automatoria, tutustu luetteloon aikaa säästävistä Automator-työnkuluista. Tänään olemme kuitenkin kiinnostuneita vain siitä, miten aikatauluttaa sähköpostia Apple Mailissa sovelluksen avulla.

Sähköpostityönkulun luominen

Avaa aluksi Automator-sovellus. Löydät sen Apuohjelmat-kansiosta, tai voit tuoda sen helposti esiin etsimällä Spotlightissa Cmd + välilyönti -näppäimellä.

Sovellus pyytää sinua valitsemaan asiakirjan tiedostotyypin. Valitse Application (Sovellus) vaihtoehtojen luettelosta ja paina sitten Choose (Valitse).

Laajenna seuraavaksi vasemmanpuoleisen valikon Kirjasto-kohdassa olevaa vaihtoehtoluetteloa ja napsauta Mail. Viereiseen paneeliin ilmestyy valikoima sähköpostiin perustuvia vaihtoehtoja. Etsi luettelosta Uusi sähköpostiviesti -vaihtoehto ja vedä se pääikkunaan.

Sähköpostiviestin laatiminen

Uusi sähköpostiviesti -paneelin avulla voit laatia sähköpostiviestin, jonka haluat automatisoida. Kuten tavallisessa sähköpostiviestissä, voit lisätä useita vastaanottajia sekä CC- ja BCC-vastaanottajia. Jos sinulla on useita Mail-sovellukseen liitettyjä sähköpostitilejä, voit myös valita, miltä tililtä haluat lähettää viestin.

Sähköpostiautomaation luominen

Kun olet tyytyväinen viestiin, on aika määrittää Automator lähettämään sähköpostiviesti tiettyyn aikaan.

Tätä varten siirry takaisin sähköpostitoimintojen luetteloon keskimmäisessä paneelissa ja etsi vaihtoehto nimeltä Lähtevien viestien lähettäminen. Jälleen sinun täytyy vetää ja pudottaa se pääikkunaan. Varmista, että pudotat sen juuri määrittämäsi Uusi sähköpostiviesti -toiminnon alle.

Kun olet valmis, valitse File > Save. Varmista, että valitset File Format (Tiedostomuoto) -pudotusvalikosta Application (Sovellus) ennen kuin painat Save (Tallenna) -painiketta.

Kalenterin käyttäminen sähköpostin lähettämisen ajankohdan ja päivämäärän asettamiseen

Sähköpostin ajoittamiseksi sinun on mentävä Kalenteri-sovellukseen; voit sulkea Automatorin nyt.

Siirry Kalenterin avulla päivämäärään, jolloin haluat lähettää sähköpostin, ja luo sitten uusi tapahtuma. Napsauta Uusi tapahtuma -valintaikkunassa Alert (Hälytys) avataksesi pudotusvalikon. Valitse vaihtoehtojen luettelosta Mukautettu.

Uusi mini-ikkuna avautuu. Laajenna pudotusvalikko napsauttamalla Message (Viesti) ja valitse sitten Open File (Avaa tiedosto) luettelosta. Napsauta toisessa pudotusvalikossa (jossa lukee Kalenteri) kohtaa Muu. Finder-ikkuna avautuu. Siirry sen avulla Automatorissa juuri luotuun työnkulkuun ja valitse se.

Viimeistele prosessi napsauttamalla OK.

Jätä Mac päälle

Sinun ei tarvitse tehdä mitään muuta. Kunhan olet määrittänyt kalenterimerkinnän oikein, voit rentoutua.

On kuitenkin yksi ehto. Jotta ajastettu sähköpostiviesti toimisi odotetusti, sinun on varmistettava, että Mac on päällä ja hereillä määritettynä ajankohtana. Jos se ei ole, ajastettua sähköpostia ei lähetetä.

Muita tapoja ajastetun sähköpostin lähettämiseen Macilla

Ajastetun sähköpostin lähettäminen Automatorin avulla sopii hyvin kertaluonteisille viesteille. Jos kuitenkin joudut lähettämään usein automaattisia sähköpostiviestejä, prosessi on hieman hankala ja pitkäveteinen. Sinun olisi parempi käyttää jotain muuta lähestymistapaa.

Tässä on joitakin parhaita kolmannen osapuolen työkaluja, joilla voit lähettää sähköpostin tiettyyn aikaan Macilla.

Mailbutler

Mailbutler on yksi markkinoiden parhaista sähköpostin tuottavuusohjelmista. Apple Mailin lisäksi se toimii myös Gmailin ja GSuiten kanssa.

Työkalu tarjoaa viestimallit, sähköpostin torkkutoiminnon, muistutukset, tehtävien hallinnan, allekirjoitusmallit, sähköpostiseurannan ja paljon muuta. Tärkeää on, että Mailbutlerin avulla voit myös käyttää Apple Mailia sähköpostin ajastamiseen. Työkalu on helppokäyttöinen; se vain lisää Lähetä myöhemmin -painikkeen Apple Mailin Uusi viesti -ikkunaan.

Saadaksesi Send Later -ominaisuuden käyttöön, sinun on tilattava Pro-paketti. Sen hinnoittelu on ilmoitettu euroina 6,50 euroa/kk, joka on tätä kirjoitettaessa noin 7,20 dollaria.

Lataa: Mailbutler Pro (~7,20 dollaria/kk)

MailSuite 2019

MailSuite 2019 on Apple Mail -sovelluksen lisäosa. Se koostuu neljästä komponentista:

• MailTags: Viestien merkitseminen avainsanoilla, projekteilla, tärkeydellä, värillä ja eräpäivillä.
• Mail Act-On: Sähköpostin automatisointityökalu, joka sisältää sähköpostin aikataulutusominaisuuden.
• Mail Perspectives: Sähköpostiviestien navigointitavan mukauttaminen.
• SigPro: Sähköpostin allekirjoitusten luontityökalu.

Koska kyseessä on lisäosa, jos käytät MailSuite 2019 -ohjelmaa, voit aikatauluttaa sähköpostit suoraan Apple Mail -sovelluksesta. Lisäosa maksaa 60 dollaria elinikäisestä lisenssistä.

Lataa: MailSuite (60 dollaria)

Käytä kolmannen osapuolen sähköpostiohjelmaa

Monissa Macille tarkoitetuissa kolmannen osapuolen sähköpostiohjelmissa on sisäänrakennettu tapa lähettää sähköposti tiettyyn aikaan. Kaksi merkittävintä ovat Spark ja Airmail.

Näistä kahdesta Airmail on tehokkaampi yleistyökalu. Siinä on iCloud-synkronointi, tuki peitenimille, valikoima teemoja ja useita lisälaajennuksia. Se maksaa kuitenkin 27 dollaria, kun taas Spark on ilmainen. Molemmista sovelluksista on versio macOS:lle ja iOS:lle.

Lataa: Spark (ilmainen)

Lataa: Airmail (26,99 dollaria)

Parhaat tavat aikatauluttaa sähköpostia Macissa

Mikä on siis paras tapa aikatauluttaa sähköpostia macOS:ssä? Paljon riippuu henkilökohtaisesta käyttötapauksestasi.

Kuten aiemmin mainittiin, ihmiset, joiden tarvitsee ajoittaa sähköposteja vain satunnaisesti, voivat tulla toimeen Automatorilla. Jos sinun täytyy suorittaa prosessi säännöllisesti, kolmannen osapuolen työkalu tai sovellus saattaa olla sopivampi. Sinun on myös päätettävä, haluatko pysyä Apple Mailissa vai haluatko siirtyä kolmannen osapuolen sähköpostiohjelmaan.

Jos haluat viedä sähköpostia vielä pidemmälle, tutustu keinoihin, joilla Apple Mailista voidaan tehdä tuottavampi ammattilaisille.