Tunnet pienyrityksen kuin omat taskusi. Olet uhrannut tuntikausia sen ulkoasuun ja organisointiin, mutta tunnetko samoin taseesi suhteen?
Tässä tutkimuksessa todettiin, että 40 prosenttia pienyrittäjien omistajista käytti kirjanpitoon vähintään 80 tuntia vuodessa. Kun ymmärrät paremmin, miten taseesi on järjestetty, voit räjäyttää kirjanpitosi tehokkaammin. Ensin sinun on kuitenkin ymmärrettävä jokainen taseen tili.
Mitkä ovat taseen tilit?
Pienyrityksen omistajana olet luultavasti tottunut käyttämään kansioita – ja ehkä jopa arkistokaappeja – asiakirjojen järjestämiseen. Taseesi käyttää samanlaista järjestelmää, mutta kansioiden sijasta se on eroteltu tileittäin.
Taseesi tilejä ovat:
- Rahat. Tämä on käteisvaroja, joita saat yrityksesi säännöllisten liiketoimien aikana. Kun esimerkiksi myyt varastoa ja saat maksun, tämä kirjataan kassatilille. Kassatilisi merkitään taseessasi lyhytaikaisiin tai lyhytaikaisiin varoihin.
- Talletukset. Pienyrityksenä olet ehkä ennenkin tehnyt vakuustalletuksia. Teet näin silloin, kun annat jollekin toiselle rahaa säilytettäväksi tulevien kulujen varalta. Näistä käytetään usein nimitystä ”Saatavat vakuustalletukset”. Vakuustalletukset katsotaan taseessasi vaihto-omaisuudeksi.
- Aineettomat hyödykkeet. Nämä ovat ei-fyysisiä varoja. Patentit, tekijänoikeudet, asiakasluettelot, kirjalliset teokset ja lähetysoikeudet ovat yleisiä esimerkkejä. Ne merkitään taseeseen vaihto-omaisuudeksi.
- Lyhytaikaiset sijoitukset. Nämä sijoitukset muutetaan rahaksi vuoden kuluessa. Ne kirjataan myös taseesi lyhytaikaisiin varoihin.
- Saamiset. Tähän kuuluvat rahat, jotka asiakkaasi ovat sinulle velkaa tuotteista tai palveluista, jotka he ovat saaneet, mutta joita he eivät ole vielä maksaneet. Nämä kirjataan taseesi varoiksi.
- Ennakkomaksut. Näihin kuuluvat liiketapahtumat, joista maksut on suoritettu etukäteen. Voit esimerkiksi maksaa vuokrat liiketilasta ennen kuin käytät sitä. Tämä tapahtuma, kuten muutkin ennakkoon maksetut menot, kirjattaisiin taseesi varoiksi.
- Pitkäaikaiset sijoitukset. Nämä ovat tyypillisesti sijoituksia, joita ei muuteta rahaksi vuoden kuluessa. Niihin voi kuulua osakkeita, joukkovelkakirjoja, kiinteistöjä ja joskus käteistä. Pitkäaikaiset sijoitukset kirjataan taseen vastaavaa-puolelle.
- Ostovelat. Tämä on rahamäärä, jonka olet velkaa toimittajille tai velkojille. Velkasi ovat taseesi lyhytaikaisia velkatilejä.
- Siirtovelat. Näitä voivat olla palkat, korot, yleishyödylliset palvelut, korjaukset, bonukset ja verot. Näitä pidetään velkatileinä.
- Luottokortti. Jos sinulla on luottokortti vain pienyritystäsi varten, et ole yksin. Tämä on yleinen käytäntö. Luottokortilla tehdyt ostot kirjataan vastuutileiksi taseeseesi.
- Lyhytaikainen velka. Tämä tili näkyy taseesi lyhytaikaisten velkojen osassa. Siihen kuuluvat kaikki velat, jotka erääntyvät vuoden kuluessa. Yksi esimerkki lyhytaikaisesta velasta on palkkaverot.
- Pitkäaikainen velka. Tämä on velkaa, joka ei eräänny vuoden kuluessa. Esimerkkejä ovat joukkovelkakirjalainat, pitkäaikaiset lainat, leasing-velvoitteet tai vaihtovelkakirjalainat. Nämä kirjataan taseen velkaosaan.
- Oma pääoma. Oma pääoma on erillinen taseen osio. Tämä osio sisältää osakkeiden nimellisarvon, pääomaan maksetut määrät ja voittovarasi.
Mitä ovat taseen saamiset?
Asiakastapahtumat ovat tärkeitä. Ne ruokkivat liiketoimintaasi. Kun siis laadit ja analysoit tasettasi, kiinnitä huomiota myyntisaamisiin. Kuten aiemmin mainittiin, ne edustavat maksuja, jotka asiakkaasi ovat sinulle velkaa ostettuaan tavaroita tai palveluita luotolla. Sanotaan esimerkiksi, että omistat maisemointiyrityksen. Kun olet kunnostanut asiakkaan pihan, lähetät hänelle laskun. Myöhemmin he puolestaan lähettävät takaisin maksun tarjotuista palveluista.
Saamiset, kuten edellä mainitussa maisemointiesimerkissä, ovat vaihto-omaisuutta. Tämä johtuu siitä, että ne odotetaan muutettavan rahaksi vuoden sisällä.
Mitä ovat taseen velat?
Tiedät jo, että yritykseesi virtaava raha on yhtä tärkeää kuin sieltä ulos virtaava raha. Siksi on tärkeää pitää tarkasti silmällä ostovelkojasi, sillä ne ovat maksuja, joita olet velkaa muille yrityksille.
Ostovelkasi ovat itse asiassa muiden yritysten saamisia. Sanotaan esimerkiksi, että pienyritykseltäsi loppuu olennainen vaihto-omaisuus odotettua aikaisemmin. Otat nopeasti yhteyttä tavarantoimittajaan ja ostat häneltä lisää varastoa luotolla. Kun kriisi on vältetty ja hyllyjäsi on täydennetty, saat laskun maksettavaksi. Tätä maksua pidetään ostovelkoina (ja toimittajan osalta se on myyntisaaminen). Olet laillisesti velvollinen maksamaan sen ajallaan tavarantoimittajalle.
Taseen tilien täsmäyttäminen
Olet luultavasti ennenkin tehnyt täsmäytyksiä muiden kanssa, mutta et ehkä ole täsmäyttänyt tasetta. Tiedä aluksi, että taseen täsmäyttämiseen kuuluu taseen tilien vertaaminen toiseen lähteeseen.
Monille pienyrittäjille tämä lähde on pankkitiliote. Kannattaa kuitenkin pitää mielessä, että nämä tiliotteet koskevat vain taseen kassatilejä. Voit verrata saamisten, velkojen ja käyttöomaisuuden liiketapahtumia käyttämällä sivukirjanpitoa.
Tämä vertailu on tärkeää kaltaisillesi pienyrittäjille, koska sen avulla voit varmistaa, että taseesi on oikea. Haluat, että tilisi vastaavat toisiaan. Jos ne eivät täsmää, sinulla voi olla ongelmia tulevaisuudessa. Tästä huolimatta taseen vertailu voi auttaa sinua havaitsemaan virheet ajoissa. Joskus nämä virheet voivat olla niinkin yksinkertaisia kuin kirjoitusvirhe tai numeron numeroiden vaihtuminen.
Tilien täsmäytysprosessin aikana sinun kannattaa pitää luetteloa siitä, mistä kukin tasetili koostuu. Tämä voi auttaa sinua pysymään järjestyksessä. Nämä luettelot ovat:
- Kiinteät varat
- Yksittäiset ennakkomaksut, joiden yhteissumma on ennakkomaksut
- Saamiset ja velat, jotka liittyvät taseeseen
Tase-erittelysi on täsmäytettävä kuukauden, vuosineljänneksen tai koko vuoden pituisen jakson lopussa. Ajoitus riippuu sinusta pienyrityksen omistajana. Taseen täsmäyttämistä osana tilinpäätösprosessia pidetään kuitenkin hyvänä ideana.
Kun olet todennut, että taseesi on oikea, voit helposti ja luottavaisesti käyttää sitä tulevien taloudellisten päätösten tekemiseen.
Mikä on budjetoitu tase?
Budjetit eivät ole sinulle vieraita. Jokaisella yrityksellä on sellainen. Riippumatta siitä, kuinka korkea tai matala budjettisi on, haluat nykyisen taseen lisäksi myös budjetoidun taseen.
Budjetoitu tase on sama kuin nykyinen taseesi, paitsi että se kuvastaa arviota tulevista budjettikausista. Näin ollen se osoittaa, missä taseen tilit ovat tulevien tilikausien lopussa, jos noudatat nykyistä budjettia.
Kun seuraavan kerran tarkastelet pienyrityksesi tasetta, älä vain kaunistele sitä. Pysähdy oikeasti ja ymmärrä jokainen tili siinä. Tämä auttaa sinua ymmärtämään paremmin markkinoitasi, toimintaasi ja pienyritystäsi kokonaisuutena.
Mene tämän lisäksi vielä askeleen pidemmälle. Täsmäytä taseesi tällä tilikaudella. Luo sitten budjetoitu tase, jotta saat vielä enemmän taloudellista etua. Se, kuinka syvälle sukellat taseeseesi, on viime kädessä sinusta itsestäsi kiinni.