Meklarin protokolla (Broker Protocol) on nykyään arka aihe. Ovatko ne mukana? Ovatko ne ulkona? Aiheeseen liittyy paljon pelkoa. Loppujen lopuksi pöytäkirjassa itsessään todetaan, että mikä tahansa osapuoli voi vetäytyä milloin tahansa.
Muutoskonsulttina yksi yleisimmistä kysymyksistä, joita saan pöytäkirjasta, on: ”Mitä tietoja voin tuoda mukanani?”.
Ensimmäinen ehdotukseni on lukea Broker Protocol. Olisit yllättynyt siitä, kuinka moni neuvonantaja ei ole lukenut sitä. Useimmat vain olettavat tietävänsä pääpiirteittäin ja luottavat siihen, että heidän hyväksyvä laitoksensa antaa yksityiskohdat.
Olen lukenut sen lukuisia kertoja ja poimin edelleen pieniä asioita sieltä sun täältä. Se on asianajajien kirjoittama, joten se on melko perusteellinen. Silti löydän monia kohtia, jotka tuntuvat olevan tulkinnanvaraisia. Niin kai kaikki on.
Tässä artikkelissa haluan keskittyä ”asiakastietoihin”. Protokollafirmasta lähdettäessä voi ottaa mukaan seuraavat tiedot: asiakkaan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja tilinimike.
Näyttää tarpeeksi helpolta, eikö? Jossain mielessä se onkin. On kuitenkin olemassa sääntöjä siitä, mitä pidetään asiakastietoina. Lisäksi on olemassa tapoja muotoilla asiakastiedot niin, että siirtyminen onnistuu todennäköisemmin.
- Asiakkaan nimi. Vaikka tämä saattaa vaikuttaa suoraviivaiselta, se ei todellakaan ole sitä. Tilien avaaminen ja siirrot epäonnistuvat jatkuvasti nimierojen vuoksi. Ei riitä, että nimi vain mainitaan tilillä. Asiakkaan koko virallinen nimi on ilmoitettava. Etuliitteet, loppuliitteet, keskimmäinen alkukirjain (jos ei täyttä toista nimeä) ja mahdolliset peitenimet. Käytä oikeita laillisia tietoja ja mieti sitten, miten asiakas haluaisi sen lukevan. Jotkut säilyttäjät vaativat lisää sisäistä paperityötä tai ulkopuolisia asiakirjoja. Varmista, että tiedät, mitä ne ovat, jotta voit pyytää niitä asiakkaalta etukäteen ja välttää sen, että sinun on palattava samalle asiakkaalle pyytämään lisätietoja.
- Osoite. On sanomattakin selvää, että kirjaamasi osoite on oikea. Jos asiakkaalla on useampi kuin yksi osoite, merkitse ne kaikki. En ole lukenut välittäjäpöytäkirjasta mitään sellaista, jossa sanottaisiin, että kussakin luokassa voi olla vain yksi kohde. Jos asiakkaallasi on postiosoite, ota se mukaan. Älä unohda heidän laillista katuosoitettaan. Se tarvitaan tilin avaamiseen.
- Puhelinnumero. Ota ne kaikki mukaan. Kännykkä, kotipuhelin, työpuhelin. Tässä huipputekniikan maailmassa kännykkä on tärkein numero, koska se on yhteydessä tileihin kaikessa, mikä edellyttää sähköistä allekirjoitusta. Kaksi asiakasta taloudessa? Varmista, että sinulla on molempien matkapuhelinnumerot, ja varmista, että ne ovat oikein.
- Sähköpostiosoite. Toistamisen kustannuksella, noudata samoja ohjeita kuin edellä. Varmista, että sähköpostiosoite on oikein. Kaikki asiakirjat, jotka haluat lähettää sähköistä allekirjoitusta varten, on lähetettävä asiakkaan sähköpostiosoitteeseen. Varaa aikaa poistaa osoitteet, jotka eivät ole enää käytössä, ja varmista, että jokaisella luetellulla asiakkaalla on sellainen.
- Tilinimikkeet. Tämä on tärkeä. Riippuen rivien määrästä ja rivillä sallittujen merkkien määrästä, tiliotteiden tiliotsikot voivat lopulta näyttää hyvin erilaisilta kuin mitä tilin todellinen rekisteröinti on. Kannattaa keskittyä tilin rekisteröintiin, koska siinä on eniten tietoa käytettävissäsi. Esimerkki: Voit katsoa luettelon tilien nimistä ja nähdä, että sinulla on tili nimeltä ”The Smith Family Trust”. Tämä voi olla nimi, jonka annoit tilille, mutta se ei ole täydellinen rekisteröinti. Täydellinen rekisteröinti olisi pikemminkin ”Jonathon F. Smith Ttee, Jane L. Smith Ttee, The Smith Family Irrevocable Trust DTD 1/1/99 FBO James K. Smith”. Tilin lempinimi osoittaa, että minulla on trusti. Tilin rekisteröinti osoittaa, että minulla on peruuttamaton trusti, jossa on kaksi edunvalvojaa, edunsaaja ja päivämäärä. Suuri ero.
Useimmilla hyväksyvillä säilyttäjillä on oma taulukkonsa, jonka he toimittavat sinulle. Vaikka se on todennäköisesti hyvin perusteellinen, se sisältää myös monia sarakkeita, jotka eivät sovellu sinun tilanteeseesi. Suosittelen, että laadit ensin oman laskentataulukkosi. Pidä yksi kopio itselläsi ja tulosta toinen kopio, jonka voit antaa nykyisen yrityksesi toimialajohtajalle, kun eroat. Tämä kopio sisältää tilinumerot. Sinun kopiossasi ei ole. Käytä laskentataulukkoa täydentämään omaisuudenhoitajasi toimittamaa taulukkoa. Noudata heidän ohjeitaan mahdollisimman tarkasti. He eivät voi hyväksyä tietoja sinulta ennen kuin olet irtisanoutunut nykyisestä yrityksestäsi, joten he eivät voi huomauttaa virheistä ennen lähtöäsi. Eroamisen jälkeen on kilpajuoksu kelloa vastaan, jotta he voivat puhdistaa listan, laatia asianmukaiset paperit ja lähettää ne sinulle.
Käytä taulukkolaskentaasi pelastusrenkaana. Lisää lisäsarakkeita. Pidä kirjaa keskusteluista ja siirtojen tilasta. Taulukkolaskenta on tärkein työkalusi.