Beaucoup d’entre nous luttent pour faire des choses parce que nous devons compter sur les autres. Malheureusement, cette dépendance fait partie intégrante de la conduite des affaires. Pour mieux atteindre vos objectifs, il est vital que vous appreniez à boucler la boucle des actions afin que les choses se fassent.
Table des matières
Communications en boucle fermée Définition
Les communications en boucle fermée ou Closing the loop s’apparentent au suivi, à la vérification ou à la conclusion de l’affaire. Le terme vient des systèmes de contrôle où ils ferment la boucle de contrôle afin que le système reste stable. Le contraire d’un système stable est un système instable. Dans le jargon des systèmes de contrôle, on parle d’un système en boucle ouverte car il n’a pas de retour d’information et risque donc de partir en vrille – un peu comme des projets sans suivi.
Je suis sûr que la plupart d’entre vous ont connu des situations où vous pensiez que quelqu’un allait faire quelque chose et où il s’avère qu’il a oublié, vous a ignoré ou a fait la mauvaise chose. Tous ces problèmes sont le résultat de ne pas fermer la boucle.
Les communications en boucle fermée pendant les situations stressantes
Les communications en boucle fermée sont essentielles pendant les périodes de stress et de tension où il doit être clair comme de l’eau de roche ce qui est communiqué. Cela est particulièrement vrai lorsque la vie et la mort sont en jeu comme dans une salle d’opération ou sur le champ de bataille.
À titre d’exemple, les communications radio bidirectionnelles suivent un protocole de communication en boucle fermée serré pour s’assurer que le message a été reçu. Je suis sûr que la plupart d’entre vous ont entendu parler de ce qui suit :
- Roger représente la lettre « R », qui était souvent difficile à comprendre à la radio – signifie « message reçu ».
- Wilco signifiait « se conformera » à ce que vous avez dit.
- Over signifiait « J’ai terminé – maintenant vous pouvez parler. »
- Out signifiait « J’ai terminé. »
Ces mots et procédures standards rendent simple et clair ce qui se passe. Les affaires ne sont pas une question de vie ou de mort comme le champ de bataille ou la salle d’opération, mais elles peuvent bénéficier de communications claires et concises en boucle fermée.
Afin de vous épargner des souffrances, des peines de cœur et des erreurs de communication, voici quelques étapes qui vous permettront de boucler la boucle à chaque fois.
Étape 1 : Avoir des objectifs clairs
L’un des plus grands défis pour faire avancer les choses est de comprendre vos véritables objectifs. Rien ne vous frustrera plus que de lancer quelqu’un sur une tâche qui est vraiment du temps mais qui n’est pas communiquée de cette façon. Avoir des objectifs clairs signifie que vous réfléchissez à ce qui doit être fait et que vous élaborez un plan qui a du sens. L’astuce pour cela est de se préparer soigneusement et de clouer les objectifs qui sont importants et les personnes dont vous avez besoin pour les faire.
Étape 2 : Communiquer clairement
Une communication claire signifie que votre message ou votre tâche s’enregistre auprès du public. Cela ne signifie pas que vous parlez lentement ou que vous utilisez un anglais de 4ème année. Au contraire, vous devez avoir des points dans votre réunion ou votre conversation où vous demandez de la clarté et que votre message passe bien. N’oubliez pas que ce que vous dites peut ne pas communiquer le message que vous vouliez. C’est pourquoi vous devez constamment écouter ce que les gens disent et confirmer que votre message ou votre tâche passe bien.
Étape 3 : créer des points de suivi naturels
Une chose avec laquelle la plupart des gens ont du mal est la façon de faire le suivi avec quelqu’un sur une tâche ou une mission. Cela peut être un défi pour certaines personnes parce qu’il n’est pas clair quand faire le suivi. Si vous créez des points de suivi naturels, toutes les parties se sentiront beaucoup plus à l’aise pour prendre votre appel ou votre e-mail. Ces points de suivi naturels sont créés par la personne qui souhaite le plus que l’action soit réalisée. Voici quelques exemples de points de suivi naturels :
- Prendre l’action de faire un suivi dans une semaine si vous n’avez pas de nouvelles de quelqu’un
- Définir une date limite mutuelle sur laquelle tout le monde est d’accord
- Fournir des informations ou des commentaires avant une certaine date
- Une action personnelle pour faire un suivi avec des données/recommandations, etc.
- Fournir une mise à jour du statut lorsque quelque chose de matériel se produit (par ex.
Il y a plusieurs autres points de suivi naturels qui deviendront évidents pour vous une fois que vous commencerez à les chercher.
Étape 4 : Documenter les discussions, les actions et les ordres du jour
La meilleure chose que vous puissiez faire pour boucler la boucle est probablement d’envoyer les ordres du jour, les notes, les actions et les conclusions des réunions. Cela peut sembler être beaucoup de travail, mais c’est un excellent point focal pour la discussion. Lorsque vous envoyez les notes d’une réunion, vous créez un point de suivi naturel qui peut être exploité pour boucler la boucle sur plusieurs actions. Sans ce point focal, toutes les actions en suspens n’auront pas de place. Vos notes de réunion et leur suivi fourniront à ces actions un foyer naturel.
Étape 5 : Faites le suivi quand vous l’avez promis
Si vous voulez que les gens fassent rapidement le suivi de vos actions, alors vous devez donner l’exemple. Le ton et la teneur de votre suivi couplés à votre ponctualité montreront que vous vous souciez de boucler la boucle et cela déteindra naturellement sur les autres. Rien ne dit à quelqu’un qu’il est important de boucler la boucle comme faire tout ce que vous pouvez pour lui faciliter la tâche.
Étape 6 : Répétez jusqu’à ce que la boucle soit bouclée
Parce que vous demandez à quelqu’un de faire quelque chose, cela ne signifie pas qu’il vous a réellement entendu ou qu’il a reconnu que cela sera fait. Cela signifie que vous devez répéter les étapes ci-dessus jusqu’à ce que vous atteigniez la résolution que vous souhaitez. Cela peut prendre plusieurs réunions ou appels téléphoniques. En fait, cela peut prendre plus de temps que prévu. Ce qu’il faut retenir, c’est que vous devez être diligent si vous voulez que quelque chose soit fait. Cela exige que vous communiquiez constamment vos résultats souhaités et que vous fermiez la boucle pour vous assurer que cela se fasse.
La communication en boucle fermée demande de la pratique
Comme toute chose, la communication en boucle fermée demande de la pratique. Il peut être gênant ou même sembler idiot de devoir répéter des choses ou d’accuser clairement réception d’un message. Cette gêne s’estompera et vous vous trouverez en mesure d’accomplir plus de choses avec moins de maux de tête.