L’envoi de courriels de groupe peut parfois être plus de tracas qu’il n’en vaut la peine, surtout si vous êtes nouveau dans cette pratique.
Comment créer un courriel de groupe – 4 étapes simples
Si vous avez sélectionné manuellement des contacts chaque fois que vous envoyez un courriel à plusieurs de vos collègues, arrêtez tout de suite.
GroupMail rend l’envoi de courriels de groupe dans Outlook simple et vous débarrasse de beaucoup de tracas.
Il y a plusieurs façons différentes d’envoyer des courriels de groupe dans Outlook avec GroupMail selon l’édition que vous utilisez.
La première étape pour toute édition implique la gestion de votre carnet d’adresses et la création de groupes de contacts. Dans l’édition personnelle, vous pouvez le faire dans Outlook, puis exporter vos contacts à partir d’un fichier csv et les importer dans GroupMail. Ou vous pouvez créer des groupes à partir de zéro dans GroupMail et ajouter manuellement vos contacts.
Avec l’édition GroupMail Business, on ne peut pas faire plus simple. Cette édition signifie moins de maintenance de liste et des fonctionnalités plus sophistiquées telles que la possibilité d’envoyer des e-mails individuels personnalisés à un groupe.
Pour vous aider à commencer à envoyer des messages de groupe, nous avons rassemblé quatre étapes simples pour envoyer un e-mail de groupe avec GroupMail Business Edition.
1.Créer votre groupe dans Outlook
Créer des groupes de contacts peut prendre du temps, mais c’est un temps qui vaut la peine d’être investi car, à long terme, cela libérera plus de minutes chaque fois que vous devrez envoyer un message de groupe. Tout le monde doit commencer quelque part et, une fois votre carnet d’adresses organisé et vos groupes créés, le processus d’envoi d’e-mails groupés sera beaucoup plus simple. Vous pouvez en savoir plus sur le site de Microsoft : Créer et modifier un groupe de contacts.
2.Lier GroupMail à votre carnet d’adresses Outlook
Une fois que vous avez installé ou mis à niveau GroupMail Business Edition, vous pouvez maintenant lier GroupMail à votre carnet d’adresses Outlook. L’avantage de cette opération est que vous n’aurez pas besoin d’exporter vos contacts à partir d’un fichier csv et de les importer dans GroupMail ; vous n’aurez qu’une seule liste de diffusion à gérer. Par conséquent, toute modification apportée à votre carnet d’adresses Outlook sera automatiquement synchronisée avec GroupMail.
3.Installer la barre d’outils Outlook de GroupMail
La barre d’outils Outlook de GroupMail est exclusive à l’édition Business de GroupMail. Avec la barre d’outils Outlook, vous pouvez lancer GroupMail, créer un nouveau message GroupMail ou transférer un message à votre groupe GroupMail. Pour installer la barre d’outils, fermez tous les programmes, puis exécutez l’installation de GroupMail. Sélectionnez « Barre d’outils Outlook » comme composant à installer. Pour poursuivre l’installation, cliquez sur suivant. Une fois l’installation terminée, ouvrez votre Outlook et vous remarquerez que les nouvelles icônes GroupMail de la barre d’outils apparaissent dans la rubrique « Add-Ins ». Vous pouvez en savoir plus sur l’utilisation de la barre d’outils GroupMail Outlook ici.
4.Créer un nouveau message de groupe
Maintenant que vous avez installé la barre d’outils GroupMail Outlook, vous pouvez commencer à créer des messages de groupe rapides et faciles sous les compléments d’Outlook. Une autre grande caractéristique de GroupMail Business Edition est que la barre d’outils Outlook vous permet d’ajouter et de supprimer des destinataires au sein de vos groupes GroupMail à partir d’Outlook.
Comme toujours, si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’aide en cours de route pour envoyer des courriels de groupe, n’hésitez pas à contacter notre équipe de soutien technique. Ou, vous pouvez consulter nos tutoriels vidéo, et tous les mercredis à 15h30, nos webinaires en direct.
Vous pouvez télécharger et essayer notre version gratuite de GroupMail ici : télécharger.