Que vous démarriez ou que vous soyez en affaires depuis un certain temps, la création et le maintien d’un organigramme d’entreprise peuvent être un moyen extrêmement utile d’illustrer le fonctionnement de votre entreprise et peuvent également être utilisés pour montrer comment vous allez croître et changer à l’avenir.
Qu’est-ce qu’un organigramme de petite entreprise ? Un organigramme d’entreprise, parfois également appelé » organigramme d’entreprise « , est une représentation visuelle de la structure de votre entreprise – il décrit le rôle de chaque employé et clarifie qui rend compte à qui au sein de votre entreprise. Dans de nombreux cas, l’élaboration et la mise à jour de cet organigramme relèveront du service RH de votre petite entreprise, mais si vous ne disposez pas actuellement d’une branche distincte des ressources humaines (ou même si vous en avez une), il vaut la peine de comprendre comment ces tableaux fonctionnent et comment en créer un.
Dans ce guide, nous allons donc expliquer exactement comment créer un organigramme d’entreprise en quatre étapes simples – en discutant des différents types de diagrammes parmi lesquels vous pouvez choisir, ainsi que des différents objectifs que vous devriez prendre en compte lors de la création d’un organigramme pour votre entreprise.
Comment créer un organigramme d’entreprise
Bien que regarder des exemples d’organigrammes d’entreprise puisse être accablant, la création d’un de ces diagrammes pour votre entreprise peut être décomposée en quatre étapes faciles. En prenant ce processus une étape à la fois, vous serez en mesure de décider quel type de diagramme est le meilleur pour votre entreprise et, en fin de compte, de développer un tableau (comme beaucoup d’autres documents opérationnels que vous avez) qui peut être utilisé tout au long du cycle de vie de votre entreprise. Dans cette optique, commençons :
Étape 1 : Décider comment structurer l’organigramme de votre entreprise.
La première étape de la création d’un organigramme pour votre entreprise consiste à décider du type de tableau que vous souhaitez utiliser. En général, il y a quatre modèles populaires à considérer et vous voudrez choisir celui qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise.
Organigramme hiérarchique de l’entreprise
Pour commencer, un diagramme hiérarchique commence au sommet de l’entreprise et descend la chaîne de commandement (comme vous pouvez le voir ci-dessous). Une ligne verticale entre les individus indique que l’employé du dessus supervise directement l’employé du dessous. Les hiérarchies montrent également les relations latérales, lorsque deux personnes sont sur un pied d’égalité dans le cadre de l’entreprise, mais peuvent néanmoins collaborer ou partager des responsabilités – ces diagrammes utilisent des lignes horizontales pour relier les travailleurs latéraux. L’organigramme de l’entreprise ici montre comment l’entreprise est structurée en commençant par le PDG et en progressant dans le reste de l’entreprise.
Vous pouvez voir un autre exemple ci-dessous, structuré de manière similaire, mais dans un format graphique qui comprend des images:
Dans l’ensemble, la plupart des petites entreprises utilisent un organigramme hiérarchique parce que c’est l’option la plus simple. Cela dit, vous pouvez utiliser ce type d’organigramme d’entreprise même si vous n’avez que quelques noms à remplir – à mesure que votre entreprise se développe, il est facile d’ajouter de nouveaux employés.
Organigramme fonctionnel d’entreprise
Puis, vous pouvez envisager un organigramme fonctionnel d’entreprise si votre entreprise est assez grande pour diviser les employés en départements. Ce type de diagramme montre le chef de chaque département et toutes les personnes qui lui sont rattachées. Un organigramme fonctionnel n’est pas entièrement distinct d’un organigramme hiérarchique, mais il a un accent légèrement différent en fonction des différents départements.
Dans l’exemple ci-dessous, chaque case a un texte fictif, mais voici ce que nous vous recommandons d’énumérer pour chaque individu. Vous pouvez utiliser ces mêmes informations dans tous les organigrammes de petites entreprises :
- Nom de l’employé (laissez en blanc si le poste est ouvert)
- Département (ventes, marketing, comptabilité, opérations, etc.)
- Titre du poste ou de l’emploi (représentant des ventes, superviseur, gestionnaire de comptes)
- Description des fonctions (une brève phrase ou deux devraient suffire)
- Lieu (si vous avez plus d’un bureau)
- Informations de contact (adresse physique, numéro de téléphone ou poste, numéro de téléphone cellulaire professionnel, adresse électronique professionnelle)
- Photo (pour se reconnaître facilement)
Comme vous pouvez le voir, bien que l’organigramme fonctionnel des petites entreprises soit assez similaire à l’option hiérarchique, ce diagramme peut être utile pour distinguer les départements, donnant un plus grand aperçu du fonctionnement de votre entreprise de cette manière spécifique.
Organigramme matriciel d’entreprise
La troisième option, appelée organigramme matriciel ou interfonctionnel d’entreprise, est utile si les travailleurs relèvent de plusieurs superviseurs. Comme les graphiques hiérarchiques, les organigrammes matriciels illustrent les relations de supervision immédiate entre les employés, mais ils indiquent également le chef de projet, l’équipe ou le service dont dépend un employé. Comme vous pouvez le voir dans l’exemple ci-dessous, les lignes pleines indiquent une fois de plus qu’une personne est le principal responsable de la personne qui lui est inférieure. Les lignes en pointillés démontrent un lien hiérarchique moins direct, mais néanmoins important.
Comme le montre cet organigramme du Project Management Institute, l’organigramme matriciel des petites entreprises est souvent utilisé par les entreprises dont les chefs de projet travaillent dans différentes équipes. De même, vous pouvez constater que les entreprises basées sur les produits, la recherche et l’ingénierie sont plus susceptibles d’utiliser ce type de diagramme pour illustrer la structure de leur entreprise.
Organigramme de l’entreprise en cercle
Enfin, la dernière option à considérer est l’organigramme de l’entreprise en cercle. Le diagramme en cercle est devenu de plus en plus populaire, en particulier parmi les petites entreprises en démarrage qui souhaitent se débarrasser des hiérarchies d’entreprise traditionnelles. L’idée derrière ces graphiques (illustrés ci-dessous) est que toutes les équipes – et les employés qui les composent – jouent un rôle d’égale importance dans l’entreprise.
Encore une fois, bien que cet exemple montre un texte factice, vous pouvez voir comment vous compléteriez le graphique en fonction des informations de votre entreprise. Chaque département constitue un rayon de la roue et les employés qui le composent sont répertoriés dans chaque section. Comme nous l’avons discuté ci-dessus, vous rempliriez les informations essentielles pour chaque employé – nom, titre du poste, brève description, coordonnées, etc.
En fin de compte, cette première étape peut prendre du temps – vous voudrez considérer votre entreprise telle qu’elle existe maintenant et comment vous voulez qu’elle se développe – de cette façon, vous pouvez déterminer laquelle de ces quatre options d’organigramme fonctionnera le mieux pour illustrer la structure de votre entreprise.
Étape 2 : Collectez les informations sur les employés et catégorisez les données.
Maintenant, une fois que vous avez décidé du type d’organigramme d’entreprise que vous utiliserez, le reste de l’élaboration de votre diagramme est assez simple.
Pour votre prochaine étape, donc, vous voudrez écrire une liste de tous les employés de votre entreprise et inclure les informations pertinentes à leur sujet que nous avons mentionnées ci-dessus.
Si vous avez choisi un organigramme hiérarchique, vous placerez chaque individu dans l’ordre qui lui convient sur la liste. Le propriétaire de l’entreprise occupe le premier niveau, toute personne qui lui est directement rattachée appartient au deuxième niveau, et le diagramme progresse à partir de là. Si vous avez choisi un organigramme fonctionnel ou circulaire, vous organiserez votre liste en fonction de chaque service, comme le montrent les exemples que nous avons expliqués ci-dessus. Enfin, si vous avez opté pour un organigramme matriciel de petite entreprise, vous devrez vous assurer de noter toutes les relations de supervision.
Étape 3 : Décidez comment vous allez compléter votre organigramme d’entreprise.
Après avoir rassemblé toutes les informations dont vous avez besoin pour vos employés et les avoir catégorisées en fonction du type d’organigramme que vous avez choisi, vous voudrez déterminer comment vous allez compléter votre organigramme. Comme vous l’avez vu dans nos exemples ci-dessus, il existe des images et des modèles d’organigramme de petite entreprise que vous pouvez télécharger et modifier à l’aide d’un logiciel comme Adobe Photoshop.
D’autre part, vous pouvez choisir de créer votre organigramme d’entreprise dans un programme simple et fiable que vous possédez peut-être déjà, comme Microsoft Office (Excel, Outlook, PowerPoint ou Word) ou Google Sheets. Vous avez également la possibilité d’acheter un modèle auprès d’un fournisseur comme SmartDraw ou Lucidchart. Toutefois, pour tirer le meilleur parti de votre investissement, vous pouvez envisager d’acheter un logiciel de RH ou de paie qui inclut cette fonctionnalité (entre autres). À titre d’exemple, la plateforme tout compris de Gusto vous permet de créer un organigramme au sein de leur système, ainsi que de gérer vos tâches essentielles en matière de paie et de RH.
Bien que techniquement, vous puissiez schématiser l’organigramme de votre petite entreprise à la main, si vous utilisez un modèle ou un logiciel en ligne, vous pouvez modifier votre graphique avec facilité au fur et à mesure que votre entreprise se développe et que le personnel change.
Étape 4 : Remplir l’organigramme de votre entreprise et le classer en toute sécurité.
Enfin, une fois que vous avez choisi comment vous allez compléter votre organigramme, vous serez prêt à le remplir réellement.
Avec les données que vous avez compilées, vous remplirez chaque case ou branche du diagramme que vous avez choisi. Encore une fois, si votre diagramme est hiérarchique, vous commencerez par le propriétaire ou le PDG de l’entreprise au sommet. Ensuite, vous créerez une case sous le propriétaire pour chaque personne qui lui est directement subordonnée, et vous tracerez une ligne verticale pleine en partant du propriétaire vers chacune de ces personnes supervisées. Vous continuerez ce processus pour chaque niveau de la chaîne de commandement de l’entreprise, et descendrez l’échelle de l’entreprise jusqu’à ce que vous ayez placé chaque employé sur le graphique.
Si votre graphique est une conception fonctionnelle, vous remplirez les cases primaires avec les informations pour le chef de chaque département et le reste avec les informations pour chaque individu qu’ils gèrent directement. Vous suivrez la même procédure avec un graphique matriciel – avec ce graphique, cependant, n’oubliez pas d’inclure les responsables secondaires à côté de chaque département, et faites des lignes en pointillés (ou une autre distinction) entre les cases pour représenter ces relations de supervision supplémentaires.
Enfin, avec un diagramme circulaire, vous ajouterez les employés d’information et les fonctions de chaque département à la tranche de tarte correspondante, et votre diagramme est complet.
Une fois que vous avez terminé votre organigramme de petite entreprise, vous voudrez vous assurer de le sauvegarder dans un endroit sûr – si vous n’utilisez pas un logiciel de RH ou un autre programme qui vous permet de le sauvegarder dans ce système. Vous voudrez garder votre organigramme à portée de main pour le mettre à jour au fur et à mesure que votre entreprise se développe et change.
Dans le même ordre d’idées, il est également utile de stocker une copie de votre organigramme sur un serveur, un lecteur ou un portail d’employé partagé de l’entreprise afin que tout le monde dans votre entreprise puisse le voir (mais pas le modifier)-de cette façon, tout le monde dans votre organisation peut comprendre comment l’entreprise est structurée et se référer à l’organigramme au besoin.
Modèles d’organigramme de petite entreprise
Si vous n’êtes pas prêt à investir dans une plateforme logicielle pour construire votre diagramme, vous pourriez être intéressé par l’exploration de différents modèles d’organigramme de petite entreprise. Comme nous l’avons mentionné, il existe des solutions bien connues, comme Microsoft Office, qui proposent des modèles d’organigramme que vous pouvez télécharger et utiliser pour votre entreprise. Examinons quelques exemples :
- Microsoft Office : Dans la section des modèles du site Web d’Office, vous pouvez trouver divers modèles d’organigramme d’entreprise que vous pouvez télécharger gratuitement et personnaliser dans PowerPoint, Word ou Excel. Pour une option d’organigramme hiérarchique simple, vous pouvez commencer par cet » organigramme minimal « .
- 24Slides : Parmi les autres options de modèles d’entreprise, 24Slides propose des modèles gratuits d’organigramme de petite entreprise que vous pouvez copier et modifier dans Google Slides. Ils proposent également ces modèles dans différents types, notamment le diagramme hiérarchique classique, ainsi que le diagramme circulaire.
- Canva : La plateforme d’édition d’images et de graphiques Canva vous permet de concevoir et de personnaliser votre propre organigramme d’entreprise (gratuitement, il suffit de créer un compte) en utilisant leur système.
- Vizzlo : Bien que Vizzlo propose des plans payants, avec leur version gratuite, vous pouvez accéder à plus de 100 types d’organigrammes différents, y compris des modèles d’org de petite entreprise. De plus, vous avez la possibilité de modifier votre modèle dans Vizzlo, ou de créer votre organigramme directement dans PowerPoint ou Google Slides en utilisant une intégration Vizzlo.
Bien sûr, ce ne sont que quelques options – il existe de nombreux modèles et exemples supplémentaires que vous pouvez trouver en recherchant et en naviguant en ligne.
Les avantages d’un organigramme d’entreprise
Comme nous l’avons montré à travers notre guide en quatre étapes, la création d’un organigramme d’entreprise peut être un processus assez direct et simple. Cependant, si vous débutez, ou si vous n’avez pas d’employé ou de service dédié à l’élaboration de ce graphique, vous vous demandez peut-être si vous avez vraiment besoin d’un organigramme. En fin de compte, la décision vous appartient – mais, à cette fin, il est utile de souligner certains des avantages de l’un de ces diagrammes et pourquoi ils peuvent être si utiles pour votre petite entreprise.
Clarifier la structure de gestion
Si vous venez de démarrer votre entreprise, le processus nécessaire pour construire un organigramme d’entreprise vous oblige à répartir officiellement les tâches et à étoffer les rôles de chaque individu et le but de chaque département dans votre entreprise. Vous éviterez ainsi toute confusion ultérieure, lorsque votre entreprise se développera. Bien sûr, vous pouvez toujours restructurer votre organigramme d’entreprise plus tard – cependant, si vous décrivez les attentes pour chaque poste dès le début, vous avez déjà une longueur d’avance dans le processus entrepreneurial.
D’autre part, si votre entreprise est plus établie, un organigramme d’entreprise aide les employés nouveaux et existants à comprendre où se situe leur place dans le cadre de l’entreprise, ce qui clarifie toute question concernant la chaîne de commandement. Cette transparence permet de gagner du temps et de l’efficacité, car les travailleurs peuvent consulter votre organigramme et déterminer exactement à qui s’adresser lorsqu’ils sont confrontés à un problème donné. De plus, si l’organigramme de votre entreprise est bien structuré, vos employés sauront déjà non seulement le nom de la bonne personne à consulter, mais aussi le poste qu’elle occupe et les responsabilités qu’elle supervise.
Augmenter l’efficacité opérationnelle
Un autre avantage de la création et de la tenue à jour d’un organigramme de petite entreprise est que, ce faisant, vous pouvez examiner la structure actuelle de votre entreprise et déceler des moyens potentiels de l’améliorer. Certains employés sont-ils responsables de trop de tâches et d’autres de trop peu ? Y a-t-il des chevauchements inutiles entre les différents travailleurs ? Y a-t-il des tâches qui passent à travers les mailles du filet ? Devriez-vous vous réorganiser afin de répondre à ces besoins, embaucher des travailleurs supplémentaires ou même externaliser ces tâches ? Vous constaterez peut-être que vous pouvez mieux utiliser les travailleurs que vous avez déjà, et ainsi augmenter la productivité.
Un organigramme d’entreprise peut également améliorer la communication interfonctionnelle dans toute votre entreprise, ce qui conduit à une gestion de projet plus efficace. Il est plus facile d’accomplir des tâches qui impliquent plusieurs travailleurs ou équipes lorsque la structure hiérarchique est claire et que chacun sait à qui parler de quoi.
Démontrer le succès actuel
Même si vous pensez que votre entreprise ne bénéficierait pas d’un organigramme, vous pouvez constater que les prêteurs potentiels veulent en voir un lorsque vous demandez un financement. Comme pour un plan d’affaires, les banques, les institutions comme la SBA et les investisseurs potentiels veulent l’assurance que vous avez soigneusement examiné la structure de votre entreprise, car une telle préparation est souvent un indicateur de succès futur.
En tant que professionnels de la finance, ils voudront également s’assurer que la méthode d’organisation de l’entreprise que vous avez choisie est celle qui, selon eux, est susceptible de prospérer – afin que vous puissiez rembourser votre prêt commercial potentiel à temps.
Faciliter la planification future
Enfin, un organigramme de petite entreprise peut vous aider à préparer l’évolution et l’expansion de votre entreprise. Dans cette veine, nous vous recommandons de créer deux versions de votre organigramme : une qui reflète la structure actuelle de votre entreprise et une autre qui montre vos objectifs de croissance. Vous pourriez même envisager des organigrammes supplémentaires qui indiquent comment vous pourriez vous réorganiser si des changements inattendus se produisaient, comme des réductions de financement ou le départ soudain d’un employé clé.
Votre deuxième organigramme d’entreprise, bien sûr, aura beaucoup d’espaces vides pour tous les postes que vous aimeriez remplir à l’avenir à mesure que vous mettez en œuvre vos stratégies de croissance de l’entreprise. De cette façon, vous pouvez utiliser votre diagramme pour trouver les trous possibles qui existent dans votre dotation actuelle en personnel, et vous aurez une feuille de route intégrée pour les embauches futures.
The Bottom Line
En fin de compte, prendre le temps de planifier et de créer un organigramme d’entreprise peut être extrêmement bénéfique pour votre petite entreprise – maintenant et à l’avenir. Que vous développiez ce diagramme vous-même, ou que vous travailliez avec votre équipe pour le faire, vous pouvez suivre nos quatre étapes simples pour compléter le processus relativement rapidement et facilement.
Plus, si vous utilisez déjà un logiciel de paie ou de RH, vous pouvez vérifier si votre plateforme comprend déjà un constructeur d’organigramme. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez décider d’utiliser l’un des modèles dont nous avons parlé ici. D’autre part, si vous ne disposez pas d’un logiciel de RH ou de paie, vous pouvez envisager d’explorer certaines des meilleures options existantes – Gusto, Zenefits, etc – car l’une de ces solutions vous permettra non seulement de créer un organigramme de petite entreprise, mais vous aidera également à gérer efficacement une partie importante de vos opérations quotidiennes.