Vous connaissez votre petite entreprise comme le fond de votre poche. Vous avez consacré des heures à son aménagement et à son organisation, mais en est-il de même pour votre bilan ?
Un récent sondage a révélé que 40 % des propriétaires de petites entreprises consacraient au moins 80 heures par an à la comptabilité. En comprenant mieux comment votre bilan est organisé, vous pouvez faire sauter votre comptabilité à un rythme plus efficace. Mais d’abord, vous devrez comprendre chaque compte de votre bilan.
Qu’est-ce que les comptes de bilan?
En tant que propriétaire de petite entreprise, vous êtes probablement familier avec l’utilisation de dossiers – et peut-être même de classeurs – pour garder vos documents organisés. Votre bilan utilise un système similaire, mais au lieu de dossiers, il est séparé par des comptes.
Vos comptes de bilan comprennent :
- Les liquidités. Il s’agit de l’argent liquide que vous recevez lors des transactions régulières de votre entreprise. Par exemple, lorsque vous vendez des stocks et recevez un paiement, cela est documenté dans le compte de trésorerie. Votre compte de trésorerie sera répertorié comme un actif courant ou à court terme sur votre bilan.
- Dépôts. En tant que petite entreprise, vous avez peut-être déjà placé des dépôts de garantie. Vous le faites lorsque vous donnez de l’argent à quelqu’un d’autre pour le retenir contre des charges futures. Ces dépôts sont souvent appelés « Dépôts de garantie à recevoir ». Les dépôts de garantie sont considérés comme des actifs courants dans votre bilan.
- Actifs incorporels. Ce sont des actifs non physiques. Les brevets, les droits d’auteur, les listes de clients, les œuvres littéraires et les droits de diffusion en sont des exemples courants. Ils figurent dans l’actif circulant de votre bilan.
- Les placements à court terme. Ces placements sont convertis en espèces dans un délai d’un an. Ils sont également inscrits dans la section de l’actif courant de votre bilan.
- Créances. Il s’agit de l’argent que vos clients vous doivent pour des produits ou des services qu’ils ont reçus mais qu’ils n’ont pas encore payés. Ils sont documentés en tant qu’actifs dans votre bilan.
- Dépenses prépayées. Il s’agit de transactions pour lesquelles des paiements ont été effectués à l’avance. Par exemple, vous pouvez payer le loyer d’un local commercial avant de l’utiliser. Cette transaction, ainsi que vos autres dépenses payées d’avance, seraient enregistrées comme un actif dans votre bilan.
- Les investissements à long terme. Il s’agit généralement d’investissements qui ne sont pas convertis en espèces dans un délai d’un an. Ils peuvent inclure des actions, des obligations, des biens immobiliers, et parfois des liquidités. Vos placements à long terme sont inscrits à l’actif de votre bilan.
- Comptes créditeurs. Il s’agit du montant d’argent que vous devez aux fournisseurs ou aux créanciers. Vos comptes fournisseurs sont des comptes de passif à court terme sur votre bilan.
- Charges à payer. Il peut s’agir de salaires, d’intérêts, de services publics, de réparations, de primes et de taxes. Ils sont considérés comme des comptes de passif.
- Carte de crédit. Si vous avez une carte de crédit uniquement pour votre petite entreprise, vous n’êtes pas seul. Il s’agit d’une pratique courante. Les achats effectués avec des cartes de crédit sont enregistrés comme des comptes de passif dans votre bilan.
- Dette à court terme. Ce compte figure dans la partie passif à court terme de votre bilan. Il englobe toute dette dont l’échéance est inférieure à un an. Les charges sociales sont un exemple de dette à court terme.
- Dette à long terme. Il s’agit de la dette qui ne sera pas due dans un délai d’un an. Les exemples incluent les obligations à payer, les prêts à long terme, les obligations de location ou les obligations convertibles. Elles sont enregistrées dans la section du passif de votre bilan.
- Capitaux propres. Les capitaux propres constituent une section distincte du bilan. Cette section comprend la valeur nominale des actions, les montants payés en capital et vos bénéfices non répartis.
Qu’est-ce que les comptes débiteurs du bilan ?
Vos transactions clients sont importantes. Elles alimentent votre entreprise. Ainsi, lorsque vous créez et analysez votre bilan, portez une attention particulière à vos comptes clients. Comme mentionné précédemment, ceux-ci représentent les paiements que vos clients vous doivent après avoir acheté des biens ou des services à crédit. Par exemple, disons que vous possédez une entreprise d’aménagement paysager. Après avoir arrangé le jardin d’un client, vous lui envoyez une facture. À son tour, à une date ultérieure, il vous renvoie un paiement pour les services fournis.
Les comptes débiteurs, comme celui que vous recevriez dans l’exemple de l’aménagement paysager ci-dessus, sont des actifs courants. Cela s’explique par le fait que l’on s’attend à ce qu’ils soient convertis en espèces dans un délai d’un an.
Que sont les comptes créditeurs du bilan ?
Vous savez déjà que l’argent qui entre dans votre entreprise est tout aussi important que celui qui en sort. Par conséquent, il est important de surveiller de près vos comptes fournisseurs, car ce sont les paiements que vous devez à d’autres entreprises.
Vos comptes fournisseurs sont, en fait, les comptes clients d’autres entreprises. Par exemple, disons que votre petite entreprise est à court de stocks essentiels plus tôt que prévu. Vous contactez rapidement votre fournisseur et lui achetez des stocks supplémentaires à crédit. Une fois la crise évitée et vos étagères réapprovisionnées, vous recevez une facture à payer. Ce paiement est considéré comme un compte créditeur (et un compte débiteur pour le fournisseur). Vous êtes légalement obligé de le payer en temps voulu à votre fournisseur.
Reconciliations des comptes de bilan
Vous avez probablement déjà réconcilié avec d’autres personnes, mais vous n’avez peut-être pas réconcilié un bilan. Pour commencer, sachez que le rapprochement de votre bilan consiste à comparer les comptes de votre bilan à une autre source.
Pour de nombreux propriétaires de petites entreprises, cette source est leur relevé bancaire. Cependant, vous voudrez garder à l’esprit que ces relevés ne s’appliquent qu’aux comptes de trésorerie du bilan. Pour comparer vos comptes clients, vos comptes fournisseurs et vos transactions d’immobilisations, vous pouvez utiliser votre grand livre auxiliaire.
Cette comparaison est importante pour les propriétaires de petites entreprises comme vous, car elle vous permet de vous assurer que votre bilan est correct. Vous voulez que vos comptes correspondent. S’ils ne le font pas, vous pourriez avoir des problèmes à l’avenir. Ceci étant dit, la comparaison de votre bilan peut vous permettre de détecter les erreurs à un stade précoce. Parfois, ces erreurs peuvent être aussi simples qu’une faute de frappe ou des chiffres transposés dans un numéro.
Au fur et à mesure du processus de rapprochement, vous voudrez garder une liste de ce qui compose chaque compte du bilan. Cela peut vous aider à rester organisé. Ces listes sont les suivantes :
- Actifs fixes
- Dépenses payées d’avance individuelles qui totalisent le montant des frais payés d’avance
- Comptes débiteurs et comptes créditeurs qui se rattachent au bilan
Votre bilan devrait être rapproché à la fin d’un mois, d’un trimestre ou d’une année. Le moment est à votre discrétion en tant que propriétaire de la petite entreprise. Cependant, le rapprochement de votre bilan dans le cadre de votre processus de clôture est considéré comme une bonne idée.
Une fois que vous avez déterminé que votre bilan est exact, alors vous pouvez facilement et en toute confiance l’utiliser pour prendre des décisions financières futures.
Qu’est-ce qu’un bilan budgétisé ?
Vous n’êtes pas étranger aux budgets. Chaque entreprise en a un. Indépendamment de la hauteur ou de la faiblesse de votre budget, vous allez également vouloir un bilan budgétisé en plus de votre bilan actuel.
Le bilan budgétisé est le même que votre bilan actuel, sauf qu’il reflète une estimation pour les périodes budgétaires futures. Par conséquent, il vous montre où seront les comptes de votre bilan à la fin des périodes comptables futures, si vous respectez votre budget actuel.
La prochaine fois que vous examinerez le bilan de votre petite entreprise, ne vous contentez pas de le survoler. Arrêtez-vous vraiment et comprenez chaque compte qui s’y trouve. Cela vous aidera à avoir une meilleure compréhension de votre marché, de votre exploitation et de votre petite entreprise en général.
En plus de cela, faites un pas de plus. Rapprochez votre bilan de cette période comptable. Ensuite, créez un bilan budgétisé pour vous donner encore plus d’avantages financiers. Jusqu’où vous plongez dans votre bilan est finalement à vous.