Qu’est-ce que l’EDI 810?
L’EDI 810 contient le format et établit le contenu des données de l’ensemble de transactions de factures pour une utilisation dans le contexte d’un environnement EDI. L’ensemble de transactions peut être utilisé pour prévoir les pratiques commerciales et industrielles habituelles et établies relatives à la facturation des biens et services offerts. Dans les pratiques commerciales habituelles, une facture papier est produite pour recevoir le paiement. Lorsqu’on travaille dans un environnement EDI, on envoie plutôt un EDI 810. L’ensemble de documents 810 (facture EDI) est la facture électronique qui est envoyée en réponse à un EDI 850 (bon de commande) une fois que les biens ou les services ont été fournis. Les deux parties qui échangent ces ensembles transactionnels particuliers sont souvent appelées « partenaires commerciaux ».
Que comprend un EDI 810 ?
Un EDI 810 est un document électronique conforme à la spécification ANSI X12 EDI. Une facture EDI 810 n’est pas formatée d’une manière qu’un acheteur ou un fournisseur moyen pourrait comprendre, mais elle est plutôt destinée à être envoyée, reçue et interprétée par un logiciel EDI. Cette communication « d’ordinateur à ordinateur » permet l’échange rapide et sans erreur de documents électroniques entre entreprises. Le document EDI 810 est l’une des formes d’échange les plus populaires avec le document EDI 850 (bon de commande).
Tout comme une facture papier pour des biens ou des services rendus, un EDI 810 comprend des détails se rapportant à la demande initiale. Un EDI 810 comprendra souvent les éléments suivants :
- Numéro de facture
- Date de la facture
- Date d’expédition des articles
- Conditions de paiement convenues
- Articles ou services rendus
Selon les biens ou services fournis, il peut y avoir des informations supplémentaires requises dans un EDI 810. Veuillez vous référer au guide EDI ou au document de mappage de votre entreprise pour déterminer les valeurs de données correctes qui sont requises.
Transmission d’un document de facture EDI 810
Le but de la création d’une facture EDI 810 est d’assurer l’échange harmonieux d’informations de transaction entre les entreprises suivant les règles et règlements établis pour l’échange de données EDI comme la facture EDI 810. Le processus de transmission EDI commence par la création par l’employé d’une facture ordinaire, qui est soumise au système informatique et traduite en un document EDI 810. La facture EDI 810 est ensuite transmise à la partie réceptrice (dans ce cas, un client) où le processus de traduction se produit en sens inverse, transformant le document EDI 810 en une forme lisible par l’homme.
Utilisation d’un réseau à valeur ajoutée EDI 810 (RVA)
Le document de facture EDI 810 est soumis par la méthode préférée d’échange EDI. Habituellement, un réseau à valeur ajoutée (RVA) est la méthode de communication EDI préférée en raison des nombreux services spécialisés qui sont regroupés avec ses capacités. Dans sa forme de base, le RVA reçoit la facture EDI 810, examine et stocke l’information et, en supposant que l’information est approuvée et sécurisée, soumet la correspondance finale (la facture EDI 810) au destinataire. Le RVA peut également assurer la sécurité de la communication EDI, offrir des services de courrier électronique, manipuler et transformer les données en formats utilisables, et un certain nombre d’autres avantages.
Recevoir un document de facture EDI 810
Que le système choisisse de soumettre l’EDI 810 sur un RVA, un modem, un système de babillard électronique (BBS) ou via Internet, la facture EDI 810 est acheminée vers une installation de passerelle où elle croise la méthode de transmission du système destinataire (cette méthode doit être la même que celle de la partie d’origine pour que la transmission soit réussie). Le destinataire prévu examinera le document EDI 810 pour s’assurer qu’il est à la bonne destination et que son format est intact. Une fois que tout est approuvé, le document EDI 810 est prêt à être traité sur le nouveau système. La traduction d’un document EDI 810 est effectuée par un logiciel de traduction EDI. Grâce à une série de reformatages, de traductions et de mappages, le document de facture EDI 810 cesse d’être un document EDI et devient une facture utilisable que l’entreprise peut traiter en conséquence.
Comment répondre à un EDI 810?
Après qu’une partie ait envoyé un EDI 810 pour recevoir le paiement de biens ou de services rendus, la partie réceptrice (ou payeur) enverra une réponse au bénéficiaire. Le payeur transmettra l’un des deux ensembles transactionnels dans l’environnement EDI. Il enverra soit un EDI 997 d’accusé de réception fondamental pour confirmer qu’il a reçu l’EDI 810, soit un message texte EDI 864 pour communiquer toute erreur détectée dans l’EDI 810. Si l’EDI 810 est approuvé, alors le payeur enverra un avis de versement EDI 820 pour communiquer le paiement de la facture.
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