EDI 997 (Accusé de réception fonctionnel)
Un ensemble transactionnel d’accusé de réception fonctionnel EDI 997 est communiqué entre les parties lorsqu’il y a eu une transmission dans l’environnement EDI. Il confirme simplement la réception d’un ensemble transactionnel EDI. Lorsque deux parties, comme un acheteur et un fournisseur, échangent une transmission EDI suivie d’une confirmation, elles sont appelées « partenaires commerciaux ». Par exemple, un scénario typique est qu’un vendeur envoie un ensemble transactionnel de facture EDI 810. L’acheteur confirme la réception de l’EDI 810 en envoyant un accusé de réception fonctionnel EDI 997. Il est important de noter que la réception d’un EDI 997 d’une partie distante ne signifie pas qu’elle est d’accord ou non avec le contenu de la transmission EDI. Elle indique simplement qu’elle l’a reçue et envoie une confirmation de réception.
Qu’est-ce qu’un accusé de réception fonctionnel EDI 997 ?
L’EDI 997 contient le format et établit le contenu des données de l’ensemble de transactions d’accusé de réception fonctionnel pour une utilisation dans le contexte d’un environnement EDI. L’ensemble de transactions peut être utilisé pour définir les structures de contrôle d’un ensemble d’accusés de réception pour indiquer les résultats de l’analyse syntaxique des documents codés électroniquement, comme une facture EDI 810. Les documents codés sont les ensembles de transactions, qui sont regroupés en groupes fonctionnels, utilisés pour définir les transactions pour l’échange de données commerciales. Cette norme ne couvre pas la signification sémantique des informations codées dans les ensembles de transactions, car celles-ci peuvent différer entre les systèmes de traduction.
Le processus de communication EDI 997
L’EDI 997 est toujours envoyé par l’acheteur et le vendeur comme un moyen de s’assurer que la communication du document a été exécutée avec succès. Grâce à l’EDI 997, les partenaires peuvent vérifier quels échanges EDI ont été réussis et ceux qui ont posé des problèmes. Comme tous les autres documents EDI, l’EDI 997 doit être généré par le traducteur EDI, puis envoyé au destinataire par un moyen électronique. L’ordinateur de l’expéditeur traduira généralement l’EDI 997 dans un format EDI, tandis que la communication se fera soit par une connexion EDI Internet, soit par un réseau à valeur ajoutée (RVA).
Quand un accusé de réception fonctionnel EDI 997 est-il transmis ?
Chaque fois qu’une transaction EDI est reçue, la partie distante peut envoyer un accusé de réception fonctionnel EDI 997, confirmant la réception des transactions qui ont été soumises et traduites par le système EDI. Cette réponse ne confirme pas la validité des données, mais plutôt l’affirmation qu’elles ont été reçues. Pendant la traduction des données, certains EDI 997 plus avancés peuvent répondre si des erreurs de syntaxe se produisent dans la transmission initiale des données de l’ensemble transactionnel. Cela dépend fortement de la façon dont l’opération EDI a été configurée dans un guide EDI ou un document de mappage particulier.
Transmission de l’EDI 997
Une fois que l’EDI 997 est prêt à être envoyé au destinataire, l’une des deux méthodes va être généralement utilisée. La première, qui reste la plus populaire, est l’utilisation d’un RVA. Un RVA agit comme un intermédiaire entre les deux parties, facilitant la communication de l’EDI 997 (et d’autres documents EDI). Au-delà de la simple livraison, le RVA est également chargé de veiller à ce que la transmission soit sécurisée tout au long du processus. Ceci est toujours impératif, mais encore plus avec des documents comme l’EDI 997 qui peuvent contenir des informations privées et confidentielles. Une deuxième option populaire est l’utilisation d’une connexion directe par Internet pour échanger l’EDI 997 entre deux parties. Cette deuxième forme de communication est également connue sous le nom de communication AS2. Lorsque l’on utilise AS2 pour envoyer l’EDI 997, le document est crypté à la source et envoyé à l’aide de protocoles sécurisés basés sur Internet au destinataire qui doit alors disposer d’un logiciel capable de décrypter l’EDI 997 avant la traduction.
Traduire l’EDI 997
Une fois qu’un EDI 997 est reçu, la première étape doit être la traduction du document. Un EDI 997, comme tout document EDI, dans son format natif n’est pas destiné à être lu par un opérateur humain. Au cours du processus de traduction, l’EDI 997 sera converti en l’une des deux formes suivantes. La première est le format « lisible par l’homme » qui se présente généralement sous la forme d’un rapport imprimé ou, plus probablement, placé dans un format de fichier facile à importer dans un système comptable ou ERP. La traduction de l’EDI 997 dans ce format plus facilement intégrable est la première étape clé de la réception du document avant qu’il ne puisse être utilisé par le destinataire prévu.
Que se passe-t-il après l’envoi d’un accusé de réception fonctionnel EDI 997 ?
Après avoir transmis un ensemble transactionnel d’accusé de réception fonctionnel EDI 997, alors l’étape suivante dépend de la transaction dont vous confirmez la transmission. Par exemple, si vous vérifiez la réception d’une facture EDI 810, l’étape suivante sera soit un message texte EDI 864 pour contester la facture en raison d’une erreur, soit un avis de versement EDI 820 pour détailler le paiement des biens ou des services rendus. L’étape suivante après un EDI 997 dépend de ce que la transmission confirme et si les données sont reçues avec précision.
Intégration de l’EDI 997 dans votre entreprise
Une fois que l’EDI 997 est traduit dans un format prêt pour l’ordinateur, un processus interne secondaire prend le nouveau fichier avec les informations qui proviennent de l’EDI 997 et le déplace dans le système ERP ou comptable du destinataire. A ce stade de la transformation, l’EDI 997 est maintenant un document qui peut être identifié et utilisé par le destinataire comme l’expéditeur de l’EDI 997 le souhaitait.
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