Une communication d’entreprise efficace est cruciale pour le succès de toute entreprise. Une mauvaise communication n’est pas seulement frustrante sur le plan personnel, mais elle peut potentiellement causer d’énormes pertes financières. Des messages mal interprétés, des courriels perdus ou une mauvaise compréhension peuvent entraîner des retards, l’échec de projets ou la perte de clients. Il est donc important que tous les membres de votre entreprise améliorent leurs compétences en communication, surtout lorsqu’ils sont en position de pouvoir.
Nous avons rassemblé une petite collection de conseils et de techniques que vous pouvez appliquer pour devenir un meilleur communicateur et aider votre entreprise à progresser.
Restez silencieux
L’erreur la plus courante que tout le monde commet en matière de communication est de répondre trop tôt. Le plus souvent, une réponse hâtive ne fera que nuire à la conversation et nous empêchera en fait d’en apprendre davantage.
Rester silencieux après avoir entendu une déclaration encourage l’autre personne à continuer et à nous offrir plus d’informations. Que vous entendiez un discours, un rapport ou que vous ayez simplement une conversation, attendez que l’autre personne se soit tue pendant environ 10 secondes avant de répondre ou de poser des questions complémentaires.
Poser des questions
Poser des questions présente deux avantages majeurs dans la communication : premièrement, elles nous aident à trouver les informations que nous voulons et deuxièmement, elles montrent à l’autre personne que nous sommes intéressés par ce qu’elle a à dire, ce qui permet de poursuivre la conversation.
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Plus vous poserez de questions, mieux vous comprendrez le sujet abordé. Plus que cela, les managers et les chefs d’équipe devraient poser des questions dans le but de tester le niveau de compréhension de leurs subordonnés concernant un sujet. Les questions sont le moteur de la communication, alors n’ayez jamais peur de le faire tourner.
Écouter activement
Entendre les mots qui sortent de la bouche de quelqu’un n’est pas toujours la même chose qu’écouter. Écouter implique un engagement et une reconnaissance. Hochez la tête, répétez ce qui a été dit et posez des questions, sont autant de stratégies d’écoute active qui améliorent la qualité de la conversation et augmentent la quantité d’informations que vous retiendrez. L’exemple le plus fréquent est de répéter le nom d’une personne lorsqu’on vous la présente.
Au travail, l’écoute active augmente la quantité de détails dont vous vous souviendrez, montre de l’intérêt pour l’autre personne et établit une connexion entre les parties concernées.
Donner du feedback
Dans presque tout environnement de travail, le feedback est une partie cruciale du flux de travail. Connaître les opinions des autres, entendre leurs suggestions et offrir les vôtres en retour est ce qui conduit au progrès et au développement. Mais tant donner que recevoir un feedback peut être un processus de communication très fragile.
Etre honnête est toujours important, mais la façon dont vous livrez votre point de vue peut faire toute la différence entre une expérience positive et une expérience négative. La plupart des gens sont sensibles à la critique et une opinion brutalement honnête peut être perçue comme malveillante. Il est donc toujours important de formuler vos commentaires de manière positive, même s’il s’agit d’une critique. Posez des questions supplémentaires pour vous assurer que vous avez tout bien compris, puis offrez des conseils d’amélioration au lieu de démolir le travail des autres.
Montrez de l’empathie
L’environnement de travail peut être très stressant et accablant, c’est exactement pourquoi nous devons faire preuve d’empathie les uns envers les autres. La communication empathique renforce la confiance entre les collègues tout en encourageant les gens à continuer à faire de leur mieux, même lorsque cela ne semble pas suffisant.
Les gens sont plus susceptibles de fournir plus d’efforts lorsqu’ils ont l’impression que leur lutte est appréciée au lieu d’être ignorée. Personne n’aime être traité comme un robot dont on attend toujours qu’il soit productif.
Pratiquez l’empathie au travail et partagez vos sentiments avec vos coéquipiers. Plus souvent qu’autrement, vous réaliserez que la plupart des gens partagent des sentiments et des luttes similaires aux vôtres.
Restez enthousiaste
Maintenir une attitude positive est toujours important pour une communication professionnelle efficace. Des interactions réussies avec les patrons, les coéquipiers ou les clients nécessitent d’exprimer un haut niveau d’enthousiasme.
La raison pour laquelle les vendeurs sourient toujours aux clients est que les gens sont plus réceptifs et plus susceptibles de répondre à des stimuli positifs.
Surveillez votre langage corporel
Personne ne veut parler à quelqu’un qui roule constamment les yeux, soupire, repose son menton dans son poing ou vérifie constamment son smartphone. Tous ces signes indiquent que vous ne pourriez pas être moins intéressé par ce que l’autre personne a à dire. Il n’est pas nécessaire d’être un détective de Lie to Me pour le remarquer. Positionnez-vous plutôt de manière à paraître attentif, établissez un contact visuel, acquiescez ou secouez la tête en signe de soutien.
Le langage corporel est une énorme partie de la communication non verbale qui montre comment vous vous sentez réellement pendant la conversation. En plus de cela, il fait également la différence entre quelqu’un qui est dans une position (jeu de mots non intentionnel) de pouvoir et de connaissance, et quelqu’un qui a peu de compréhension du sujet discuté.
Construire des connexions
Si vous voulez que les gens écoutent réellement et comprennent ce que vous dites, vous devez faire plus que parler. Vous devez créer des liens. Montrez de l’intérêt pour votre interlocuteur et il vous rendra la pareille. Savoir à qui vous parlez, quel est son parcours et quels sont ses centres d’intérêt vous donnera une idée claire de la manière d’aborder un sujet afin de l’atteindre réellement. Un bon communicateur connaît son public et façonne son message en conséquence.
Tout aussi important, il s’agit d’une excellente stratégie de réseautage. Construire des connexions avec d’autres professionnels devrait faire partie des plans de carrière de toute personne.
Utiliser les bons outils pour une communication professionnelle efficace
De nos jours, les interactions en face à face sont fréquemment remplacées par la communication numérique. Le canal que nous choisissons à cet effet est crucial pour l’efficacité de la communication. Si les générations plus âgées préfèrent toujours le bon vieux courriel, les milléniaux et les Y sont plus enclins à utiliser le chat en direct.
C’est pourquoi de nombreuses entreprises s’appuient sur des applis de communication d’équipe telles que Hubgets pour répondre à leurs besoins de communication quotidiens. Outre le gain de temps, les applications de communication d’équipe présentent d’autres grands avantages, comme l’égalité d’accès aux informations en temps réel et pour référence ultérieure, sans être affecté par la situation géographique des membres de l’équipe. La communication d’entreprise n’a jamais été aussi efficace.
Le pouvoir est entre vos mains
L’amélioration de la qualité de votre communication passe finalement par un changement au niveau personnel. Une communication d’entreprise efficace est la conséquence des efforts personnels partagés de toutes les parties concernées.
Débutez modestement en travaillant à l’amélioration de vos propres compétences en communication, demandez à votre entreprise de proposer des formations à la communication à tous les employés et encouragez une culture d’honnêteté, de confiance et de collaboration.