La gestion des coûts expliquée en 4 étapes

La gestion des coûts concerne le processus de trouver le bon projet et de réaliser le projet de la bonne manière. Elle comprend des activités telles que la planification, l’estimation, la budgétisation, le financement, la gestion, le contrôle et la comparaison des coûts afin que le projet puisse être achevé dans les délais et le budget approuvé et que la performance du projet puisse être améliorée à temps.

La gestion des coûts couvre le cycle de vie complet d’un projet depuis la phase de planification initiale jusqu’à la mesure de la performance réelle des coûts et l’achèvement du projet. Cet article expliquera les différentes étapes et les processus de la gestion des coûts du projet, conformément à des méthodes telles que le cadre de gestion des coûts totaux de l’AACE International.

Étape 1 : Planification des ressources

La planification des ressources est le processus de détermination des besoins futurs en ressources pour une organisation ou une portée de travail. Cela implique l’évaluation et la planification de l’utilisation des ressources physiques, humaines, financières et informationnelles nécessaires à l’accomplissement des activités de travail et de leurs tâches. La plupart des activités impliquent l’utilisation de personnes pour effectuer le travail. Certaines activités impliquent des matériaux et des consommables. D’autres tâches impliquent la création d’un actif en utilisant principalement des entrées d’information (par exemple, l’ingénierie ou la conception de logiciels). En général, les personnes utilisent des outils tels que des équipements pour les aider. Dans certains cas, des outils automatisés peuvent effectuer le travail avec peu ou pas d’effort humain.

La planification des ressources commence dans le processus de développement de la portée et du plan d’exécution au cours duquel la structure de ventilation du travail, la structure de ventilation organisationnelle (OBS), les lots de travaux et la stratégie d’exécution sont développés. L’OBS établit des catégories de ressources en main-d’œuvre ou de responsabilités ; cette catégorisation facilite la planification des ressources parce que toutes les ressources sont la responsabilité de quelqu’un, comme le reflète l’OBS.

L’estimation des ressources (qui fait habituellement partie de l’estimation des coûts) détermine les quantités de ressources nécessaires à l’activité (heures, outils, matériaux, etc.) tandis que la planification et l’élaboration du calendrier déterminent les activités de travail à exécuter. La planification des ressources prend ensuite les quantités de ressources estimées, évalue la disponibilité et les limites des ressources en tenant compte des circonstances du projet, puis optimise la façon dont les ressources disponibles (qui sont souvent limitées) seront utilisées dans les activités au fil du temps. L’optimisation est effectuée de manière itérative à l’aide des étapes d’estimation de la durée et d’affectation des ressources du processus de planification et de développement du calendrier.

Étape 2 : Estimation des coûts

L’estimation des coûts est le processus prédictif utilisé pour quantifier, chiffrer et tarifer les ressources requises par la portée d’une option d’investissement, d’une activité ou d’un projet. Elle implique l’application de techniques qui convertissent des informations techniques et programmatiques quantifiées sur un actif ou un projet en informations sur les finances et les ressources. Les résultats de l’estimation sont principalement utilisés comme intrants pour la planification des activités, l’analyse des coûts et les décisions ou pour les processus de contrôle des coûts et du calendrier du projet.

Le processus d’estimation des coûts est généralement appliqué au cours de chaque phase du cycle de vie de l’actif ou du projet, à mesure que la portée de l’actif ou du projet est définie, modifiée et affinée. Au fur et à mesure que le niveau de définition de la portée augmente, les méthodes d’estimation utilisées deviennent plus définitives et produisent des estimations avec des distributions de coûts probabilistes de plus en plus étroites.

L’estimation des coûts pourrait être effectuée par des systèmes logiciels dédiés comme l’estimation des coûts Cleopatra Enterprise et des bases de données de coûts de projet comme CESK qui sont créées et maintenues pour soutenir les différents types d’estimations qui doivent être préparées pendant le cycle de vie de l’actif ou du projet.

L’estimation de la durée en temps des activités doit être considérée en même temps que les coûts parce que les coûts dépendent souvent de la durée en temps et que les besoins en ressources identifiés dans l’estimation des coûts peuvent affecter le calendrier. Les approches itératives sont utilisées parce que les résultats d’une estimation des coûts conduisent souvent à des modifications de la portée ou des plans. En fait, le processus d’estimation peut être considéré comme faisant partie du processus de définition de la portée parce que les échanges itératifs entre le coût et la portée entrelacent les processus.

Avec Cleopatra Cost Estimating, vous pouvez réaliser

• Création de toutes sortes d’estimations de coûts, du facteur à l’estimation détaillée.
• Des appels d’offres réussis car il vous permet d’estimer les coûts, de demander des offres, d’analyser ces offres et de garder la trace de ses coûts.
• Une estimation des coûts et un contrôle des coûts connectés. Avec le module de contrôle des coûts, vous pouvez suivre les coûts du projet pendant la phase d’exécution. En reliant votre document de contrôle de projet directement à votre estimation, Cleopatra Enterprise minimisera la manipulation des données, augmentera l’efficacité et réduira le nombre d’erreurs.
• Traditionnellement, la direction demandait de livrer une estimation basée sur le temps restant à l’exécution de l’AT. Plus d’organisations exigent maintenant que les estimateurs suivent une approche par étapes de l’estimation, en livrant trois types différents d’estimations pendant la phase de préparation.

Étape 3 : Budgétisation des coûts

La budgétisation est un sous-processus de l’estimation utilisé pour allouer le coût estimé des ressources dans des comptes de coûts par rapport auxquels la performance des coûts sera mesurée et évaluée. Cela constitue la base de référence pour le contrôle des coûts. Les comptes de coûts utilisés à partir du plan comptable doivent également soutenir le processus de comptabilité analytique. Les budgets sont souvent échelonnés dans le temps en fonction du calendrier ou pour répondre aux contraintes budgétaires et de trésorerie.

Étape 4 : Contrôle des coûts

Le contrôle des coûts consiste à mesurer les écarts par rapport à la base de référence des coûts et à prendre des mesures correctives efficaces pour atteindre des coûts minimaux. Des procédures sont appliquées pour contrôler les dépenses et les performances par rapport à l’avancement d’un projet. Toutes les modifications apportées à la base de coûts doivent être enregistrées et les coûts totaux finaux attendus sont prévus en permanence. Lorsque les informations sur les coûts réels sont disponibles, une partie importante du contrôle des coûts consiste à expliquer la cause de l’écart par rapport au coût de base. Sur la base de cette analyse, une action corrective pourrait être nécessaire pour éviter les dépassements de coûts.

La figure ci-dessous est une carte de processus pour la mesure de la performance du projet . Ce processus devrait être exécuté dans un cycle d’amélioration continue jusqu’à l’achèvement du projet:

Carte de processus pour la mesure de la performance du projet

Le processus d’évaluation de la performance commence par la planification et la mise en place des bons outils. Les outils logiciels dédiés au contrôle des coûts peuvent être précieux pour définir les procédures de contrôle des coûts, suivre et approuver les changements et appliquer des analyses. En outre, les rapports peuvent être améliorés et simplifiés, ce qui permet d’informer plus facilement toutes les parties prenantes impliquées dans le projet.

Cleopatra Cost Control vous aide à réaliser

• Le contrôle des coûts du projet et à toujours retracer les composants du coût à son budget d’origine.
• Gestion des changements de portée. Estimez les coûts et ajoutez-les à votre document de contrôle du projet.
• Projet terminé ? Le processus de rétroaction sera en place. Envoyez les réels à vos modèles de coûts pour augmenter leur précision et leur qualité pour les estimations futures. Là où la plupart des outils se limitent à être soit un logiciel d’estimation des coûts, soit un outil de contrôle des coûts, Cleopatra Enterprise est les deux.

Étape bonus : Benchmarking

En guise d’étape bonus, il est judicieux d’ajouter le Benchmarking au processus de gestion des coûts du projet.

Le Benchmarking permet de boucler la boucle entre le projet A et le projet B. Les connaissances du projet A (se référant aux projets en cours et exécutés) sont analysées et le retour d’expérience se reflète dans le projet B (les prochains projets). C’est ainsi qu’un cycle d’amélioration est créé pour augmenter les performances du projet. Le benchmarking est largement utilisé par les industries techniques pour améliorer la performance des projets. Des systèmes logiciels tels que le benchmarking de projet Cleopatra aident les estimateurs et les contrôleurs de projet à répondre à la question complexe : Comment utiliser le big data de projet pour exécuter les projets dans le respect des délais et du budget ?

Le but du benchmarking de projet est de stocker les données des projets exécutés et en cours pour extraire des métriques de projet précieuses et pour comparer les estimations actuelles. L’exécution d’une analyse statistique sur les données historiques peut donner lieu à des informations précieuses sur les relations entre les variables, qui peuvent être utilisées pour mettre en place une base de connaissances fiable sur les coûts ou calibrer celles qui existent déjà.

Le benchmarking de projet comme étape bonus

Il est important de noter que le benchmarking de projet ne comprend pas seulement la comparaison entre les projets, car il est également intéressant de comparer les révisions au sein d’un projet.

Ce que vous pouvez réaliser avec Cleopatra Benchmarking

• Collecter des données historiques de projet qui peuvent fournir une analyse précieuse et une comparaison de projet pour prendre des décisions commerciales critiques.
• Benchmarkez vos estimations par rapport à vos projets précédents et améliorez votre estimation des coûts de manière significative.
• Extraites des métriques à travers les projets pour améliorer la précision de l’estimation des coûts futurs.
• Développez des rapports significatifs et interactifs.
• Export &Importez facilement des données depuis Excel.

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