Le protocole des courtiers est un sujet délicat de nos jours. Sont-ils dans le coup ? Sont-ils out ? Il y a beaucoup de trépidation sur le sujet. Après tout, le protocole lui-même stipule que toute partie peut se retirer à tout moment.
En tant que consultant en transition, l’une des questions les plus courantes que je reçois au sujet du protocole est « Quelles informations puis-je apporter avec moi ? ».
Ma première suggestion est de lire le protocole du courtier. Vous seriez surpris du nombre de conseillers qui ne l’ont pas lu. La plupart supposent simplement qu’ils connaissent l’essentiel et comptent sur leur institution acceptante pour fournir les détails.
Je l’ai lu plusieurs fois et je relève encore des petites choses ici et là. C’est écrit par des avocats, donc c’est assez complet. Pourtant, je trouve de nombreux passages qui semblent ouverts à l’interprétation. Je suppose que tout l’est.
Dans cet article, je veux me concentrer sur « l’information du client ». Les informations suivantes peuvent être emportées avec vous lors de votre départ d’une entreprise de protocole : nom du client, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique et titre du compte.
Ça semble assez facile, non ? A certains égards, ça l’est. Cependant, il existe des règles sur ce qui est considéré comme vos informations client. En outre, il existe des façons de formater les informations sur les clients pour offrir une plus grande probabilité de succès avec votre transition.
- Nom du client. Bien que cela puisse sembler simple, ce n’est certainement pas le cas. Les ouvertures et les transferts de comptes sont constamment bâclés à cause de divergences de noms. Il ne suffit pas d’indiquer le nom sur le compte. Vous devez inclure le nom légal complet du client. Les préfixes, les suffixes, l’initiale du second prénom (s’il ne s’agit pas du second prénom complet) et tous les alias. Utilisez les informations légales correctes, puis demandez-vous comment le client aimerait que ce soit lu. Certains dépositaires exigent des documents internes supplémentaires ou des pièces justificatives extérieures. Assurez-vous de savoir de quoi il s’agit afin de pouvoir les demander au client dès le départ et d’éviter de devoir retourner chez ce même client pour des éléments supplémentaires.
- Adresse. Cela va sans dire, assurez-vous que l’adresse que vous enregistrez est correcte. S’il y a plus d’une adresse inscrite pour le client, incluez-les toutes. Je n’ai rien lu dans le protocole du courtier qui dise que vous ne pouvez avoir qu’un seul élément par catégorie. Si votre client a une adresse postale, indiquez-la. N’oubliez pas son adresse légale. C’est celle dont vous avez besoin pour ouvrir un compte.
- Numéro de téléphone. Apportez-les tous. Téléphone portable, téléphone à la maison, téléphone au travail. Dans ce monde high-tech, le téléphone portable est le numéro le plus important à avoir, car il est lié aux comptes pour tout ce qui nécessite une signature électronique. Deux clients dans le ménage ? Assurez-vous d’avoir les deux numéros de téléphone cellulaire, et veillez à ce qu’ils soient corrects.
- Adresse électronique. Au risque d’être répétitif, suivez les mêmes directives que ci-dessus. Assurez-vous que l’adresse électronique est correcte. Tous les documents que vous voulez envoyer pour signature électronique devront aller à l’adresse électronique d’un client. Prenez le temps d’éliminer les adresses qui ne sont plus utilisées, et assurez-vous que chaque client listé en possède une.
- Titres de compte. Il s’agit d’un élément important. Selon le nombre de lignes et le nombre de caractères autorisés par ligne, les titres de compte sur les relevés pourraient finir par avoir une apparence très différente de ce qu’est l’enregistrement réel du compte. Vous voulez vous concentrer sur l’enregistrement du compte, car c’est lui qui aura le plus d’informations à votre disposition. Exemple : Vous pouvez consulter une liste de titres de comptes et voir que vous avez un compte appelé « The Smith Family Trust ». C’est peut-être le nom que vous avez donné au compte, mais ce n’est pas l’enregistrement complet. L’enregistrement complet serait plutôt « Jonathon F. Smith Ttee, Jane L. Smith Ttee, The Smith Family Irrevocable Trust DTD 1/1/99 FBO James K. Smith ». Le surnom du compte me montre que j’ai un trust. L’enregistrement du compte me montre que j’ai un trust irrévocable avec deux trustees, un bénéficiaire, et une date. Grande différence.
La plupart des dépositaires acceptants ont leur propre feuille de calcul qu’ils vous fourniront. Bien qu’elle soit probablement très complète, elle comprendra également de nombreuses colonnes qui ne s’appliqueront pas à votre situation. Je vous suggère de créer d’abord votre propre feuille de calcul. Conservez une copie pour vous et imprimez une autre copie que vous remettrez au directeur de la succursale de votre entreprise actuelle lorsque vous démissionnerez. Cette copie comprendra les numéros de compte. La vôtre ne le fera pas. Utilisez votre feuille de calcul pour compléter celle fournie par votre dépositaire. Suivez leurs instructions aussi fidèlement que possible. Ils ne pourront pas accepter les informations de votre part tant que vous n’aurez pas démissionné de votre société actuelle, et ne pourront donc pas signaler les erreurs avant votre départ. Après la démission, c’est une course contre la montre pour qu’ils épurent la liste, génèrent les documents appropriés et vous les envoient.
Utilisez votre feuille de calcul comme une bouée de sauvetage. Ajoutez des colonnes supplémentaires. Gardez une trace des conversations et du statut des transferts. Cette feuille de calcul sera l’outil le plus important que vous ayez.