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Toute entreprise qui achète des biens et des services à ses fournisseurs à crédit doit enregistrer ses comptes fournisseurs, ou l’argent qu’elle doit à ses fournisseurs. Il ne suffit pas d’enregistrer ses factures et de les payer – il est important de vérifier régulièrement les comptes fournisseurs pour s’assurer que tout est en ordre. Ne pas vérifier les comptes créditeurs peut avoir des conséquences défavorables pour votre entreprise, comme des paiements de fournisseurs en double ou manqués et des dettes non enregistrées. Dans ce guide, nous verrons ce que sont les comptes fournisseurs, ce que signifie la vérification des comptes fournisseurs et comment préparer votre entreprise à une vérification des comptes fournisseurs.
Alors, qu’est-ce que les comptes fournisseurs ?
Les comptes fournisseurs sont simplement la somme d’argent qu’une entreprise doit à ses fournisseurs. Les comptes fournisseurs sont un compte de passif qui apparaît dans la comptabilité d’exercice lorsqu’une entreprise achète des biens ou des services à ses fournisseurs à crédit et qu’elle doit encore les payer. Les comptes créditeurs sont essentiels car ils enregistrent ce qu’une entreprise doit à ses fournisseurs ou créanciers. À titre d’exemple, supposons que vous achetiez à crédit un ordinateur de bureau d’une valeur de 2 500 $ pour votre entreprise auprès d’un revendeur. Cela augmente votre compte d’actif parce que vous avez acheté un ordinateur, et augmente votre compte de passif de 2 500 $ parce que vous avez acheté à crédit. Ce passif est enregistré en tant que comptes à payer au concessionnaire et sera répertorié dans la section du passif à court terme de votre bilan.
Que signifie la vérification des comptes à payer ?
En termes simples, vérification signifie inspection. Un audit des comptes fournisseurs est juste une inspection formelle, bien organisée et approfondie des registres des comptes fournisseurs d’une entreprise. L’audit peut être effectué par des auditeurs internes ou externes. L’audit est obligatoire dans tous les pays, mais les règles relatives au moment où l’audit est requis varient d’un pays à l’autre. Les gouvernements exigent généralement que les entreprises soient auditées dès qu’elles franchissent un certain seuil de revenus.
L’audit est important car il révèle si les dettes de votre entreprise sont enregistrées correctement et si vos registres donnent une image précise du passif de votre entreprise. Il montre également que vous respectez les règles et que les ressources de votre entreprise sont utilisées à des fins légitimes. La vérification régulière de vos comptes fournisseurs permet de s’assurer que les factures sont payées à temps et vous aide à prévenir les paiements en double, les dettes non enregistrées et les défauts de paiement des fournisseurs.
Ce que les auditeurs recherchent avant l’audit
Les auditeurs ne suivent pas nécessairement des schémas établis lors de l’audit. Leurs méthodes d’audit varient en fonction de la taille de l’entreprise, du nombre de transactions commerciales effectuées au cours de la période auditée et du niveau de précision nécessaire. En général, plus l’entreprise est grande, plus la précision requise est élevée.
Comment fonctionne l’audit ?
Il y a quatre étapes dans un processus typique d’audit des comptes fournisseurs : la planification, le travail sur le terrain, le rapport d’audit et l’examen de suivi.
Planification
La première étape du processus d’audit est la planification. Les auditeurs discutent de la portée du processus d’audit, et aussi des résultats possibles de l’audit. Pendant la planification, vous pouvez également discuter avec vos auditeurs de vos préoccupations concernant les états financiers, les fraudes potentielles ou le besoin d’amélioration. Après cette discussion, les auditeurs peuvent proposer un plan d’action pour les étapes suivantes du processus d’audit, en commençant par le travail sur le terrain.
Travail sur le terrain
C’est à ce moment que l’audit commence réellement et que le rôle d’un auditeur est mis en action. Les auditeurs commencent à examiner le fonctionnement de votre entreprise. Ils examinent vos transactions et documents commerciaux, notamment les bons de commande, les factures des fournisseurs, les relevés bancaires et les écritures de journal, afin de s’assurer que les informations qu’ils contiennent sont correctes, que les paiements ont été effectués correctement et que les conditions générales ont été respectées. Le travail sur le terrain peut prendre de quelques jours à plusieurs semaines, selon la taille de votre entreprise et le nombre de transactions qu’elle a effectuées.
Rapport d’audit
Lorsque le travail sur le terrain est terminé, les auditeurs mettent leurs conclusions dans un rapport. Ce rapport contient toutes les informations que les auditeurs ont découvertes sur les comptes fournisseurs de votre entreprise et sur leur exactitude. Le rapport précise également les domaines dans lesquels votre entreprise se porte bien et les domaines dans lesquels elle pourrait avoir besoin d’améliorations.
Examen de suivi
L’audit n’est pas terminé au stade du rapport. Les auditeurs font un examen de suivi après un an, pour vérifier si les changements suggérés ont été mis en œuvre et si les résultats souhaités ont été atteints.
Préparation de votre entreprise à l’audit
Alors, comment préparer votre entreprise à l’audit ? Voici quelques étapes qui permettent de faciliter le travail de vos auditeurs.
- Obtenez un système comptable qui vous aide à enregistrer vos factures, vos dépenses, et autres transactions d’achat
- Catégorisez vos dépenses de manière ordonnée dans des comptes de dépenses
- Conservez les crédits fournisseurs et utilisez-les la prochaine fois que vous devrez payer vos fournisseurs
- Réconciliez vos comptes bancaires avant l’audit
Les audits ne doivent pas être un casse-tête
Faire auditer vos comptes fournisseurs vous aide à attraper des erreurs coûteuses et à prévenir la fraude liée aux paiements. L’audit n’est pas une tâche simple, cependant, et passer en revue les documents à la main est un processus complexe qui augmente en fait le risque de fraude. En revanche, une application de comptabilité qui utilise l’automatisation peut vous aider à maintenir vos comptes fournisseurs en ordre. En plus de vous préparer à l’audit, elle réduira les possibilités d’erreurs et de fraudes, ce qui vous donnera moins de soucis lorsque la saison des audits arrivera.