Définition : Une correspondance est une forme écrite de communication entre deux parties. En d’autres termes, c’est une façon de transmettre des idées par écrit.
Que signifie la correspondance en affaires?
La correspondance est une forme de communication couramment utilisée en affaires. Dans le passé, la correspondance était principalement échangée par des lettres physiques écrites ou des télégraphes. Dans le monde d’aujourd’hui, la définition de la correspondance s’est élargie par l’inclusion des médias numériques. Les courriels, les messages textuels, les documents échangés par le biais de plateformes sociales et les accords numériques sont de nouvelles façons de transmettre la correspondance.
L’élément formel intégré à ces méthodes de communication écrite les rend appropriées pour transmettre des informations commerciales importantes entre les entreprises ou des entreprises aux clients. Les lettres écrites, les factures sont encore parfois envoyées physiquement mais de nombreuses entreprises migrent leur correspondance vers le numérique car c’est moins cher et plus facile à suivre. La correspondance commerciale sert également de preuve pour résoudre les malentendus. En disposant d’une trace écrite, n’importe quelle partie impliquée dans une transaction peut revoir les informations précédemment énoncées afin de déterminer qui a mal compris la situation. Ceci est particulièrement important dans les procédures de résolution des conflits ou les litiges juridiques.
Regardons cet exemple pour plus d’illustration.
Exemple
Fantastic Body Co. est une salle de sport locale située dans la ville de Memphis. L’entreprise compte plus de 350 abonnés qui paient un montant mensuel fixe pour bénéficier de tous les services fournis par Fantastic Body. L’entreprise propose actuellement trois modes de paiement : carte de crédit, virement bancaire ou PayPal. La procédure de paiement de la société commence par l’envoi d’une facture par e-mail à l’abonné le premier jour de chaque mois et le client dispose de 5 jours pour la régler avant que l’abonnement ne soit considéré comme inactif. Quelle serait la correspondance dans ce paragraphe ?