La négociation de contrat n’a pas changé depuis l’avènement du courrier électronique, mais les nouvelles technologies rendent la négociation de contrat plus rapide, plus intelligente et moins risquée. Dans cet article, nous allons décomposer ce qu’est la négociation de contrat, pourquoi les approches traditionnelles de la négociation de contrat posent des responsabilités commerciales, et comment les nouvelles technologies aident les équipes juridiques à négocier des accords complexes à l’échelle.
Qu’est-ce que la négociation de contrat ?
La négociation de contrat est le processus consistant à parvenir à un accord sur un ensemble de conditions juridiquement contraignantes (ici, nous nous concentrerons sur la négociation entre deux entreprises). Lorsque deux entreprises négocient, les deux parties cherchent à obtenir des conditions favorables et à minimiser les risques financiers, juridiques et opérationnels.
Lors de la négociation de contrats avec des fournisseurs, par exemple, votre entreprise peut faire pression pour avoir la possibilité de payer au mois plutôt qu’annuellement (ou vice versa). Dans les paiements, comme dans de nombreuses autres questions, il n’y a pas nécessairement une option « correcte », mais plutôt une option qui a le plus de sens pour votre entreprise. La raison pour laquelle nous négocions des contrats dans les affaires est de nous assurer que nos accords mettent nos entreprises sur la voie du succès à long terme.
Les défis à long terme de la négociation de contrats
La négociation de contrats est souvent la partie la plus importante du cycle de vie d’un contrat. Les retards dans la génération ou l’exécution d’un contrat peuvent ralentir une entreprise, par exemple, mais il est peu probable qu’ils aient un impact important sur les résultats de cette entreprise. Une négociation mal menée, en revanche, peut accabler une entreprise d’obligations légales ardues pendant des années.
Dans les négociations de routine – une négociation sur une licence de logiciel, par exemple – les discussions portent sur des choses comme la loi applicable, le traitement des données des clients, la sécurité des informations et le prix. L’entreprise A pourrait dire à l’entreprise B : » Nous sommes prêts à acheter à ce prix si vous incluez les obligations standard de notre entreprise concernant le temps de fonctionnement du système, mais vous devrez baisser le prix si vous voulez utiliser le langage de votre entreprise. «
Ce va-et-vient peut se produire en temps réel (lors d’un appel téléphonique ou d’une réunion en personne) ou par courriel, mais le courriel tend à être plus courant, et la dynamique dans les deux cas est la même. Les deux parties offrent des concessions et, dans le processus, insèrent, suppriment ou modifient les clauses contractuelles – les éléments constitutifs des contrats – jusqu’à ce que les deux parties puissent parvenir à un accord.
Bien qu’il existe certainement des meilleures pratiques sur la façon de négocier un contrat, la quantité même de coordination requise lors de la négociation d’un contrat fait du processus un défi logistique pour toutes les équipes. Imaginez devoir réconcilier les commentaires sur le contrat provenant d’un certain nombre de parties prenantes internes (pensez aux finances ou aux opérations) et de contreparties à travers de multiples fils de courriels. En plus de cela, imaginez faire cela pour de nombreux contrats différents à la fois.
Les clés de la négociation contractuelle sont la gestion des connaissances et la gestion des processus : si vous ne connaissez pas l’historique et l’état de chacune de vos négociations contractuelles, vous ne pouvez pas être sûr d’obtenir le meilleur résultat pour votre entreprise.
Les équipes juridiques qui ne disposent pas d’un système central pour le suivi et la négociation des contrats passent souvent la majorité de leur temps à reconstituer les éditions de contrats provenant de différentes équipes commerciales et à rechercher les versions les plus récentes des contrats. Pour les entreprises qui fonctionnent sur des cycles de vente trimestriels, la situation est encore pire – nous avons entendu certains directeurs juridiques dire que les dernières semaines de tout trimestre représentent 50 % du volume des contrats.
L’importance commerciale, la complexité opérationnelle et le volume inégal des contrats font de la négociation des contrats un défi épineux pour les équipes juridiques et les technologies contractuelles.
Potentiel non réalisé : l’histoire de la technologie de négociation de contrats
La négociation de contrats n’a pratiquement pas connu d’innovation depuis des décennies. Le dernier grand changement dans la négociation de contrats a été l’adoption généralisée du courrier électronique dans les années 1990.
Ce n’est pas seulement l’inertie qui est à blâmer. Outre le fait qu’ils sont fiables et largement adoptés, le courrier électronique et Microsoft Word sont, à certains égards, particulièrement adaptés à la négociation de contrats. L’utilisation du courrier électronique et de Microsoft Word permet aux équipes juridiques de limiter les communications à des parties spécifiques, de préserver un horodatage de chaque communication et de partager des documents dans un format quasi-universel. Ce sont les exigences fondamentales de tout outil de négociation.
Pensez aux alternatives. Vous ne voudriez pas négocier un contrat sur Google Docs, par exemple, où votre interlocuteur peut voir chacune de vos frappes. Vous ne voudriez pas non plus donner à votre contrepartie l’accès au stockage en nuage partagé de votre entreprise (par exemple, Dropbox), car cela pourrait poser un risque pour la sécurité.
La seule façon d’améliorer la négociation de contrats est d’adopter des outils spécifiquement conçus à la fois pour la négociation de contrats avec les contreparties et la collaboration contractuelle avec les parties prenantes internes. Ce n’est que récemment que la technologie a rattrapé le problème de la négociation des contrats.
Le changement de jeu : la technologie rattrape la négociation des contrats
Les trois obstacles technologiques à l’amélioration de la négociation des contrats ont été la centralisation, la facilité d’utilisation et la sécurité de niveau entreprise. Dans le passé, les équipes juridiques étaient obligées de choisir entre la commodité et la sécurité. Mais avec l’arrivée des nouvelles technologies, les équipes juridiques n’ont plus à faire de sérieux compromis lors de la mise en place d’outils de négociation de contrats.
Centralisation. Historiquement, les équipes juridiques avaient des contrats éparpillés un peu partout – dans des classeurs, sur des disques durs locaux et ailleurs. Cette décentralisation exposait les entreprises à des risques importants. C’est pourquoi, à l’origine, la gestion des contrats visait à rassembler tous les contrats en un seul endroit. Avec l’arrivée des solutions de gestion du cycle de vie des contrats, la centralisation n’est plus un obstacle technologique important.
Adaptabilité et facilité d’utilisation. Autrefois, les logiciels étaient construits soit pour des consommateurs non techniques, soit pour des spécialistes. Les navigateurs Internet entrent dans la première catégorie ; ils nécessitent peu de formation mais ne sont pas hautement configurables. Dans la deuxième catégorie se trouvent les outils spécifiques à l’industrie, comme les logiciels d’édition vidéo – ces outils sont puissants et hautement personnalisables, mais il est difficile de les utiliser sans formation.
Les nouvelles technologies juridiques combinent les meilleures caractéristiques des deux approches. Elles permettent un haut degré de configurabilité et de contrôle (essentiel pour les équipes juridiques) tout en nécessitant également une formation minimale des utilisateurs. Par exemple, les nouveaux outils de négociation de contrats permettent aux utilisateurs de commenter rapidement des documents en ligne et de boucler plusieurs collègues via des notifications en ligne ou par e-mail, plutôt que de devoir envoyer des e-mails individuels avec des pièces jointes.
Sécurité et compatibilité universelle. Les négociations contractuelles sont plus efficaces lorsque les deux parties sont en mesure d’utiliser les outils qui leur sont familiers. Dans le passé, les outils adoptaient soit une approche de « jardin clos » (dans laquelle les deux parties devaient partager le même portail en ligne), soit laissaient les deux parties dans le courrier électronique et Microsoft Word. Les outils d’aujourd’hui offrent une certaine souplesse, en donnant aux deux parties à une négociation plusieurs options différentes pour éditer, redéfinir et commenter les contrats en toute sécurité.
Passer à l’action : ce qu’il faut rechercher dans votre prochain outil de négociation de contrats
Alors, comment choisir une solution de gestion des contrats qui prend en charge la négociation, la partie la plus conséquente du processus contractuel ? Voici les trois éléments à rechercher :
La capacité de suivre les négociations contractuelles dans toute votre entreprise. Recherchez un outil qui vous permette de suivre tous les statuts de négociation de contrat, ainsi que les propriétaires de chaque tâche de négociation de contrat. Votre outil devrait être en mesure de vous dire où en est chaque contrat et s’il est bloqué dans votre équipe ou chez une contrepartie.
Une interface utilisateur intuitive et de qualité grand public. Recherchez un outil doté d’une interface utilisateur moderne, basée sur un navigateur. Donner la priorité à la facilité d’utilisation rendra plus probable l’adoption de votre plateforme de contractualisation par votre équipe juridique et vous aidera à réduire considérablement vos options de fournisseur, car de nombreux outils de négociation sont si difficiles à utiliser que les utilisateurs finaux ont recours à l’envoi d’un courriel à leur équipe juridique plutôt que d’opérer dans le logiciel.
Intégration transparente dans une plateforme de gestion du cycle de vie des contrats. Recherchez un outil de négociation de contrats qui fait partie d’une suite de gestion de contrats plus large, de préférence conçue pour gérer la génération de documents, le routage des approbations, la signature électronique, le stockage des documents et les rapports. Votre objectif doit être de consolider autant de tâches liées aux contrats que possible dans un seul système. Cela garantit l’exactitude des données, réduit les coûts et minimise la charge de gestion du changement de votre équipe juridique.
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