Section 3. Méthodes de contact avec les participants potentiels

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Apprenez à déterminer quelles méthodes de contact avec les recrues potentielles fonctionnent le mieux.

Il est maintenant temps pour vous d’aller vers les membres potentiels – de mettre votre liste de contacts en action (pour savoir comment développer une liste de contacts, voir Identifier les membres potentiels dans tous les secteurs de la communauté). Vous devriez maintenant être en mesure de prendre tous les noms que vous avez patiemment et systématiquement accumulés dans les différents secteurs de la communauté et de commencer à établir de véritables contacts avec les membres.

Êtes-vous prêt ? Vous êtes peut-être aussi prêt que vous ne le serez jamais. Nous sommes sur le point de commencer. Mais d’abord, un peu de contexte.

Pourquoi est-il important de contacter les participants potentiels ?

Il est important de contacter les nouveaux membres simplement parce qu’ils ne vont généralement pas passer la porte, ou se présenter sans être invités, bien que cela puisse arriver. Normalement, ils ne vont pas venir à vous. C’est vous qui devez aller vers eux. En clair, la plupart des nouveaux membres de votre groupe ou organisation devront être recrutés. La question principale de cette section est « Comment dois-je les recruter ? »

En fait, il y a deux questions distinctes ici. L’une traite de la méthode de votre contact. C’est-à-dire, quelle forme, ou approche, devriez-vous utiliser pour contacter et recruter de nouveaux membres ? L’autre porte sur le contenu de votre contact. C’est-à-dire, quels points votre message doit-il transmettre ? Reprenons ces deux questions tour à tour.

Quelles sont les méthodes pour contacter les membres potentiels ?

Lorsque vous contactez des membres, vous avez le choix entre au moins trois méthodes de base :

  • Vous pouvez les rencontrer en personne
  • Vous pouvez les appeler au téléphone
  • Vous pouvez leur écrire une lettre

Il existe aussi d’autres méthodes — vous pouvez envoyer un fax, ou un message électronique. Vous pouvez envoyer une fiche d’information, un dépliant ou une brochure. Mais pour l’instant, nous allons nous concentrer sur les trois principales méthodes ci-dessus.

Quelle méthode devriez-vous utiliser pour contacter des membres potentiels ?

Chaque méthode présente des avantages, mais aussi des inconvénients. Voici ce que nous entendons par là :

Contact en face à face

Notre expérience est que le contact personnel fonctionne le mieux. Les résultats des recherches le confirment. Plus le contact est personnel, plus vous avez de chances de réussir. Une réunion en face à face a plus de chances de réussir qu’un appel téléphonique, et un appel téléphonique a plus de chances d’être productif qu’une lettre.

Cela signifie-t-il que vous devez établir un contact en face à face dans tous les cas ? Pas nécessairement. C’est parce que :

  • Le contact personnel, surtout le contact en face à face, prend du temps. Supposons que vous vouliez avoir une réunion : il faut du temps pour organiser la réunion (en supposant que vous en organisiez une à l’avance), il faut du temps pour se rendre à la réunion, et il faut du temps pour se rencontrer. Vous pouvez tout simplement ne pas avoir ce temps à accorder à chaque membre potentiel.
  • Le contact personnel n’est pas toujours possible. La personne que vous voulez rencontrer peut ne pas être disponible pour vous voir, ou franchement ne pas être intéressée à vous voir. Cela est particulièrement vrai si votre membre potentiel occupe un poste très visible ou important, et si votre groupe a une faible visibilité dans la communauté ou est inconnu de votre cible.
  • Le contact personnel peut être moins nécessaire lorsque vous demandez à votre personne cible de faire quelque chose de petit – d’accepter d’être listé comme sponsor, par exemple, ou de faire une petite contribution. Il s’agit de formes d’adhésion « passives », plutôt qu' »actives ». Plus la demande est petite, ou moins elle est impliquée, moins le contact doit être intensif.

Contact téléphonique

Le téléphone est rapide et facile. Vous pouvez composer sept chiffres en moins de cinq secondes. Vous (et votre membre potentiel) n’avez pas besoin de vous déplacer – vous pouvez vous asseoir là où vous êtes. Vous pouvez engager un dialogue bilatéral, comme dans une réunion en face à face. Vous pouvez écouter et répondre au ton émotionnel, et pas seulement au contenu verbal, en percevant les changements de tonalité et d’inflexion de la voix. Et vous pouvez faire votre travail rapidement.

Ce sont tous des avantages majeurs. Mais:

  • Il peut être difficile d’atteindre votre personne cible. Dans de nombreux contextes, les chances que vous vous connectiez du premier coup sont faibles. Lorsque vous appelez, votre membre potentiel est susceptible d’être– « en réunion… », « en train de déjeuner… », « sur une autre ligne… », « loin du bureau… », « hors du bureau… », « en vacances…. » ou « sortant d’un moment…. ». C’est une réalité moderne. L’appelant doit donc se préparer à une ou plusieurs séries de connexions manquées et à une légère contrariété mutuelle possible avant que le contact ne soit établi.
  • Lorsque vous vous connectez, la personne cible peut ne pas accorder la même attention et la même considération à votre appel que lors d’une rencontre en face à face. Elle peut ne pas être préparée à écouter ou être distraite par d’autres événements à la maison ou au bureau (une date limite de projet ; un bébé qui pleure). Parfois – une autre réalité de la vie – vous pouvez être mis en attente, car d’autres appels arrivent.
  • Un appel téléphonique ne peut généralement pas construire une connexion aussi forte qu’une réunion en face à face. L’adhésion vient des connexions établies, et l’établissement de connexions prend du temps. Les réunions permettent ce temps ; les appels téléphoniques ne le permettent généralement pas. Certaines informations non verbales –expression faciale, langage corporel– sont également perdues au téléphone, ce qui peut limiter davantage le développement de la relation.

Contact par lettre

Les contacts par lettre et imprimés, en revanche, présentent des avantages distincts. Si une bonne lettre de recrutement de membres prend du temps à rédiger, elle peut parfois exprimer ce que vous voulez dire mieux qu’un discours (parce que vous avez pris le temps de l’écrire). Et une fois la lettre rédigée, son contenu de base peut être réutilisé à l’infini. Vous pouvez produire beaucoup de lettres en peu de temps. Et du point de vue du destinataire, la lettre peut être lue à loisir, et conservée dans un dossier pour référence future.

D’autre part :

  • Même les meilleures lettres ne sont pas aussi personnelles qu’un appel téléphonique ou une réunion.
  • Il n’y a pas de dialogue à double sens.
  • Il y a moins d’opportunités de répondre aux préoccupations individuelles, et de développer une relation
  • Et (la vérité choquante) certaines lettres ne sont jamais ouvertes du tout.

Donc chacune de ces méthodes de contact a des caractéristiques positives et négatives. Ok, mais comment résoudre le problème ? Vous voulez aller de l’avant. Quelle méthode choisir dans votre situation actuelle ?

Nous aimerions apporter une réponse passe-partout. Mais en fait, nous ne croyons pas qu’il y en ait une. Au lieu de cela, la réponse à la question dépend de votre situation.

Facteurs de votre décision

Si le contact en face à face est généralement le meilleur, toutes choses égales par ailleurs, mais d’autres choses ne sont pas toujours égales. Mais voici quelques situations où vous pourriez vraiment vouloir mettre l’effort dans le contact personnel, et dans la rencontre en face à face:

  • Lorsque vous avez un petit nombre de personnes à recruter
  • Lorsque vous avez un grand nombre de personnes à recruter elles (Vous ne devez pas faire ce travail seul.)
  • Quand vous avez le temps disponible pour établir les contacts
  • Quand la personne que vous recrutez serait un membre particulièrement important pour votre groupe
  • Quand la personne que vous recrutez est un membre particulièrement influent dans la communauté
  • Quand la personne que vous recrutez ne vous connaît pas très bien, vous ou votre groupe

Un contact téléphonique pourrait être le meilleur choix dans ces cas :

  • Lorsque le membre potentiel n’est pas disponible (ou peu susceptible de l’être) pour une réunion
  • Lorsque le membre potentiel est relativement facile à joindre par téléphone
  • Lorsque vous et le membre potentiel vous connaissez déjà
  • Lorsque la demande formulée est relativement simple
  • Lorsque vous êtes personnellement à l’aise pour parler à d’autres personnes au téléphone

Et, comme alternative au téléphone, voici quand une lettre pourrait être fortement considérée :

  • Lorsque vous avez un nombre relativement important de membres à recruter
  • Lorsque vous êtes la seule personne disponible pour faire le travail
  • Lorsque votre temps (et celui de votre groupe) est très limité
  • Lorsqu’il est moins important de savoir qui en particulier sont les nouveaux membres
  • . particulier les nouveaux membres sont
  • Quand le membre potentiel est déjà familier avec vous ou votre groupe
  • Quand vous avez développé (ou qu’on vous donne) une excellente liste de diffusion

Tentons quelques exemples pour illustrer ces principes, avec quelques propositions de recommandations :

Exemple Recommandations
Votre groupe veut faire adopter une loi locale. Un conseiller municipal est de votre côté Voici un membre influent. Rencontrez le conseiller en personne.
Vous voulez que 50 résidents se joignent à vous lors d’une réunion de quartier. Ils ne devraient pas être trop difficiles à joindre. Appelez-les chez eux le soir (vous pourriez aussi distribuer des tracts à leurs portes).
Vous avez besoin de 200 nouveaux membres dans les prochains mois, chacun d’entre eux enverra un chèque. Le chèque de n’importe qui est le bienvenu. Trouvez une bonne liste de diffusion. Commencez par une lettre.
Vous voulez créer un conseil consultatif pour une clinique de santé locale. Que pensez-vous ?

Qu’en est-il des spécificités de votre propre situation actuelle ? Quel choix de méthode fonctionnerait le mieux pour vous ?

Combinaison de différentes méthodes

À ce stade, nous avons de bonnes nouvelles (nous l’espérons). Il est possible de combiner ces différentes méthodes de contact ensemble. Par exemple, vous pouvez…

  • Appeler, puis écrire
  • Appeler, puis organiser une réunion
  • Écrire, puis appeler
  • Écrire, puis organiser une réunion

Et, pour élargir le propos, vous pouvez également ajouter une troisième étape. C’est-à-dire que vous pouvez appeler après avoir envoyé une lettre, ou écrire après vous être rencontré. En d’autres termes,

  • Appeler, écrire, appeler, ou
  • Appeler, rencontrer, écrire

De nombreuses autres variations sont possibles, mais celles-ci sont suffisantes pour l’instant (nous ne voulons pas que les choses deviennent trop compliquées).

Dans de nombreux cas, combiner les méthodes est une bonne idée. L’exemple du conseil consultatif de la clinique de santé ci-dessus en est un excellent exemple. C’est une tâche importante ; cela vaut la peine de prendre le temps. Donc, si votre temps le permet, vous voulez appeler (ou écrire) les membres potentiels et organiser une réunion ; ou (comme alternative moins intensive) écrire, puis appeler. Dans les deux cas, vous pourriez faire un suivi avec un autre appel ou une autre lettre.

Une discussion précise de la séquence exacte des événements nous emmène au-delà de la portée de ce module. Mais le point principal, c’est qu’il est possible et souvent souhaitable de combiner différentes méthodes lorsque vous demandez aux membres de se joindre à votre groupe. Chaque méthode peut soutenir et s’appuyer sur les points forts de l’autre. Dans de nombreuses situations, l’utilisation d’une combinaison bien pensée de méthodes peut valoir la peine que vous y consacriez du temps et de la peine.

Adaptation de votre méthode à la situation

Nous allons conclure cette section avec d’autres nouvelles utiles. Vous n’êtes pas obligé de vous en tenir à une seule méthode en permanence. Votre stratégie peut varier : vous pouvez utiliser une méthode de contact pour certaines personnes, et une autre méthode pour d’autres. Le dicton dit : « A chacun sa méthode ». C’est la vérité.

Ainsi, il est préférable d’aborder un président de banque lors d’une réunion programmée, en face à face. Un pasteur peut être trouvé uniquement par téléphone, le dimanche après-midi, après le sermon. Quelqu’un qui est souvent sur la route pourrait accorder une attention particulière au courrier (à moins que vous ne vouliez essayer de recruter par téléphone portable), tandis qu’un commerçant pourrait être plus disponible sur place, dans le magasin. Toutes ces personnes sont disponibles, mais plus facilement et de manière particulière. Si vous êtes intéressé par le prospect X, votre tâche en tant que recruteur est de vous demander :  » Comment puis-je le mieux mettre la main sur cette personne en particulier ? « 

Profiter de la chance

Avant de conclure, il y a encore une approche de contact à énumérer. Il faut la mentionner, même si ce n’est pas exactement une « méthode ». Nous l’appellerons « chance ». « 

Vous pouvez tomber sur un membre potentiel à la poste, ou au match de football. Vous pourriez voir ce même président de banque en allant chercher le journal, ou à l’église. Si ce n’est pas déplacé de les aborder – et peut-être que ça ne l’est pas – alors profitez de ces occasions fortuites. Lors de rencontres non planifiées, lorsque les gens ne sont pas pressés, beaucoup de gens se montreront naturels et serviables. Et ils seront peut-être plus réceptifs à ce que vous voulez leur dire.

Un bon travail communautaire signifie être prêt à profiter de chaque opportunité qui se présente à vous, que ce soit par hasard ou à dessein.

En résumé

Les réunions, les appels téléphoniques et les lettres peuvent être considérés comme une simple partie d’une stratégie globale d’adhésion, chacune devant être utilisée selon les besoins. Si plusieurs bonnes méthodes existent, pourquoi se limiter à une seule ?

Mais une fois que vous avez fait votre ou vos choix, comment les mettre en œuvre ? C’est le sujet de nos deux prochaines sections !

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