Vérifiez quels salariés vous pouvez mettre en arrêt de travail pour utiliser le dispositif de maintien dans l’emploi des coronavirus

Pour utiliser le dispositif, les étapes que vous devrez suivre sont les suivantes :

1. Vérifier si vous pouvez réclamer.

2. Vérifier quels employés vous pouvez mettre en congé d’ancienneté.

3. Étape à suivre avant de calculer votre réclamation.

4. Calculez le montant que vous devez réclamer.

5. Demandez le salaire de vos employés en ligne.

6. Reporter un paiement dans PAYE Real Time Information.

Pour les périodes se terminant au plus tard le 30 avril 2021, vous pouvez réclamer pour les employés qui étaient employés le 30 octobre 2020, à condition que vous ayez effectué une soumission PAYE Real Time Information (RTI) à HMRC entre le 20 mars 2020 et le 30 octobre 2020, notifiant un paiement de salaire pour cet employé. Vous n’avez pas besoin d’avoir précédemment réclamé pour un employé avant le 30 octobre 2020 pour réclamer pour les périodes à partir du 1er novembre 2020.

Pour les périodes commençant le ou après le 1er mai 2021, vous pouvez réclamer pour les employés qui ont été employés le 2 mars 2021, à condition que vous ayez fait une soumission PAYE Real Time Information (RTI) à HMRC entre le 20 mars 2020 et le 2 mars 2021, notifiant un paiement de gains pour cet employé. Il n’est pas nécessaire d’avoir précédemment réclamé pour un employé avant le 2 mars 2021 pour réclamer pour les périodes à partir du 1er mai 2021.

Vous pouvez réclamer pour les employés sur tout type de contrat de travail, y compris les contrats à temps plein, à temps partiel, d’agence, flexibles ou à zéro heure. Les ressortissants étrangers sont éligibles pour être mis au chômage. Les subventions accordées dans le cadre du régime ne sont pas comptées comme un « accès aux fonds publics », et vous pouvez mettre à pied les employés sur toutes les catégories de visa.

Il existe des règles sur ce que vos employés peuvent faire pendant leur mise à pied.

Vérifiez comment les différentes conditions d’emploi affectent l’éligibilité

Il existe différents groupes d’employés qui sont éligibles au régime.

Si votre employé a un contrat à durée déterminée

Si le contrat à durée déterminée de l’employé n’a pas déjà expiré, il peut être prolongé ou renouvelé.

Pour les périodes se terminant au plus tard le 30 avril 2021, vous pouvez mettre l’employé en congé pour autant qu’il ait été employé par vous au plus tard le 30 octobre 2020. Vous devez avoir fait une soumission PAYE Real Time Information (RTI) à HMRC entre le 20 mars 2020 et le 30 octobre 2020, notifiant un paiement de gains pour cet employé.

Si le contrat à durée déterminée de votre employé a expiré le 23 septembre 2020 ou après, il peut être réemployé et réclamé. Cela s’applique tant que votre employé était employé par vous le 23 septembre 2020 et que vous avez fait une soumission PAYE Real Time Information (RTI) à HMRC entre le 20 mars 2020 et le 30 octobre 2020, notifiant un paiement de gains pour cet employé.

Pour les périodes commençant le ou après le 1er mai 2021, vous pouvez mettre l’employé en arrêt de travail tant qu’il était employé par vous le 2 mars 2021, tant que vous avez fait une soumission PAYE Real Time Information (RTI) à HMRC entre le 20 mars 2020 et le 2 mars 2021.

Si vous employez des apprentis

Les apprentis peuvent être mis au chômage de la même manière que les autres employés et ils peuvent continuer à se former pendant leur mise au chômage.

Cependant, vous devez payer vos apprentis au moins le salaire minimum d’apprentissage/salaire national de subsistance/salaire minimum national (AMW/NLW/NMW), selon le cas, pour tout le temps qu’ils passent à se former. Cela signifie que pour le temps passé en formation, vous devez couvrir tout manque à gagner entre le montant que vous pouvez réclamer pour leur salaire par le biais de ce régime et leur salaire minimum approprié.

Une aide est disponible pour les changements dans les dispositions d’apprentissage en raison du coronavirus in :

• Angleterre
• Ecosse
• Pays de Galles
• Irlande du Nord

Si votre employé est un enseignant suppléant

Les enseignants suppléants sont admissibles au régime de la même manière que les autres employés et peuvent continuer à être réclamés pendant les périodes de vacances scolaires, à condition que les critères d’admissibilité habituels soient remplis.

Si vous avez consolidé votre paie et que vous avez de nouveaux employés dessus

Lorsqu’un groupe d’entreprises a de multiples régimes PAYE et qu’il y a un transfert de tous les employés de ces régimes dans un nouveau régime PAYE consolidé, le nouveau régime pourra continuer à mettre à pied et à réclamer pour les employés.

Transferts d’employés sous TUPE et lors d’un changement de propriété

Si vous réclamez pour une période entre le 1er novembre 2020 et le 30 avril 2021 et que vous employez quelqu’un qui a été transféré d’une autre entreprise, vous pouvez réclamer selon les règles normales s’ils ont été inclus sur une soumission d’information en temps réel (RTI) PAYE à HMRC au plus tard le 30 octobre 2020.

Dans le cas contraire, vous pouvez toujours avoir droit à une réclamation concernant les employés si les règles de succession d’entreprise TUPE ou PAYE s’appliquent au changement de propriété.

Le nouvel employeur peut réclamer pour les employés transférés entre le 1er septembre 2020 et le 30 avril 2021. Les employés transférés doivent avoir été :

• employés par l’ancien employeur le 30 octobre 2020 ou avant
• transférés de leur ancien employeur à leur nouvel employeur le 1er septembre 2020 ou après
• inclus dans une soumission d’informations en temps réel (RTI) PAYE à HMRC, par leur ancien employeur, entre le 20 mars 2020 et le 30 octobre 2020

Si vous faites une demande pour une période commençant le 1er mai 2021 ou après et que vous employez une personne qui a été transférée d’une autre entreprise, vous pouvez faire une demande selon les règles normales si elle a été incluse dans une soumission PAYE Real Time Information (RTI) à HMRC, le 2 mars 2021 ou avant.

Dans le cas contraire, vous pouvez toujours avoir droit à une réclamation concernant les employés si les règles de succession d’entreprise TUPE ou PAYE s’appliquent au changement de propriété.

Le nouvel employeur peut réclamer pour les employés transférés le 1er janvier 2021 ou après. Les employés transférés doivent avoir été :

• employés par l’ancien employeur au plus tard le 2 mars 2021
• transférés de leur ancien employeur à leur nouvel employeur au plus tard le 1er janvier 2021
• inclus dans une soumission d’informations en temps réel (RTI) PAYE à HMRC, par leur ancien employeur, entre le 20 mars 2020 et le 2 mars 2021

Lire plus de conseils sur les règles TUPE.

Lire plus de conseils sur la succession d’entreprise.

Si votre employé a plus d’un emploi ou d’autres fonctions

Si votre employé a plus d’un emploi

Si votre employé a plus d’un employeur, il peut être furloughed pour chaque emploi.

Les employés peuvent être furloughed dans un emploi et recevoir un paiement furloughed, mais continuer à travailler pour un autre employeur et recevoir leur salaire normal.

Si votre employé a eu plusieurs employeurs au cours de l’année écoulée

Si un employé a eu plusieurs employeurs au cours de l’année écoulée, n’a travaillé que pour l’un d’entre eux à un moment donné et est mis au chômage technique par son employeur actuel, ses anciens employeurs ne doivent pas le réemployer, le mettre au chômage technique et réclamer son salaire par le biais du régime.

Si votre employé fait du travail bénévole

Un employé en furloug peut participer à du travail bénévole pendant les heures où vous enregistrez votre employé comme étant en furloug, à condition que ce soit pour un autre employeur ou une autre organisation.

Si votre employé fait une formation

Les employés en congé peuvent participer à une formation pendant les heures où vous enregistrez votre employé comme étant en congé, à condition qu’en entreprenant la formation, l’employé ne fournisse pas de services à, ou ne génère pas de revenus pour, ou au nom de son organisation ou d’une organisation liée ou associée. Les employés en congé doivent être encouragés à suivre une formation.

Lorsque la formation est entreprise par des employés en congé pendant les heures où vous enregistrez votre employé comme étant en congé, à la demande de leur employeur, ils ont le droit d’être payés au moins leur salaire minimum national approprié pour cette période. Dans la plupart des cas, le paiement de 80 % du salaire normal d’un employé, jusqu’à concurrence de 2 500 £, sera suffisant pour couvrir ces heures de formation. Cependant, lorsque le temps passé à se former donne droit à un salaire minimum supérieur à l’indemnité d’ancienneté, les employeurs devront payer le salaire supplémentaire (voir la section sur le salaire minimum national pour plus de détails).

Les employés en congé travaillant comme représentants syndicaux ou non syndicaux ou comme administrateurs de pension

Pendant les heures où vous enregistrez votre employé comme étant en congé, les employés qui sont des représentants syndicaux ou non syndicaux peuvent entreprendre des tâches et des activités aux fins de représentation individuelle ou collective des employés ou d’autres travailleurs. Cependant, ce faisant, ils ne doivent pas fournir de services ou générer des revenus pour, ou au nom de votre organisation ou d’une organisation liée ou associée.

Pendant les heures où vous enregistrez votre employé comme étant en congé, les employés qui sont des administrateurs de régime de retraite ou des administrateurs d’une société fiduciaire peuvent entreprendre des tâches de fiduciaire en relation avec le régime de retraite. Cependant, un administrateur professionnel et indépendant du régime de retraite qui a été mis au chômage technique par la société fiduciaire indépendante ne peut pas entreprendre des tâches d’administrateur qui fourniraient des services à la société fiduciaire indépendante ou à toute organisation liée ou associée à cette société fiduciaire indépendante, ou généreraient des revenus pour elles, pendant les heures où vous les enregistrez comme étant en congé technique.

Si vous avez licencié vos employés

Lorsque vous devez procéder à des licenciements, vous devez le faire conformément aux règles normales. Cela inclut le fait de donner un préavis et de consulter le personnel avant de prendre une décision finale. Pour les périodes de réclamation relatives au mois de novembre, vous pouvez continuer à réclamer pour un employé furlougué qui sert une période de préavis statutaire, cependant les subventions ne peuvent pas être utilisées pour remplacer les indemnités de licenciement.

Pour les périodes de réclamation commençant le ou après le 1er décembre 2020, vous ne pouvez pas réclamer pour les jours du ou après le 1er décembre 2020 pendant lesquels l’employé furlougué servait une période de préavis contractuelle ou statutaire pour l’employeur (cela inclut les personnes servant un préavis de retraite ou de démission). Si un employé commence par la suite une période de préavis contractuelle ou statutaire sur un jour couvert par une réclamation précédemment soumise, vous devrez faire un ajustement.

Si vous licenciez un employé, vous devez baser l’indemnité de licenciement et de préavis statutaire sur son salaire normal plutôt que sur le salaire d’ancienneté réduit.

Pour les périodes de demande entre le 1er novembre 2020 et le 30 avril 2021

Si vous avez licencié des employés, ou s’ils ont cessé de travailler pour vous le 23 septembre 2020 ou après, vous pouvez les réemployer et les mettre en période d’ancienneté. Cela s’applique tant que l’employé était employé par vous le 23 septembre 2020 et que vous avez fait une soumission PAYE Real Time Information (RTI) à HMRC entre le 20 mars 2020 et le 30 octobre 2020, notifiant un paiement de gains pour cet employé.

Si la santé de votre employé a été affectée par le coronavirus ou toute autre condition

Votre employé est éligible à la subvention et peut être furloughed, s’il est incapable de travailler, y compris à partir de la maison ou de travailler des heures réduites parce qu’ils :

• sont cliniquement extrêmement vulnérables, ou présentent le risque le plus élevé de maladie grave due au coronavirus et suivant les conseils de santé publique
• ont des responsabilités de soins résultant du coronavirus, telles que s’occuper d’enfants qui sont à la maison en raison de la fermeture des écoles et des garderies, ou s’occuper d’une personne vulnérable dans leur foyer

Si votre employé est en auto-isolement ou en congé de maladie

Si votre employé est en congé de maladie ou en auto-isolement en raison du coronavirus, il peut être en mesure de bénéficier d’une indemnité de maladie statutaire (SSP). Le programme de maintien dans l’emploi en cas de coronavirus n’est pas destiné aux absences de courte durée pour cause de maladie.

La maladie de courte durée ou l’auto-isolement ne doit pas être un élément à prendre en compte pour décider de la mise à pied d’un employé. Si, toutefois, les employeurs veulent mettre à pied des employés pour des raisons professionnelles et qu’ils sont actuellement en congé de maladie, ils peuvent le faire, comme pour les autres employés. Dans ces cas, l’employé ne devrait plus recevoir d’indemnités de maladie et serait classé comme un employé mis à pied.

Les employeurs peuvent mettre à pied les employés qui sont cliniquement extrêmement vulnérables ou qui présentent le plus grand risque de maladie grave due au coronavirus. C’est aux employeurs de décider s’ils doivent mettre ces employés au chômage technique. Il n’est pas nécessaire qu’un employeur soit confronté à une réduction plus large de la demande ou qu’il soit fermé pour pouvoir prétendre à un remboursement pour ces employés.

Vous pouvez prétendre à un remboursement à la fois dans le cadre du programme de maintien de l’emploi en cas de coronavirus et du programme de remboursement du PAS pour le même employé, mais pas pour la même période. Lorsqu’un salarié est en arrêt de travail, vous ne pouvez récupérer les dépenses que par le biais du dispositif de maintien dans l’emploi des coronavirus, et non du dispositif de remboursement du PAS. Si un employé non mis à pied tombe malade à cause d’un coronavirus, doit s’auto-isoler ou se protéger, alors vous pouvez bénéficier du système de remboursement du PAS, où vous pouvez réclamer jusqu’à 2 semaines de PAS par employé.

Si votre employé tombe malade alors qu’il est mis à pied

Les employés mis à pied conservent leurs droits statutaires, y compris leur droit au PAS. Cela signifie que les employés furloughed qui tombent malades, en raison du coronavirus ou de toute autre cause, doivent être payés au moins SSP. Sous réserve d’éligibilité, cela inclut les personnes qui s’auto-isolent ou qui sont cliniquement extrêmement vulnérables en raison du coronavirus. Il appartient aux employeurs de décider de faire passer ces employés au SSP ou de les garder en congé, à leur taux de congé.

Si un employé en congé qui tombe malade passe au SSP, les employeurs ne peuvent plus réclamer le salaire du congé. Les employeurs sont tenus de payer le SSP eux-mêmes, bien qu’ils puissent bénéficier d’un rabais pour un maximum de 2 semaines de SSP si la maladie est liée au coronavirus.

Si les employeurs gardent l’employé furloughed malade au taux furloughed pour la période où il est malade, ils restent éligibles pour réclamer ces coûts par le biais du régime furloughed.

Si votre employé est en congé ou vient de revenir de congé

Si votre employé est en congé parental légal ou vient de revenir de congé parental légal

Les règles normales pour le congé et la rémunération de maternité, de parentalité partagée, d’adoption, de paternité ou de deuil parental s’appliquent.

Vous devrez peut-être calculer différemment la rémunération hebdomadaire moyenne de votre employé, s’il a été mis au chômage et a ensuite commencé à demander l’indemnité parentale légale le 25 avril 2020 ou après pour :

• l’indemnité de maternité
• l’indemnité d’adoption
• l’indemnité de paternité
• l’indemnité parentale partagée
• l’indemnité parentale de deuil

Vous pouvez demander, par le biais du régime, une rémunération contractuelle améliorée (liée à la rémunération) pour les employés qui remplissent les conditions requises pour soit :

• l’indemnité de maternité
• l’indemnité d’adoption
• l’indemnité de paternité
• l’indemnité parentale partagée
• l’indemnité parentale de deuil

Des informations sont également disponibles sur ce que vous pouvez demander si votre employé est toujours en congé de maternité, en congé d’adoption, en congé de paternité, en congé parental partagé ou en congé parental de deuil.

Faire cesser le congé de maternité de façon anticipée pour être mis au chômage

Si votre employée décide de faire cesser son congé de maternité de façon anticipée pour lui permettre d’être mis au chômage (avec votre accord), elle devra vous donner un préavis d’au moins 8 semaines de son retour au travail, mais vous pouvez accepter un préavis plus court dans certaines circonstances. Vous ne pourrez pas les mettre au chômage avant la fin des 8 semaines, ou la date à laquelle vous avez convenu qu’ils peuvent retourner au travail.

Si votre employée reçoit une allocation de maternité

Si votre employée reçoit une allocation de maternité pendant son congé de maternité, elle ne doit pas recevoir une indemnité de mise au chômage en même temps.

Si votre employée a accepté d’être mise en congé, dites-lui de contacter le Jobcentre Plus pour arrêter ses paiements d’allocation de maternité.

Autres types d’employés pour lesquels vous pouvez demander une subvention

Vous pouvez demander une subvention pour d’autres types d’employés tant qu’ils sont payés par le biais de la PAYE.

Vous pouvez demander une subvention pour :

• les titulaires de bureaux (y compris les directeurs de société)
• les membres salariés de sociétés à responsabilité limitée (LLP)
• les travailleurs d’agence (y compris ceux qui sont employés par des sociétés de parapluie)
• les travailleurs limb (b)
• les travailleurs contractuels du secteur public
• les sous-traitants ayant des engagements dans le secteur public dans le champ d’application de l’IR35 hors…payroll working rules (IR35)
• individus avec une période de paie annuelle

Après avoir vérifié pour quels employés vous pouvez demander des indemnités

Après savoir si vous pouvez mettre vos employés en congé et demander des indemnités par le biais du régime, vous devez vous mettre d’accord avec eux avant de commencer votre demande.