3. szakasz. A potenciális résztvevőkkel való kapcsolatfelvétel módszerei

Tudja meg, hogyan határozhatja meg, hogy a potenciális újoncokkal való kapcsolatfelvétel mely módszerei működnek a legjobban.

• Miért fontos a potenciális tagokkal való kapcsolatfelvétel?

• Melyek a potenciális tagokkal való kapcsolatfelvétel módszerei?

• Milyen módszerrel vegye fel a kapcsolatot a potenciális tagokkal?

Most itt az ideje, hogy felvegye a kapcsolatot a potenciális tagokkal – hogy a kapcsolatfelvételi listát működésbe hozza (a kapcsolatfelvételi lista összeállításának módját lásd a Potenciális tagok azonosítása a közösség minden ágazatában című fejezetben). Most már képesnek kell lennie arra, hogy a közösség különböző szektoraiból türelmesen és szisztematikusan összegyűjtött összes nevet vegye, és elkezdje a tényleges tagsági kapcsolatok felvételét.

Készen áll? Talán már annyira készen állsz, amennyire csak tudsz. Éppen most kezdjük el. De előbb egy kis háttérismeret.

Miért fontos felvenni a kapcsolatot a potenciális résztvevőkkel?

Az új tagokkal való kapcsolatfelvétel egyszerűen azért fontos, mert általában nem fognak besétálni az ajtón, vagy hívatlanul megjelenni, bár ez is előfordulhat. Általában nem fognak hozzád jönni. Neked kell elmenned hozzájuk. Egyszerűen fogalmazva, a csoportod vagy szervezeted legtöbb új tagját toborozni kell. A fő kérdés ebben a részben a következő: “Hogyan toborozzam őket?”

Valójában itt két külön kérdésről van szó. Az egyik a kapcsolatfelvétel módszerével foglalkozik. Azaz, milyen formában, vagy milyen megközelítést kell használnod az új tagokkal való kapcsolatfelvételre és toborzásra. A másik pedig a kapcsolatfelvételed tartalmával foglalkozik. Vagyis, milyen pontokat közvetítsen az üzenete? Vegyük sorra ezt a két kérdést.

Melyek a potenciális tagokkal való kapcsolatfelvétel módszerei?

A tagokkal való kapcsolatfelvétel során legalább három alapvető módszer közül választhatsz:

• Találkozhatsz velük személyesen
• Felhívhatod őket telefonon
• Írhatsz nekik levelet

Vannak más módszerek is — küldhetsz faxot, vagy e-mail üzenetet. Küldhetsz egy adatlapot, szórólapot vagy brosúrát. De most a fenti három fő módszerre összpontosítunk.

Melyik módszerrel érdemes felvenni a kapcsolatot a potenciális tagokkal?

Mindegyik módszernek vannak előnyei, és vannak hátrányai is. A következőkre gondolunk:

A személyes kapcsolatfelvétel

Tapasztalataink szerint a személyes kapcsolatfelvétel működik a legjobban. Ezt kutatási eredmények is alátámasztják. Minél személyesebb a kapcsolatfelvétel, annál nagyobb a siker valószínűsége. Egy személyes találkozó nagyobb valószínűséggel lesz sikeres, mint egy telefonhívás, és egy telefonhívás nagyobb valószínűséggel lesz eredményes, mint egy levél.”

Ez azt jelenti, hogy minden egyes esetben személyesen kell felvenni a kapcsolatot? Nem feltétlenül. Ennek az az oka, hogy:

• A személyes kapcsolatfelvétel, különösen a személyes kapcsolatfelvétel időigényes. Tegyük fel, hogy találkozót szeretnél: időbe telik a találkozó megszervezése (feltéve, hogy előre megszervezed), időbe telik a találkozóra való utazás, és időbe telik a találkozás. Lehet, hogy egyszerűen nincs ennyi ideje minden egyes potenciális tagra.
• A személyes kapcsolatfelvétel nem mindig lehetséges. Lehet, hogy az a személy, akivel találkozni szeretne, nem ér rá Önnel találkozni, vagy őszintén szólva nem érdekli, hogy találkozzon Önnel. Ez különösen akkor igaz, ha a potenciális tag jól látható vagy fontos pozíciót tölt be, és ha a csoportja kevéssé ismert a közösségben, vagy ismeretlen a célszemély számára.
• A személyes kapcsolatfelvételre kevésbé lehet szükség, ha a célszemélyt valami kis dologra kéri – például arra, hogy beleegyezik, hogy szponzorként szerepeljen a listán, vagy hogy egy kis hozzájárulást tegyen. Ezek a tagság “passzív” formái, nem pedig “aktív” formái. Minél kisebb a kérés, vagy minél kevésbé bonyolult, annál kevésbé intenzívnek kell lennie a kapcsolatfelvételnek.

Telefonos kapcsolatfelvétel

A telefon gyors és egyszerű. Hét számjegyet öt másodperc alatt lehet tárcsázni. Önnek (és leendő tagjának) nem kell utaznia — ott ülhet, ahol éppen van. Kétirányú párbeszédet folytathat, akárcsak egy személyes találkozón. A hangmagasság és a hanglejtés változásainak érzékelésével nem csak a szóbeli tartalomra, hanem az érzelmi tónusra is figyelhet és reagálhat. És gyorsan elintézheti az ügyeit.

Ezek mind nagy előnyök. De:

• Nehéz lehet elérni a célszemélyt. Sok környezetben kicsi az esélye annak, hogy az első próbálkozásra kapcsolatba lépsz vele. Amikor Ön hívja, a potenciális tag valószínűleg éppen– “megbeszélésen van…”, “ebédelni ment…”, “egy másik vonalon…”, “távol az íróasztaltól…”, “nincs az irodában…”, “szabadságon van….”, vagy “épp most lépett ki egy pillanatra….”. Ez az élet modern ténye. A hívónak tehát fel kell készülnie egy vagy több környi elszalasztott kapcsolatra és esetleges enyhe kölcsönös bosszúságra, mielőtt a kapcsolatfelvétel létrejönne.
• Amikor mégis kapcsolatba lép, a célszemély nem biztos, hogy ugyanolyan figyelmet és figyelmet szentel a hívásának, mint egy személyes találkozó során. Lehet, hogy nincs felkészülve a meghallgatásra, vagy más otthoni vagy irodai események (egy projekt határideje; egy síró kisbaba) vonják el a figyelmét. Néha – ami szintén az élet velejárója – előfordulhat, hogy várakoztatni fogják, mert más hívások érkeznek.
• Egy telefonhívás általában nem tud olyan erős kapcsolatot kiépíteni, mint egy személyes találkozó. A tagság a kialakított kapcsolatokból származik, és a kapcsolatépítés időbe telik. A találkozók lehetővé teszik ezt az időt; a telefonhívások általában nem. Bizonyos nonverbális információk – arckifejezés, testbeszéd – szintén elvesznek telefonon keresztül, ami tovább korlátozhatja a kapcsolat kialakulását.

Kapcsolat levélben

A levélben és nyomtatott formában történő kapcsolatfelvételnek viszont határozott előnyei vannak. Bár egy jó tagtoborzó levél megírása időt vesz igénybe, néha jobban ki tudja fejezni a mondanivalóját, mint a beszéd (mert időt szánt a megírására). És ha egyszer megírtad a levelet, az alapvető tartalom újra és újra felhasználható. Kevés idő alatt sok levelet generálhatsz. A címzett szempontjából pedig a levelet nyugodtan elolvashatja, és a jövőbeni használatra irattárban tarthatja.

Másrészt:

• A legjobb levelek sem olyan személyesek, mint egy telefonhívás vagy egy találkozó.
• Nincs kétirányú párbeszéd.
• Kisebb lehetőség van arra, hogy reagáljunk az egyéni aggályokra, és kapcsolatot alakítsunk ki
• És (a megdöbbentő igazság) néhány levelet egyáltalán nem nyitnak meg.

Az egyes kapcsolattartási módoknak tehát vannak pozitív és negatív tulajdonságaik. Oké, de hogyan oldod meg a kérdést? El akarsz indulni. Milyen módszert válasszon most az Ön helyzetében?

Mi egy mindenre kiterjedő választ szeretnénk adni. De valójában nem hisszük, hogy van ilyen. Ehelyett a kérdésre adott válasz az Ön helyzetétől függ.

A döntését befolyásoló tényezők

Míg a személyes kapcsolatfelvétel általában a legjobb, más dolgok nem mindig egyenlők. De íme néhány helyzet, amikor valóban érdemes a személyes kapcsolatfelvételre és a személyes találkozásra fordítani az erőfeszítést:

• Ha kevés embert kell toboroznod
• Ha sok embert kell toboroznod (Nem kell egyedül végezned ezt a munkát.)
• Ha van elég időd a kapcsolatfelvételre
• Ha a beszervezendő személy különösen fontos tagja lenne a csoportodnak
• Ha a beszervezendő személy különösen befolyásos tagja a közösségnek
• Ha a beszervezendő személy nem ismer téged vagy a csoportodat túl jól

Egy telefonos kapcsolatfelvétel lehet a legjobb választás ezekben az esetekben:

• Ha a leendő tag nem elérhető (vagy nem valószínű, hogy elérhető lesz) egy találkozóra
• Ha a leendő tag viszonylag könnyen elérhető telefonon
• Ha Ön és a leendő tag már ismerik egymást
• Ha a kérés, amit megfogalmazott, viszonylag egyszerű
• Ha Ön személy szerint szívesen beszélget másokkal telefonon keresztül

És, a telefon alternatívájaként, itt van, amikor a levél erősen megfontolandó:

• Ha viszonylag sok tagot kell toboroznia
• Ha Ön az egyetlen személy, aki rendelkezésre áll a feladat elvégzésére
• Ha a saját ideje (és a csoportja ideje) nagyon korlátozott
• Ha kevésbé fontos, hogy ki a különösen az új tagok
• Ha a leendő tag már ismer téged vagy a csoportodat
• Ha már kialakítottál (vagy kaptál) egy kiváló levelezőlistát

Próbáljunk ki néhány példát ezen elvek illusztrálására, néhány javasolt ajánlással együtt:

Példa	Javaslatok
A csoportod helyi törvényeket akar elfogadtatni. Egy városi tanácsos az önök oldalán áll	Itt egy befolyásos képviselő. Találkozzon személyesen a tanácstaggal.
Ön azt szeretné, ha 50 lakos csatlakozna önökhöz egy szomszédsági gyűlésen.	Nem lehet túl nehéz elérni őket. Hívd fel őket este otthonukban (szórólapozhatsz is az ajtóikban).
A következő néhány hónapban 200 új tagra van szükséged, akik mindegyike küld egy csekket.	Mindenki csekkjét szívesen fogadod. Keressetek egy jó levelezőlistát. Kezdje levéllel.
Tanácsadó testületet akar létrehozni egy helyi egészségügyi klinika számára.	Mi a véleménye?

Mi a helyzetének sajátosságai most? Melyik módszer választása lenne a legmegfelelőbb Önnek?

A különböző módszerek kombinálása

Ezzel a ponttal kapcsolatban jó híreink vannak (reméljük). Lehetőség van a különböző kapcsolattartási módszerek kombinálására. Például lehet…

• Telefonálni, majd írni
• Telefonálni, majd megbeszélni egy találkozót
• Írni, majd telefonálni
• Írni, majd megbeszélni egy találkozót

És, hogy bővítsük a lényeget, egy harmadik szakaszt is hozzáadhatunk. Vagyis telefonálhatsz, miután elküldtél egy levelet, vagy írhatsz, miután találkoztál. Más szóval,

• Telefonálj, írj, hívj, vagy
• Telefonálj, találkozz, írj

Sok más variáció is lehetséges, de ezek most elégségesek (nem akarjuk, hogy túl bonyolultak legyenek a dolgok).

A módszerek kombinálása sok esetben jó ötlet. A fenti egészségügyi klinikai tanácsadó testület példája kiváló példa erre. Ez egy fontos feladat; érdemes időt szánni rá. Tehát, ha a saját ideje engedi, hívja fel (vagy írjon) a leendő tagokat, és szervezzen találkozót; vagy (kevésbé intenzív alternatívaként) írjon, majd telefonáljon. Mindkét esetben követheti egy újabb hívás vagy levél.

Az események pontos sorrendjének pontos tárgyalása meghaladja ennek a modulnak a kereteit. A lényeg azonban az, hogy lehetséges és gyakran kívánatos a különböző módszerek kombinálása, amikor tagokat kérsz fel a csoportodhoz való csatlakozásra. Mindegyik módszer támogathatja és építhet a másik erősségeire. Sok helyzetben a módszerek jól átgondolt kombinációjának alkalmazása megéri az időt és a fáradságot.”

A módszer kiigazítása a helyzetnek megfelelően

Ezt a részt további hasznos hírekkel zárjuk. Nem kell mindig egyetlen módszerhez ragaszkodnia. A stratégiád változhat: egyes embereknél használhatsz egy kapcsolattartási módszert, másoknál pedig egy másik módszert. A mondás úgy tartja: “Különböző embereknek más-más ütés”. Ez az igazság.

Egy bankelnököt tehát talán a legjobb egy megbeszélt találkozó keretében, szemtől szembe megkeresni. Egy lelkészt talán csak telefonon lehet megtalálni, vasárnap délutánonként, a prédikáció után. Valaki, aki sokat van úton, talán különös figyelmet fordít a postára (hacsak nem mobiltelefonos toborzással próbálkozik), míg egy boltos talán akkor és ott, a boltban a legjobban elérhető. Mindezek az emberek elérhetőek, de könnyebben, sajátos módon. Ha Önt X prospektus érdekli, toborzóként az a feladata, hogy feltegye magának a kérdést: “Hogyan tudom a legjobban elérni ezt a bizonyos személyt?”

A véletlenek kihasználása

Mielőtt befejeznénk, még egy kapcsolattartási módot kell felsorolnunk. Meg kell említeni, még akkor is, ha ez nem éppen “módszer”. Nevezzük véletlennek. “

Lehet, hogy összefutsz egy potenciális taggal a postán, vagy a focimeccsen. Lehet, hogy ugyanezt a bankelnököt látod az újságért, vagy a templomban. Ha nem illetlenség megszólítani őket –és lehet, hogy nem az –, akkor használd ki ezeket a véletlen alkalmakat. A nem tervezett találkozások során, amikor az emberek nem sietnek, sokan megmutatják természetes és segítőkész énjüket. És talán fogékonyabbak lesznek arra, amit mondani akarsz nekik.

A jó közösségi munka azt jelenti, hogy készen állsz arra, hogy minden kínálkozó lehetőséget kihasználj, legyen az véletlen vagy szándékos.

Összefoglalva

A találkozók, telefonhívások és levelek csak egy átfogó tagsági stratégia részének tekinthetők, és mindegyiket szükség szerint kell használni. Ha több jó módszer létezik, miért korlátozná magát csak egyre?

De ha már meghozta a döntését vagy döntéseit, hogyan hajtja végre azokat? Ez a következő két fejezetünk témája!