A szerződés felülvizsgálatának elvégzése a szerződéskötési folyamat kulcsfontosságú része, és lehetőséget nyújt arra, hogy teljes mértékben megértse mindazt, amiben Ön és vállalkozása megegyezik, mielőtt tollat ragad a papírra. A szerződés felülvizsgálata segít csökkenteni a szervezeti kockázatokat, és növeli annak valószínűségét, hogy a megállapodás minden érintett fél számára pozitív üzleti hatást gyakoroljon. A szerződések átfogó felülvizsgálata nélkül fennáll annak a veszélye, hogy olyan kötelezettségeket vállal, amelyeket nem tud teljesíteni, károsítja cége márkáját és hírnevét, valamint értékes időt és pénzügyi forrásokat pazarol olyan viták megoldására, amelyeket meg lehetett volna előzni.
Ez a cikk a legfontosabb dolgokat tárgyalja, amelyekre a szerződés felülvizsgálata során figyelni kell.
Mi az a szerződés felülvizsgálata?
A szerződés felülvizsgálata egy jogi megállapodás alapos vizsgálata az aláírás előtt annak biztosítása érdekében, hogy a dokumentumban foglaltak egyértelműek és pontosak legyenek, és hogy a vállalat a megállapodás feltételei szerint nyugodtan haladjon előre. A megállapodás kezdeti aláírása után a szerződés felülvizsgálata bizonyos szerződéskötési események, például újratárgyalások vagy opt-out ablakok előtt is fontos. A szerződés felülvizsgálata általában az utolsó lehetőség arra, hogy azonosítsa és kérje a szükséges változtatásokat, mielőtt a megállapodást megkötnék.
Mire kell figyelni a szerződés felülvizsgálata során
A szerződés felülvizsgálatakor hasznos, ha egy tervvel kezd, így biztos lehet benne, hogy a szerződés legfontosabb területeit gondosan elemezték. Ha bármilyen hibára vagy eltérésre derül fény, vagy bármilyen kérdés merül fel a szerződés felülvizsgálatának eredményeként, nem szabad továbblépnie a szerződéssel, amíg minden kérdést nem oldottak meg az Ön megelégedésére. Íme néhány kulcsfontosságú dolog, amire a szerződés felülvizsgálata során figyelni kell.
1. Kulcsfontosságú záradékok & Feltételek
A szerződés minden sora fontos, és alaposan át kell vizsgálni, de egyes záradékok és feltételek egyértelműen jelentősebbek, mint mások. Mivel minden vállalat és iparág más és más, valószínűleg a legfontosabb szerződési feltételek is eltérőek lesznek, de van néhány olyan, amelyre mindenütt nagy figyelmet kell fordítani. Az olyan feltételek, mint a titoktartás, a kártérítés, a felmondás és a vitarendezés mind fontos szakaszai a szerződésnek, és érdemes több időt szánni a felülvizsgálatukra, hogy teljes mértékben megbizonyosodjon arról, hogy a nyelvezet elfogadható.
2. Felmondás & Meghosszabbítási feltételek
Mielőtt bármilyen jogilag kötelező érvényű megállapodást aláírna, meg kell győződnie arról, hogy teljesen megértette a szerződés felmondási és meghosszabbítási feltételeit, hogy elkerülje, hogy hosszabb időre kössön megállapodást, mint amire eredetileg számított. Ellenőriznie kell az olyan dolgokat, mint az automatikus megújulás és az opt-out ablakok, hogy előre tudja, hogyan és mikor mondhatja fel a szerződést, és milyen következményei vannak annak, ha nem értesíti a másik felet egy bizonyos időpontig.
Ez egy jó alkalom arra is, hogy elkezdjen előre tervezni, hogy ne érje váratlanul a fontos dátumok és határidők közeledtével. Állítson be naptári emlékeztetőket, hogy Ön és csapata ne szalassza el a lehetőséget a megállapodás újratárgyalására vagy felmondására a megadott paramétereken belül.
3. Világos, egyértelmű nyelvezet
A szerződés átolvasásakor figyeljen oda, hogyan vannak megfogalmazva az egyes mondatok, és keressen olyan nyelvezetet, amely értelmezésre szorulhat. Még akkor is, ha mindkét fél ugyanúgy értelmezi a nem egyértelmű kifejezéseket, a legjobb, ha lehetőség szerint átdolgozza a nyelvet, hogy az egyértelműbb legyen, hogy megelőzze a lehetséges konfliktusokat, miután a szerződést aláírták és aktívvá tették. Jelentős konfliktusok esetén egy harmadik félnek kell meghatározni a következő lépéseket a szerződés értelmezése alapján, ezért győződjön meg arról, hogy minden feltétel egyértelműen szerepel.
4. Ne legyenek üres helyek
A szerződéssablonok használata remek módja annak, hogy időt takarítson meg a szerződésszerkesztési folyamat során, de különös figyelmet igényel a szerződés felülvizsgálati szakaszában. Minden üres helyet vagy ki kell tölteni, vagy el kell távolítani a végleges szerződés aláírása előtt. A körülményektől függően a szerződésben lévő üres helyek kitöltésének elmulasztása költséges következményekkel járhat a vállalkozás számára.
5. Mulasztási feltételek
Míg a szerződés megkötésekor általában mindkét félnek jó szándékai vannak, mindig fennáll annak a lehetősége, hogy az egyik fél nem teljesíti a szerződésben foglaltakat, ami szerződésszegéshez vezet. Tartsa nyitva a szemét a szerződésszegési záradékokon, hogy tisztában legyen a kötelezettségek nem teljesítésének lehetséges következményeivel – illetve a rendelkezésre álló lehetőségekkel, ha Ön a szerződésszegő fél.
6. Fontos dátumok & Határidők
Amellett, hogy a felsorolt összes dátum és teljesítendő feladat összhangban van a korábbi szóbeli megállapodásokkal, a szerződés felülvizsgálati szakasza arra is lehetőséget nyújt, hogy elkezdje nyomon követni mindazt, aminek a végrehajtásáért a csapata vagy szervezete felelős. Az előre tervezés segít csökkenteni a szerződésszegés esélyét, ami jelentős következményekkel járhat a szervezetére nézve.
Tippek a sikerhez
Hagyjon elegendő időt az alapos felülvizsgálatra
A szerződés minden mondatának elolvasása és elemzése kétségtelenül jelentős időt vehet igénybe, különösen a hosszú, összetett megállapodások esetében, de ez egy kritikus lépés ahhoz, hogy megvédje vállalkozását a felesleges kockázatoktól. Aláírás előtt mindig hagyjon bőven időt a nagy értékű vagy kockázatos szerződésekkel való foglalkozásra. Egyetlen rosszul elhelyezett vessző vagy félreérthető mondat költséges és elkerülhető hibákhoz vezethet.
Hagyja, hogy több személy vizsgálja felül
Mindig jó ötlet, ha a szerződés felülvizsgálatát a dokumentumot készítő személyen kívül mással is elvégezteti. Valaki, aki először olvassa el a szerződést, nagyobb valószínűséggel vesz észre hibát vagy elírást, mint az a személy, aki a szerződést készítette, és már hosszú ideje ugyanazt az információt nézi. Ha a jogi csapatának egy második tagjával, vagy akár egy szerződésfelülvizsgálatot végző ügyvéddel is átnézeti az egyes fontos megállapodásokat, megnő az esélye, hogy olyan szerződést kössön, amely a szándékának megfelelően teljesít.
Rendszeres szerződésfelülvizsgálat
A szerződések felülvizsgálatára a vadonatúj szerződések mellett a meglévő megállapodások esetében is sor kell, hogy kerüljön. Bármikor, amikor egy szerződés megújítására készül, lehetősége van arra, hogy javítsa a szerződést a szerződés legutóbbi aláírása óta szerzett tapasztalatok alapján, kijavítson valamit, amit korábban figyelmen kívül hagytak, vagy módosítsa a nyelvezetet a szerződés eredeti megfogalmazása óta fejlődött iparági előírások vagy irányelvek miatt. Az a tény, hogy egy szerződést eredetileg aláírtak és elfogadtak, nem akadályozhatja meg abban, hogy rendszeresen felülvizsgálja és keresse a lehetőségeket a feltételek optimalizálására vagy finomítására, vagy bizonyos helyzetekben lépéseket tegyen a szerződés megszüntetésére.
A technológia előnyeinek kihasználása
Az írott dokumentum alapos, soronkénti elemzésének elvégzése olyan kihívás, amelyet a modern technológiai megoldások, különösen a mesterséges intelligencia és a gépi tanulás által működtetett eszközök számára szabtak. A szerződés-felülvizsgálati megoldások, beleértve egyes szerződéskezelő szoftvereket is, képesek nagy mennyiségű szöveg automatikus, gyors és pontos átolvasására és elemzésére, és az emberekkel ellentétben nem hajlamosak a fáradtság okozta hibákra, ami a hosszú szerződések felülvizsgálatakor jogos aggodalomra ad okot.
A technológia nem helyettesítheti az emberi felülvizsgálati folyamatot, de ha az emberi erőfeszítések kiegészítésére használják, a szerződés-felülvizsgálati megoldások segíthetnek az e folyamatért felelős személyeknek abban, hogy sokkal hatékonyabban és pontosabban végezzék el a feladatot.
A sikeres szerződés-felülvizsgálat elvégzéséhez további hasznos tippeket és információkat talál a The Master Checklist for Contract Review and Management című dokumentumban.
A tartalom egy része korábban a ContractWorks blogon
jelent meg.