Sokunknak nehéz dolgokat elintézni, mert másokra vagyunk utalva. Sajnos ez a ráhagyatkozás csak része az üzleti életnek. Ahhoz, hogy jobban elérje céljait, elengedhetetlen, hogy megtanulja lezárni a cselekvések körét, hogy a dolgok megvalósulhassanak.
Tartalomjegyzék
Zártkörű kommunikáció meghatározása
A zártkörű kommunikáció vagy a kör lezárása a nyomon követéshez, a bejelentkezéshez vagy az üzlet lezárásához hasonló. A kifejezés a vezérlőrendszerekből származik, ahol bezárják a szabályozási hurkot annak érdekében, hogy a rendszer stabil maradjon. A stabil rendszer ellentéte az instabil rendszer. Az irányítási rendszerek nyelvén ezt nyílt huroknak nevezik, mivel nincs visszacsatolás, és így valószínűleg kicsúszik az irányítás alól – olyan, mint a projektek nyomon követés nélkül.
Biztos vagyok benne, hogy legtöbbeteknek volt már olyan helyzete, amikor azt hittétek, hogy valaki megtesz valamit, és kiderült, hogy vagy elfelejtette, vagy figyelmen kívül hagyott benneteket, vagy rosszul csinálta. Mindezek a problémák annak a következményei, hogy nem zárták be a hurkot.
Zárt hurkú kommunikáció stresszes helyzetekben
A zárt hurkú kommunikáció elengedhetetlen a stressz és a feszültség idején, amikor kristálytisztán kell tudni, hogy mit kommunikálnak. Ez különösen igaz akkor, amikor élet és halál forog kockán, mint például egy műtőben vagy a harctéren.
A kétirányú rádiókommunikáció például szigorú zárt kommunikációs protokollt követ, amely biztosítja, hogy az üzenet megérkezett. Biztos vagyok benne, hogy a legtöbben hallottak már a következőkről:
- A Roger az “R” betűt jelenti, ami a rádión keresztül gyakran nehezen érthető volt – azt jelentette, hogy “üzenet érkezett.”
- A Wilco azt jelentette, hogy “Meg fog felelni” annak, amit mondott.
- Over azt jelentette: “Végeztem – most már beszélhetsz.”
- Out azt jelentette: “Végeztem.”
Ezek a szabványos szavak és eljárások egyszerűvé és egyértelművé teszik, hogy mi történik. Az üzleti élet nem élet-halál kérdése, mint a csatatéren vagy az operációs teremben, de a világos és tömör, zárt hurokba zárt kommunikáció előnyére válhat.
Azért, hogy megkímélje Önt a szenvedéstől, a szívfájdalomtól és a félreérthető kommunikációtól, íme néhány lépés, amely biztosítja, hogy minden alkalommal bezárja a hurkot.
1. lépés: Legyenek világos céljai
Az egyik legnagyobb kihívás a dolgok elvégzésében az, hogy megértse a valódi céljait. Semmi sem fog jobban frusztrálni, mint amikor valakit olyan feladatra indítasz, ami valójában időszerű, de nem így kommunikáltad. Ha világos céljaid vannak, az azt jelenti, hogy átgondolod, mit kell elvégezni, és értelmes tervet készítesz. Ennek trükkje az, hogy alaposan készüljön fel, és szögezze le, milyen célok fontosak, és kinek kell elvégeznie őket.
2. lépés: Kommunikáljon világosan
A világos kommunikáció azt jelenti, hogy az üzenete vagy a feladata regisztrálódik a hallgatóságnál. Ez nem azt jelenti, hogy lassan beszélsz vagy 4. osztályos angolt használsz. Inkább arra van szükség, hogy legyenek olyan pontok a megbeszélésen vagy beszélgetésen, ahol rákérdez az egyértelműségre és arra, hogy az üzenete átjön-e. Ne feledje, hogy amit mond, az nem biztos, hogy azt az üzenetet közvetíti, amit szándékában állt. Ezért folyamatosan figyelnie kell arra, hogy mit mondanak az emberek, és meg kell erősítenie, hogy az üzenete vagy a feladata átjön-e.
3. lépés: Természetes nyomonkövetési pontok létrehozása
Az egyik dolog, amivel a legtöbb ember küzd, az az, hogy hogyan kövessen nyomon valakit egy feladat vagy megbízás kapcsán. Ez néhány ember számára azért jelenthet kihívást, mert nem egyértelmű, hogy mikor kell nyomon követni. Ha természetes nyomonkövetési pontokat hoz létre, akkor minden fél sokkal kényelmesebben veszi majd a hívását vagy az e-mailjét. Ezeket a természetes nyomonkövetési pontokat az a személy hozza létre, aki a legjobban szeretné, ha a cselekvés befejeződne. Néhány példa a természetes nyomonkövetési pontokra:
- Egy hét múlva történő nyomonkövetési cselekvés, ha nem hallasz valakiről
- Egy közös határidő kitűzése, amellyel mindenki egyetért
- Információk vagy visszajelzések nyújtása egy bizonyos időpont előtt
- Egy személyes cselekvés az adatok/ajánlások stb. nyomon követésére
- Egy állapotfrissítés, ha valami lényeges dolog történik (pl.pl. egy újabb üzlet megkötése, egy mérföldkő elérése stb.)
Számos más természetes nyomon követési pont is van, amelyek nyilvánvalóvá válnak, amint elkezdi keresni őket.
4. lépés: A megbeszélések, intézkedések és napirendek dokumentálása
Valószínűleg a legjobb dolog, amit a kör bezárása érdekében tehet, az a megbeszélések napirendjeinek, feljegyzéseinek, intézkedéseinek és következtetéseinek kiküldése. Ez sok munkának tűnhet, de remek fókuszpontot jelent a megbeszélésekhez. Amikor elküld egy megbeszélési jegyzetet, egy természetes nyomon követési pontot nyit meg, amelyet kihasználhat, hogy lezárja a hurkot több intézkedéssel kapcsolatban. E fókuszpont nélkül az összes lógó akciónak nem lesz otthona. Az értekezlet feljegyzései és az azok nyomon követése természetes otthont biztosít ezeknek az akcióknak.
5. lépés: Kövesse nyomon, amikor megígérte
Ha azt szeretné, hogy az emberek azonnal nyomon kövessék az akcióit, akkor példát kell mutatnia. A nyomon követésed hangneme és hangneme, párosulva a pontosságoddal, megmutatja, hogy törődsz a kör bezárásával, és ez természetesen másokra is átragad. Semmi sem jelzi jobban valakinek, hogy fontos a hurok lezárása, mint az, hogy mindent megteszel azért, hogy megkönnyítsd a dolgukat.
6. lépés: Ismételd, amíg le nem zárul
Az, hogy megkérsz valakit valamire, még nem jelenti azt, hogy valóban meghallgatott vagy tudomásul vette, hogy az el is fog készülni. Ez azt jelenti, hogy addig kell ismételnie a fenti lépéseket, amíg el nem éri a kívánt megoldást. Ez több találkozót vagy telefonhívást is igénybe vehet. Valójában hosszabb ideig is eltarthat, mint amire számított. A lényeg, hogy ne feledje, hogy szorgalmasnak kell lennie, ha valamit el akar érni. Ehhez folyamatosan közölnie kell a kívánt eredményt, és be kell zárnia a hurkot, hogy biztosítsa, hogy az megvalósuljon.
A zárt hurkú kommunikáció gyakorlást igényel
Mint minden máshoz, a zárt hurkú kommunikációhoz is szükség van némi gyakorlásra. Kínos lehet, vagy akár butaságnak is tűnhet, hogy meg kell ismételni dolgokat, vagy egyértelműen el kell ismerni, hogy megkaptál egy üzenetet. Ez a kellemetlenség el fog múlni, és azon kapod magad, hogy kevesebb fejfájással többet tudsz majd elérni.