2020 van, tehát mindannyiunknak tudnunk kellene, hogyan kell e-mailezni, igaz?
De mivel oly sokan erősen használjuk az e-mailt a munkánkhoz, biztosan van néhány dolog, ami felbukkan a postaládánkban, és idegesít minket.
Azért, hogy megtudjuk, melyek a végső e-mail DOs & DON’Ts, és mely közhelyek töltenek el minket dühvel, a Perkbox Insights felmérést végzett 1 928 ember körében.
A főbb eredmények a következők:
- A dolgozó közönség szerint a tökéletes munkahelyi e-mail a “Szia”-val kezdődik és “Üdvözlettel” végződik.
- “Csak beugrottam…” és “Ahogy a legutóbbi e-mailben” a legidegesítőbb e-mail közhelyek.
- A legrosszabb munkahelyi e-mail aláírások a “szeretettel”, “melegen”, “egészségedre” és “legjobb”.
- “Hey”, “Happy Friday” és “To whom it may concern” a legrosszabb módja egy e-mail indításának.
- A nagybetűk, csókok és emojik használata a legnagyobb email DON’Ts.
- Egy hatalmas 16% szerint soha nem elfogadható felkiáltójelet használni egy munkahelyi e-mailben, míg 48% szerint csak egyet lehet használni.
Még lehet, hogy 2020-at írunk, de az e-mail nem halt meg – 73% szerint az e-mail a munkahelyi kommunikáció kedvenc módszere
Bár úgy tűnhet, hogy más módszerek egyre inkább előtérbe kerülnek, a jó öreg e-mail még mindig a legnépszerűbb munkahelyi kommunikációs módszer. Az emberek majdnem ¾-e szerint ez a preferált módszer, a második helyen a személyes találkozás áll 50%-kal.
A telefon a harmadik legnépszerűbb platform, az emberek egyharmada állítja, hogy ez a preferált módszer, és meglepő módon csak 16% mondja az azonnali üzenetküldést.
És csak 8% gondolja úgy, hogy a szöveges üzenet alkalmas munkahelyi célokra, azzal a 3%-kal együtt, akik a közösségi médiát használják munkára.
A legtöbb felnőtt naponta 1-2 órát tölt az e-mailek ellenőrzésével
5-ből 1 fő a munkanapjából 1-2 órát tölt a postaládájában, 16% 2-3 órát, míg a megdöbbentő 15% naponta több mint 5 órát tölt az e-mailek ellenőrzésével és küldésével.
Nem csak a munkahelyen levelezünk sokat, 31% “néhány óránként”, míg 8% “óránként”, további 8% pedig “folyamatosan” ellenőrzi az e-mailjeit a munkahelyén kívül.
Ez a sok idő a postaládánkban azt jelenti, hogy biztosan van néhány dolog, ami az idegeinkre megy…
A tökéletes munkahelyi e-mail a “Hi”-vel kezdődik és a “Kedves Üdvözlettel”
Amikor a válaszadókat arra kérték, hogy válasszák ki, szerintük mi a legjobb üdvözlés egy munkahelyi e-mailhez, egyszerű utat választottak. A legjobb üdvözlés első helyét a ‘Hi’ foglalja el, amit a ‘Jó reggelt és jó napot’ követ a második helyen.
A Top 5 legjobb üdvözlés egy munkahelyi e-mailhez:
- Hi – 49%
- Kellemes reggelt / délutánt – 48%
- Hello – 21%
- Dear – 20%
- Happy ! pl. Happy Friday! – 7%
Most a legrosszabb
Úgy tűnik, hogy a köszönés mellőzése a nagy nem, 53% szerint a címzettet nem üdvözölni a legrosszabb módja egy e-mail elkezdésének. Ezt követi a személytelen “Akinek szólhat”, 37% szerint ez elfogadhatatlan, a harmadik helyen pedig a barátságos “Hé” áll (28%).
A top 5 legrosszabb üdvözlés a munkahelyi e-mailekben:
- Nincs üdvözlés – 53%
- Akinek szólhat – 37%
- Hey – 28%
- Happy ! Pl. Boldog pénteket – 23%
- Köszöntő – 22%
“Tisztelettel”, “Köszönöm” és “Üdvözlettel” a legjobb módja egy e-mail befejezésének
Úgy tűnik, hogy bár a “Tisztelettel” kaphat némi visszhangot, még mindig úgy gondolják, hogy ez a legjobb módja egy e-mail lezárásának, 69% szavazott erre az első helyre. A harmadik helyen az “Üdvözlettel” következik, 31% szerint ez a legjobb üdvözlés, és a második helyre szorul a “Köszönöm” vagy a “Még egyszer köszönöm”.
Az 5 legjobb módja egy e-mail lezárásának:
- Köszönöm – 69%
- Köszönöm vagy még egyszer köszönöm – 46%
- Köszönöm – 31%
- Köszönöm előre – 21%
- A legjobb kívánságokat – 20%
“Szeretettel”, “melegen” és “egészségünkre” a legrosszabb aláírási módok
Munkahelyi viszonylatban meglepő módon a “szeretettel” (57%) a legrosszabb módja az e-mail aláírásának, és szorosan utána következik a “melegen” (31%).
A többi alkalmatlannak ítélt aláírás a “Egészségünkre”, amelynek több mint egynegyede (26%) szerint nem lenne szabad munkahelyi e-mailben használni, valamint a “Yours truly” (24%) és a “Best” (12%) is szerepel a listán.
Még ha nem is szeretne egyet sem választani ebből a listából, jobb, ha gondoskodik arról, hogy aláírja az e-maileket. az emberek 44%-a állítja, hogy a “nincs aláírás” a legrosszabb.
A 10 legrosszabb e-mail aláírási mód rangsorolva:
- Szeretet – 57%
- Nincs aláírás – 44%
- Melegen – 31%
- Örvendek – 26%
- Eredelmesen – 24%
- Hűségesen… 18%
- Mihamarabb beszélünk – 14%
- Őszintén – 12%
- A legjobb – 12%
- Minden jót – 9%
Így most már tudjuk, hogyan kell a legjobban kezdeni és befejezni egy e-mailt, mi borítja fel a hátunkat egy e-mailen belül? Megkérdeztük a válaszadókat, hogy melyek azok az e-mail közhelyek, amelyeket egyszerűen ki nem állhatnak.
Itt van néhány, amire érdemes odafigyelni, hogy ne idegesítsen senkit a következő e-mailjében…
“Csak beugrottam…” és “Mint a legutóbbi e-mailben” a legidegesítőbb e-mail közhelyek
Néha egyszerűen nem lehet megállni, hogy ne használjunk közhelyeket, de vannak olyanok, amelyeket tényleg érdemes elkerülni. Különösen akkor, ha a válaszadók jó oldalát szeretné megőrizni.
A leggyűlöltebb e-mail közhely a “Csak beugrottam…”: 37%-uk mondta, hogy idegesítőnek találja, ha ezt a kifejezést használják egy e-mailben.
Az idegesítő közhelyek listájának többi részét tekintve a top 5-ből 3 az előző e-mailben említett dolog nyomon követésével kapcsolatos. Egyharmaduknak nem tetszik a “legutóbbi e-mailemben foglaltak szerint” kifejezés, amelyet a “van valami frissítés ezzel kapcsolatban?” követ. (24%) és a “csak érdeklődöm” (19%). Úgy tűnik, nem szeretjük, ha válaszra késztetnek minket…
A legidegesítőbb e-mail klisék:
- “Csak beugrottam…” – 37%
- “A legutóbbi e-mailem szerint” – 33%
- “Bármi frissítés ezzel kapcsolatban?’ – 24%
- ‘Csak bejelentkezem’ – 19%
- ‘Megerősítem a kézhezvételt’ / ‘megerősítem, hogy megkaptam’ – 16%
- ‘A beszélgetésünk alapján’. – 15%
- ‘Kérem, tájékoztasson’ – 8%
- ‘Előre is köszönöm’ – 7%
- ‘Remélem, jól van’ – 6%
A nagybetűk használata, csókok és a CC’ing olyan embereknek, akiknek nincs szükségük rá, a legidegesítőbb dolgok, amiket egy e-mailben tehetsz
Megtaláltuk a legnagyobb e-mailes baklövéseket is, érdemes átértékelned, ha ezek közül bármelyiket megteszed.
- A nagybetűk használata egész szavak vagy mondatok esetében – 67%
- Puszi vagy “x” használata – 65%
- CCC’ing olyan emberekkel, akiknek nem kell részt venniük – 63%
- Szleng használata, pl. “OMG” – 53%
- Túl sok felkiáltójel használata – 52%
- E-mail küldése lektorálás nélkül – 50%
- Nagyon hosszú e-mailek küldése – 29%
- Emojik használata – 29%
- E-mail aláírás hiánya – 23%
- Kettős aláírás használata – 23%
- Kettős aláírás használata – 23%
- Kettős aláírás használata. e-mail küldése – 22%
- Smiley-k használata – 22%
- Színes betűtípusok használata – 21%
16% szerint soha nem elfogadható felkiáltójelet használni egy munkahelyi e-mailben
Mélyebbre ásva a felkiáltójelekkel kapcsolatos gondolatokban, kiderül, hogy a kevesebb több ebben a tekintetben.
Egy hatalmas 16% gondolja úgy, hogy soha nem elfogadható a felkiáltójel használata egy munkahelyi e-mailben, míg 48% szerint csak 1 elfogadható, és csak 24% nyúlna 2-ig.