A bróker protokoll manapság kényes téma. Benne vannak? Vagy kint vannak? Sokan reszketnek a témától. Hiszen maga a jegyzőkönyv is kimondja, hogy bármelyik fél bármikor kiléphet.”
Mint átmeneti tanácsadó, az egyik leggyakoribb kérdés, amit a jegyzőkönyvvel kapcsolatban kapok: “Milyen információkat hozhatok magammal?”.
Az első javaslatom az, hogy olvassa el a brókeri jegyzőkönyvet. Meglepődne, hogy hány tanácsadó nem olvasta el. A legtöbben csak feltételezik, hogy ismerik a lényeget, és az elfogadó intézményükre hagyatkoznak a részletek megadásában.
Én már számtalanszor elolvastam, és még mindig itt-ott apróságokat veszek észre. Ügyvédek írták, szóval elég alapos. Mégis sok olyan passzust találok benne, ami értelmezhetetlennek tűnik. Gondolom, minden az.
Ebben a cikkben az “ügyféltájékoztatásra” szeretnék összpontosítani. A protokollcégtől való távozáskor a következő információkat lehet magunkkal vinni: az ügyfél neve, címe, telefonszáma, e-mail címe és a számla címe.
Egyszerűnek tűnik, igaz? Bizonyos szempontból az is. Azonban vannak szabályok arra vonatkozóan, hogy mi számít az ügyféladatoknak. Emellett vannak módszerek az ügyféladatok formázására is, hogy nagyobb valószínűséggel legyen sikeres az átállás.
- Ügyfél neve. Bár ez egyszerűnek tűnhet, ez egészen biztosan nem az. A számlanyitásokat és átutalásokat állandóan elrontják a néveltérések miatt. Nem elég, ha csak a név szerepel a számlán. Az ügyfél teljes hivatalos nevét fel kell tüntetni. Előtagok, utótagok, középső kezdőbetű (ha nem teljes középső név), és minden álnév. Használja a helyes jogi adatokat, majd törődjön azzal, hogy az ügyfél hogyan szeretné, ha ez olvasható lenne. Egyes letétkezelők további belső papírmunkát vagy külső támogató dokumentációt igényelnek. Győződjön meg róla, hogy tudja, mi az, így előre elkérheti az ügyféltől, és elkerülheti, hogy ugyanahhoz az ügyfélhez vissza kelljen térnie további tételekért.
- Cím. Magától értetődik, hogy győződjön meg arról, hogy az Ön által rögzített cím helyes. Ha az ügyfélnek egynél több címe van feltüntetve, adja meg mindegyiket. A brókerprotokollban nem olvastam semmi olyat, ami azt mondaná, hogy kategóriánként csak egy tétel lehet. Ha az ügyfélnek van levelezési címe, hozza azt is. Ne feledkezzen meg a törvényes utcai címükről sem. Ez az, amire szükséged van a számlanyitáshoz.
- Telefonszám. Hozza el az összeset. Mobiltelefon, otthoni telefon, munkahelyi telefon. Ebben a high-tech világban a mobiltelefon a legfontosabb szám, mert ez kapcsolódik a számlákhoz mindenhez, ami elektronikus aláírást igényel. Két ügyfél a háztartásban? Győződjön meg róla, hogy mindkét mobiltelefonszám megvan, és győződjön meg róla, hogy helyes.
- E-mail cím. Az ismétlődés árán is kövesse ugyanazokat az irányelveket, mint fentebb. Győződjön meg arról, hogy az e-mail cím helyes. Minden olyan dokumentumot, amelyet elektronikus aláírásra kíván küldeni, az ügyfél e-mail címére kell küldeni. Szánjon időt a már nem használt címek kiküszöbölésére, és győződjön meg arról, hogy minden felsorolt ügyfélnek van ilyen címe.
- Számlacímek. Ez egy fontos dolog. A sorok számától és a soronként megengedett karakterek számától függően a kimutatásokon szereplő számlacímek a végén nagyon másképp nézhetnek ki, mint a számla tényleges regisztrációja. Azért érdemes a számla regisztrációjára összpontosítani, mert az tartalmazza a legtöbb elérhető információt. Példa: A számlacímek listáján láthatja, hogy van egy “The Smith Family Trust” nevű számlája. Lehet, hogy ezt a nevet adta a számlának, de ez nem a teljes regisztráció. A teljes bejegyzés inkább így szólna: “Jonathon F. Smith Ttee, Jane L. Smith Ttee, The Smith Family Irrevocable Trust DTD 1/1/99 FBO James K. Smith”. A számla beceneve azt mutatja, hogy van egy trösztöm. A számla regisztrációja azt mutatja, hogy van egy visszavonhatatlan vagyonkezelőm két vagyonkezelővel, egy kedvezményezettel és egy dátummal. Nagy különbség.
A legtöbb elfogadó letétkezelőnek saját táblázata van, amelyet rendelkezésedre bocsátanak. Bár ez valószínűleg nagyon alapos, sok olyan oszlopot is tartalmaz, amely az Ön helyzetére nem vonatkozik. Javaslom, hogy először készítsd el a saját táblázatodat. Tartson meg egy példányt magának, és nyomtasson ki egy másik példányt, amelyet átadhat a jelenlegi cég fiókvezetőjének, amikor kilép. Ez a példány tartalmazza majd a számlaszámokat. Az öné nem. Használja a táblázatát, hogy kiegészítse a letétkezelője által biztosított táblázatot. Kövesse az ő utasításait a lehető legpontosabban. Addig nem tudják elfogadni az információkat Öntől, amíg Ön nem mond le a jelenlegi cégétől, így nem tudnak rámutatni a hibákra a távozása előtt. A felmondás után versenyfutás lesz számukra az idővel, hogy megtisztítsák a listát, elkészítsék a megfelelő papírokat, és elküldjék Önnek.
Használja a táblázatát mentőövként. Adj hozzá további oszlopokat. Kövesse nyomon a beszélgetéseket és az áthelyezések státuszát. Ez a táblázat lesz a legfontosabb eszköze.