Függetlenül attól, hogy most kezdte vagy már egy ideje a vállalkozásban, egy üzleti szervezeti ábra létrehozása és karbantartása rendkívül hasznos módja annak, hogy bemutassa, hogyan működik a cég, és arra is használható, hogy megmutassa, hogyan fog növekedni és változni a jövőben.
Mi a kisvállalati szervezeti ábra? Az üzleti szervezeti ábra, amelyet néha “üzleti szervezeti diagramnak” is neveznek, a vállalkozása struktúrájának vizuális ábrázolása – felvázolja az egyes alkalmazottak szerepét, és tisztázza, hogy ki kinek jelent a vállalaton belül. Sok esetben ennek a táblázatnak a kidolgozása és frissítése a kisvállalkozás HR-osztályának hatáskörébe tartozik, de ha jelenleg nincs külön humánerőforrás-ágazata (vagy ha van is), érdemes megértenie, hogyan működnek ezek a táblázatok, és hogyan hozhat létre egyet.
Ezért ebben az útmutatóban négy egyszerű lépésben pontosan elmagyarázzuk, hogyan kell létrehozni egy üzleti szervezeti diagramot – kitérve a különböző típusú diagramokra, amelyek közül választhat, valamint a különböző célokra, amelyeket figyelembe kell vennie, amikor a vállalatának szervezeti diagramot készít.
Hogyan hozzon létre egy üzleti szervezeti diagramot
Bár az üzleti szervezeti diagram példák megtekintése nyomasztó lehet, egy ilyen diagram létrehozása a vállalata számára négy egyszerű lépésre bontható. Ha ezt a folyamatot lépésről lépésre végigveszi, el tudja majd dönteni, hogy melyik típusú diagram a legjobb az Ön vállalkozásának, és végül olyan táblázatot készíthet (mint sok más működési dokumentumot), amelyet vállalkozásának teljes életciklusa során felhasználhat. Ezt szem előtt tartva kezdjük el:
1. lépés: Döntse el, hogyan kívánja felépíteni vállalkozásának szervezeti diagramját.
A vállalkozásának szervezeti diagramja létrehozásának első lépése annak eldöntése, hogy milyen típusú diagramot szeretne használni. Általában négy népszerű kialakítás közül választhat, és azt kell kiválasztania, amelyik a legjobban megfelel a vállalkozás igényeinek.
Hierarchikus üzleti szervezeti diagram
A hierarchikus diagram kezdetben a vállalkozás csúcsán kezdődik, és a parancsnoki láncban halad lefelé (ahogy alább látható). Az egyének közötti függőleges vonal azt jelzi, hogy a fenti alkalmazott közvetlenül felügyeli az alatta lévő alkalmazottat. A hierarchiák megmutatják az oldalirányú kapcsolatokat is, ahol két ember egyenrangú az üzleti kereteken belül, de mégis együttműködhetnek vagy megoszthatják a felelősségi köröket – ezek a diagramok vízszintes vonalakat használnak az oldalirányú dolgozók összekapcsolására. Az itt látható üzleti szervezeti diagram azt mutatja, hogy a vállalat felépítése a vezérigazgatótól kezdve a vállalat többi részlegén keresztül halad.
Az alábbiakban egy másik példát láthat, amely hasonló felépítésű, de grafikus, képeket is tartalmazó formátumban:
A legtöbb kisvállalkozás hierarchikus szervezeti diagramot használ, mert ez a legegyszerűbb megoldás. Ennek ellenére akkor is használhatja ezt a fajta üzleti szervezeti ábrát, ha csak néhány nevet kell kitöltenie – mivel vállalkozása növekszik, könnyen felvehet új alkalmazottakat.
Funkcionális üzleti szervezeti ábra
A következő esetben fontolóra veheti a funkcionális üzleti szervezeti ábrát, ha vállalkozása elég nagy ahhoz, hogy az alkalmazottakat osztályokra ossza. Ez a fajta diagram mutatja az egyes részlegek vezetőit és a nekik alárendelt összes személyt. A funkcionális diagram nem különbözik teljesen a hierarchikus diagramtól, de a különböző részlegek alapján kissé más hangsúlyt kap.
A lenti példában az egyes dobozok üres szöveggel vannak ellátva, de az alábbiakat javasoljuk, hogy az egyes személyekhez sorolja fel. Ugyanezeket az információkat használhatja minden kisvállalkozás szervezeti ábráján:
- A munkavállaló neve (üresen hagyhatja, ha a pozíció nyitott)
- Terület (értékesítés, marketing, könyvelés, üzemeltetés stb.)
- Pozíció vagy munkakör megnevezése (értékesítési képviselő, felügyelő, ügyfélmenedzser)
- A feladatok leírása (egy-két rövid mondat elegendő lehet)
- Telephely (ha egynél több irodája van)
- Elérhetőségi adatok (fizikai cím, telefonszám vagy mellék, üzleti mobiltelefonszám, munkahelyi e-mail cím)
- Fotó (hogy könnyedén felismerjék egymást)
Amint látja, bár a funkcionális kisvállalati szervezeti diagram meglehetősen hasonló a hierarchikus változathoz, ez a diagram hasznos lehet a részlegek megkülönböztetéséhez, nagyobb betekintést nyújtva abba, hogyan működik a cége ezen a konkrét módon.
Mátrix üzleti szervezeti diagram
A harmadik lehetőség, az úgynevezett mátrix vagy keresztfunkcionális üzleti szervezeti diagram akkor hasznos, ha a munkavállalók több felettesnek jelentenek. A hierarchikus ábrákhoz hasonlóan a mátrix szervezeti ábrák is szemléltetik a munkavállalók közötti közvetlen felügyeleti kapcsolatokat, de azt is megmutatják, hogy egy munkavállaló melyik projektvezetőnek, csapatnak vagy részlegnek jelent. Amint az alábbi példában látható, a folytonos vonalak ismét azt jelzik, hogy egy adott személy az alatta lévő személy elsődleges vezetője. A szaggatott vonalak kevésbé közvetlen, de ennek ellenére fontos jelentési kapcsolatot mutatnak.
Amint ez a Project Management Institute-tól származó szervezeti diagram is mutatja, a mátrixos kisvállalati szervezeti ábrát gyakran használják olyan vállalatok, ahol a projektvezetők különböző csapatokban dolgoznak. Hasonlóképpen azt tapasztalhatja, hogy a termék-, kutatási és mérnöki alapú vállalatok nagyobb valószínűséggel használják ezt a fajta diagramot az üzleti struktúrájuk szemléltetésére.
Kör üzleti szervezeti diagram
Végül az utolsó megfontolandó lehetőség a kör üzleti szervezeti diagram. A kördiagram egyre népszerűbbé vált, különösen az induló kisvállalkozások körében, amelyek el kívánják vetni a hagyományos üzleti hierarchiákat. Ezeknek az ábráknak (lásd alább) az a lényege, hogy minden csapat – és az őket alkotó alkalmazottak – egyformán fontos szerepet játszanak a vállalaton belül.
Még egyszer, bár ez a példa üres szöveget mutat, láthatja, hogyan töltené ki a diagramot az Ön vállalkozásának adatai alapján. Minden egyes részleg egy-egy küllőt alkot a kerékben, és a benne lévő alkalmazottak az egyes szakaszokban vannak felsorolva. Ahogy fentebb már említettük, minden egyes alkalmazottra vonatkozóan kitöltené az alapvető információkat – név, munkakör, rövid leírás, elérhetőség stb.
Ez az első lépés időigényes lehet – érdemes átgondolni a vállalkozását a jelenlegi állapotában, és azt, hogy hogyan szeretné, ha növekedne -, és így meghatározhatja, hogy a négy szervezeti diagram közül melyik lesz a legmegfelelőbb a vállalati struktúra bemutatására.
2. lépés: Gyűjtse össze az alkalmazottak adatait, és kategorizálja az adatokat.
Mihelyt eldöntötte, hogy milyen típusú üzleti szervezeti diagramot fog használni, a diagram kidolgozásának további része meglehetősen egyszerű.
A következő lépéshez tehát össze kell írnia egy listát a vállalat összes alkalmazottjáról, és bele kell foglalnia a róluk szóló, fentebb említett lényeges információkat.
Ha hierarchikus diagramot választottál, akkor minden egyes személyt a megfelelő sorrendben helyezel el a listán. A vállalkozás tulajdonosa foglalja el az első szintet, mindenki, aki közvetlenül neki jelent, a második szintre tartozik, és a diagram innen halad tovább. Ha funkcionális vagy kördiagramot választott, akkor az egyes részlegek szerint rendezi a listát, ahogy a fentebb ismertetett példákban is látható. Végül, ha a mátrixos kisvállalati szervezeti diagramot választotta, mindenképpen fel kell jegyeznie az összes felügyeleti kapcsolatot.
3. lépés: Döntse el, hogyan fogja kitölteni a vállalati szervezeti diagramját.
Miután összegyűjtötte az összes szükséges információt az alkalmazottairól, és kategorizálta azokat a választott diagram típusa alapján, meg kell határoznia, hogyan fogja kitölteni a diagramját. Amint a fenti példáinkban láthatta, vannak olyan képek és kisvállalati szervezeti diagram sablonok, amelyeket letölthet és szerkeszthet egy olyan szoftverprogrammal, mint az Adobe Photoshop.
Másrészt dönthet úgy is, hogy a vállalati szervezeti diagramot egy egyszerű, megbízható programban készíti el, amellyel már rendelkezik, mint például a Microsoft Office (Excel, Outlook, PowerPoint vagy Word) vagy a Google Sheets. Lehetősége van arra is, hogy megvásároljon egy sablont egy olyan szolgáltatótól, mint a SmartDraw vagy a Lucidchart. Ahhoz azonban, hogy a lehető legtöbbet hozza ki a beruházásából, érdemes megfontolni egy olyan HR- vagy bérszámfejtő szoftver megvásárlását, amely (más funkciók mellett) tartalmazza ezt a funkciót. A Gusto mindenre kiterjedő platformja például lehetővé teszi, hogy a rendszerén belül létrehozzon egy szervezeti ábrát, valamint kezelje az alapvető bérszámfejtési és HR-feladatokat.
Bár technikailag akár kézzel is felrajzolhatja kisvállalkozásának szervezeti ábráját, ha online sablont vagy szoftvert használ, könnyedén módosíthatja grafikonját, ha vállalkozása bővül és személyzete változik.
4. lépés: Töltse ki az üzleti szervezeti ábráját, és biztonságosan archiválja.
Végül, miután kiválasztotta, hogyan fogja kitölteni az organogramját, készen áll a tényleges kitöltésre.
Az összegyűjtött adatokkal kitölti az ábra egyes dobozait vagy ágait, amelyeket kiválasztott. Ismétlem, ha a diagramod hierarchikus, akkor a vállalat tulajdonosával vagy vezérigazgatójával kezded a tetején. Ezután a tulajdonos alatt létrehoz egy dobozt minden olyan személy számára, aki közvetlen alárendeltje, és a tulajdonostól lefelé egy függőleges vonalat húz a felügyeltekig. Ezt a folyamatot folytatja a vállalati parancsnoki lánc minden egyes szintjén, és addig halad lefelé a vállalati ranglétrán, amíg minden alkalmazottat fel nem helyez a diagramra.
Ha a grafikon funkcionális kialakítású, akkor az elsődleges dobozokat kitölti az egyes részlegek vezetőinek adataival, a fennmaradó dobozokat pedig az általuk közvetlenül irányított minden egyes személy adataival. Ugyanezt az eljárást követi a mátrixdiagram esetében is – ennél a diagramnál azonban ne felejtse el felvenni a másodlagos vezetőket az egyes osztályok oldalára, és szaggatott vonalakkal (vagy más megkülönböztetéssel) jelölje a dobozok között ezeket a további felügyeleti kapcsolatokat.
Végül egy kördiagram esetében hozzáadja az egyes részlegek információs alkalmazottait és feladatait a megfelelő tortaszelethez, és máris kész a diagramja.
Mihelyt elkészült a kisvállalati szervezeti diagram, győződjön meg róla, hogy biztonságos helyre mentette – ha nem használ HR-szoftvert vagy más olyan programot, amely lehetővé teszi a mentést az adott rendszeren belül. A szervezeti diagramot kéznél kell tartania, hogy frissíthesse, ha vállalkozása növekszik és változik.
Ezek mentén az is hasznos, ha a szervezeti diagram egy példányát egy közös vállalati szerveren, meghajtón vagy munkavállalói portálon tárolja, hogy a vállalaton belül mindenki láthassa (de ne változtassa meg) – így a szervezetben mindenki megértheti, hogyan épül fel a vállalat, és szükség esetén visszautalhat a diagramra.
Kisvállalati szervezeti diagram sablonok
Ha nem áll készen arra, hogy beruházzon egy szoftverplatformba a diagram elkészítéséhez, akkor érdekelheti a különböző kisvállalati szervezeti diagram sablonok felfedezése. Mint említettük, vannak olyan jól ismert megoldások, például a Microsoft Office, amelyek olyan szervezeti diagram-sablonokat kínálnak, amelyeket letölthet és felhasználhat vállalkozása számára. Nézzünk néhány példát:
- Microsoft Office: Az Office weboldal sablonok részlegén belül különböző, ingyenes üzleti szervezeti diagram sablonokat talál, amelyeket ingyenesen letölthet és testre szabhat a PowerPoint, a Word vagy az Excel programban. Egy egyszerű hierarchikus diagram lehetőségét ezzel a “Minimális szervezeti diagram”-mal kezdheti
- 24Slides: Más üzleti sablonlehetőségek mellett a 24Slides ingyenes kisvállalati szervezeti diagram sablonokat kínál, amelyeket a Google Slides-on belül másolhat és szerkeszthet. Ezeket a sablonokat különböző típusokban is kínálják, beleértve a klasszikus hierarchikus diagramot, valamint a kördiagramot.”
- Canva: A Canva képszerkesztő és grafikai platform lehetővé teszi, hogy megtervezze és testre szabja saját üzleti szervezeti diagramját (ingyenesen, csak egy fiókot kell regisztrálnia) a rendszerük segítségével.
- Vizzlo: Bár a Vizzlo kínál fizetős tervezeteket, ingyenes verziójukkal több mint 100 különböző diagramtípushoz férhet hozzá, köztük kisvállalati szervezeti sablonokhoz is. Ráadásul lehetősége van arra, hogy a sablont a Vizzlo-n belül szerkessze, vagy a Vizzlo integráció segítségével közvetlenül PowerPointban vagy Google Slides-ban hozza létre a diagramját.
Természetesen ez csak néhány lehetőség – számos további sablon és példa található az interneten keresve és böngészve.
Az üzleti szervezeti diagram előnyei
Amint azt négylépcsős útmutatónkkal megmutattuk, az üzleti szervezeti diagram létrehozása meglehetősen egyszerű és világos folyamat lehet. Ha azonban még csak most kezdte a munkát, vagy nincs külön alkalmazottja vagy részlege, aki ennek a grafikonnak a kidolgozásával foglalkozna, akkor elgondolkodhat azon, hogy valóban szüksége van-e szervezeti ábrára. Végső soron a döntés az Ön kezében van – de ennek érdekében érdemes rávilágítani néhány előnyére egy ilyen diagramnak, és arra, hogy miért lehet olyan hasznos a kisvállalkozása számára.
A vezetési struktúra tisztázása
Ha még csak most kezdi vállalkozását, az üzleti szervezeti diagram elkészítéséhez szükséges folyamat arra kényszeríti, hogy hivatalosan ossza el a feladatokat, és konkretizálja az egyes személyek szerepét és az egyes részlegek célját a vállalkozásában. Ezáltal elkerülhető a későbbi, vállalkozásának növekedésével járó zűrzavar. Természetesen a későbbiekben bármikor átalakíthatja üzleti szervezeti ábráját – azonban ha már korán felvázolja az egyes pozíciókkal kapcsolatos elvárásokat, máris egy lépéssel előrébb jár a vállalkozói folyamatban.
Másrészt, ha vállalkozása már megalapozottabb, egy üzleti szervezeti ábra segít mind az új, mind a meglévő alkalmazottaknak megérteni, hogy hol a helyük a vállalat keretein belül, ami tisztázza a parancsnoki lánccal kapcsolatos kérdéseket. Ez az átláthatóság időt takarít meg és növeli a hatékonyságot, mivel a dolgozók megtekinthetik a szervezeti ábrát, és pontosan meghatározhatják, hogy kivel kell beszélniük, ha egy adott kérdéssel szembesülnek. Ráadásul, ha az Ön üzleti szervezeti ábrája jól strukturált, az alkalmazottak már nem csak a megfelelő személy nevét fogják tudni, akivel konzultálni kell, hanem azt is, hogy milyen pozíciót tölt be, és milyen feladatokat felügyel.
A működési hatékonyság növelése
A kisvállalkozások szervezeti ábrájának létrehozásának és karbantartásának további előnye, hogy ezáltal megvizsgálhatja a vállalat jelenlegi struktúráját, és feltárhatja a javítás lehetséges módjait. Egyes alkalmazottak túl sok, mások pedig túl kevés feladatot látnak el? Vannak-e szükségtelen átfedések az egyes munkavállalók között? Vannak olyan feladatok, amelyek kimaradnak a munkából? Át kellene szerveznie a feladatokat, hogy megfeleljen ezeknek az igényeknek, további munkavállalókat kellene felvennie, vagy esetleg ki kellene szerveznie ezeket a feladatokat? Lehet, hogy úgy találja, hogy jobban ki tudja használni a már meglévő dolgozóit, és ezáltal növelheti a termelékenységet.
A vállalati szervezeti ábra javíthatja a vállalaton belüli keresztfunkcionális kommunikációt is, ami hatékonyabb projektmenedzsmenthez vezet. Könnyebb elvégezni a több dolgozót vagy csapatot érintő feladatokat, ha a jelentéstételi struktúra világos, és mindenki tudja, hogy kivel kell beszélnie miről.
Bemutassa a jelenlegi sikert
Még ha úgy gondolja, hogy vállalkozásának nem lenne hasznára egy szervezeti diagram, előfordulhat, hogy a potenciális hitelezők látni akarják azt, amikor finanszírozásért folyamodik. Az üzleti tervhez hasonlóan a bankok, az olyan intézmények, mint az SBA, és a potenciális befektetők is biztosítékot akarnak arra, hogy Ön alaposan átgondolta vállalkozása felépítését, mivel az ilyen előkészítés gyakran a jövőbeli siker mutatója.
Finanszírozási szakemberekként arról is meg akarnak győződni, hogy az Ön által választott üzleti szervezeti módszer olyan, amelyről úgy vélik, hogy valószínűleg virágozni fog – így Ön időben vissza tudja fizetni a potenciális üzleti hitelét.
Elősíti a jövőbeli tervezést
Végül egy kisvállalkozói szervezeti diagram segíthet Önnek felkészülni vállalkozása fejlődésére és bővítésére. Ennek szellemében azt javasoljuk, hogy készítsen két verziót a szervezeti ábrájából: egyet, amely a jelenlegi vállalati struktúrát tükrözi, és egyet, amely a növekedési célkitűzéseit mutatja. Még olyan további ábrákat is fontolóra vehet, amelyek jelzik, hogyan szerveződhetne át váratlan változások, például a finanszírozás csökkentése vagy egy kulcsfontosságú alkalmazott hirtelen távozása esetén.
A második üzleti szervezeti ábrája természetesen sok üres helyet tartalmaz majd – helyet az összes olyan pozíciónak, amelyet a jövőben, a vállalkozás növekedési stratégiájának megvalósítása során szeretne betölteni. Ily módon a diagram segítségével megtalálhatja a jelenlegi személyzeti állományában meglévő lehetséges lyukakat, és egy beépített útitervet kap a jövőbeli munkaerő-felvételhez.
A végeredmény
A nap végén, ha időt szán az üzleti szervezeti diagram megtervezésére és létrehozására, az rendkívül hasznos lehet kisvállalkozása számára – most és a jövőben is. Akár saját maga alakítja ki ezt a diagramot, akár a csapatával együtt dolgozik rajta, négy egyszerű lépésünket követve viszonylag gyorsan és egyszerűen elvégezheti a folyamatot.
Plusz, ha már használ bérszámfejtő vagy HR-szoftvert, ellenőrizheti, hogy a platformja tartalmaz-e már szervezeti ábra-építőt. Ha nem, akkor dönthet úgy, hogy az itt tárgyalt sablonok egyikét használja. Másrészt, ha nincs HR- vagy bérszámfejtő szoftvere, érdemes megfontolnia, hogy megvizsgáljon néhányat a legjobb lehetőségek közül – Gusto, Zenefits stb. -, mivel ezen megoldások bármelyike nem csak lehetővé teszi egy kisvállalkozói szervezeti diagram létrehozását, hanem segít hatékonyan és eredményesen a mindennapi működésének fontos részét is.