A hatékony üzleti kommunikáció kulcsfontosságú minden vállalat sikeréhez. A rossz kommunikáció nemcsak személyes szinten frusztráló, hanem hatalmas pénzügyi veszteséget is okozhat. A félreértelmezett üzenetek, az elveszett e-mailek vagy a rossz megértés késedelmeket, sikertelen projekteket vagy az ügyfelek elvesztését okozhatja. Ezért fontos, hogy a vállalatában mindenki fejlessze kommunikációs készségeit, különösen, ha hatalmi pozícióban van.
Összegyűjtöttünk egy kis gyűjteményt tippekből és technikákból, amelyeket alkalmazva jobb kommunikátorrá válhat, és segítheti a vállalat fejlődését.
Hallgass
A kommunikációban a leggyakoribb hiba, amit mindenki elkövet, hogy túl hamar válaszol. Az elhamarkodott válasz legtöbbször csak árt a beszélgetésnek, és valójában megakadályozza, hogy többet tudjunk meg.
A hallgatás egy kijelentés meghallgatása után arra ösztönzi a másik személyt, hogy folytassa, és további információkkal szolgáljon nekünk. Akár egy beszédet, akár egy beszámolót hallunk, akár csak egy beszélgetést folytatunk, várjuk meg, amíg a másik személy körülbelül 10 másodpercig hallgat, mielőtt válaszolnánk vagy további kérdéseket tennénk fel.
Kérdezzünk
A kérdésfeltevésnek két nagy előnye van a kommunikációban: egyrészt segít kideríteni a kívánt információt, másrészt azt mutatja a másiknak, hogy érdekel minket, amit mondani akar, ami fenntartja a beszélgetést.
Növelje gyorsabban vállalkozását hatékony csapatkommunikációval!
Minél több kérdést tesz fel, annál jobban megérti a tárgyalt témát. Sőt, a menedzsereknek és a csapatvezetőknek azzal a céllal kell kérdéseket feltenniük, hogy teszteljék, mennyire értik meg beosztottjaik az adott témát. A kérdések a kommunikáció motorját jelentik, ezért sose féljünk attól, hogy felpörgetjük.
Az aktív hallgatás
A valakinek a szájából elhangzó szavakat hallani nem mindig azonos a hallgatással. A hallgatás elkötelezettséget és elismerést feltételez. A bólogatás, az elhangzottak megismétlése és a kérdések feltevése mind olyan aktív hallgatási stratégiák, amelyek javítják a beszélgetés minőségét és növelik a megjegyezhető információk mennyiségét. A leggyakoribb példa a személy nevének megismétlése, amikor bemutatják az illetőt.
A munkahelyen az aktív hallgatás növeli a megjegyzendő részletek mennyiségét, érdeklődést mutat a másik személy iránt, és kapcsolatot épít az érintett részek között.
Jelzést adni
Szinte minden munkakörnyezetben a visszajelzés a munkafolyamat fontos része. Mások véleményének megismerése, javaslataik meghallgatása és a saját véleményed felajánlása cserébe az, ami előrehaladáshoz és fejlődéshez vezet. De mind a visszajelzés adása, mind a visszajelzés fogadása nagyon törékeny kommunikációs folyamat lehet.
Az őszinteség mindig fontos, de az a mód, ahogyan átadja az álláspontját, mindent eldönthet a pozitív és a negatív élmény között. A legtöbb ember érzékenyen reagál a kritikára, és egy brutálisan őszinte véleményt rosszindulatúnak érezhetnek. Ezért mindig fontos, hogy a visszajelzést pozitívan fogalmazza meg, még akkor is, ha az kritika. Tegyen fel kiegészítő kérdéseket, hogy megbizonyosodjon arról, mindent jól értett-e, majd adjon tanácsokat a javításhoz ahelyett, hogy leszólná mások munkáját.
mutass empátiát
A munkakörnyezet nagyon stresszes és megterhelő lehet, éppen ezért kell empátiát mutatnunk egymás iránt. Az empatikus kommunikáció bizalmat épít a munkatársak között, miközben arra ösztönzi az embereket, hogy továbbra is a legjobbat hozzák ki magukból, még akkor is, ha ez nem tűnik elég jónak.
Az emberek nagyobb valószínűséggel tesznek nagyobb erőfeszítést, ha úgy érzik, hogy a küzdelmüket értékelik, ahelyett, hogy figyelmen kívül hagynák őket. Senki sem szereti, ha robotként kezelik, akitől mindig elvárják, hogy produktív legyen.
Munkahelyén gyakorolja az empátiát, és ossza meg érzéseit a csapattársaival. A legtöbbször rá fogsz jönni, hogy a legtöbb ember hasonló érzéseket és küzdelmeket oszt meg, mint te.
Maradjon lelkes
A pozitív hozzáállás megőrzése mindig fontos a hatékony üzleti kommunikációhoz. A főnökökkel, csapattársakkal vagy ügyfelekkel való sikeres interakciókhoz nagyfokú lelkesedés kifejezésére van szükség.
Az ok, amiért az értékesítők mindig mosolyognak az ügyfelekre, az az, hogy az emberek fogékonyabbak és nagyobb valószínűséggel reagálnak a pozitív ingerekre.
Figyeljünk a testbeszédünkre
Senki sem akar olyan emberrel beszélgetni, aki állandóan forgatja a szemét, sóhajtozik, az állát az öklére támasztja, vagy állandóan az okostelefonját ellenőrzi. Mindezek annak a jelei, hogy nem is érdekelhetne kevésbé, bármit is mondjon a másik. Nem kell ahhoz Hazudj nekem detektívnek lenni, hogy ezt észrevegyük. Helyette helyezkedjen úgy, hogy figyelmesnek tűnjön, vegye fel a szemkontaktust, bólintson egyetértően vagy rázza meg a fejét támogatásképpen.
A testbeszéd a nonverbális kommunikáció hatalmas része, amely megmutatja, hogy valójában hogyan érzi magát a beszélgetés során. Emellett különbséget tesz aközött, hogy valaki (nem szándékos szóvicc) hatalmi pozícióban van-e és hozzáértő-e, vagy pedig valaki, aki alig érti a tárgyalt témát.
Kapcsolatok kiépítése
Ha azt szeretné, hogy az emberek valóban meghallgassák és megértsék, amit mond, akkor a beszédnél többet kell tennie. Kapcsolatokat kell építened. Mutass érdeklődést a beszélgetőpartnered iránt, és ő viszonozni fogja a szívességet. Ha tudod, hogy kivel beszélgetsz, mi a hátterük, és mi az érdeklődési körük, akkor világos elképzelést kapsz arról, hogyan közelíts meg bármilyen témát, hogy valóban elérd őket. A jó kommunikátor ismeri a közönségét, és ennek megfelelően alakítja az üzenetét.
És ugyanilyen fontos, hogy ez egy nagyszerű kapcsolatépítési stratégia. A más szakemberekkel való kapcsolatépítés mindenkinek a karriertervei között kell, hogy szerepeljen.
A megfelelő eszközök használata a hatékony üzleti kommunikációhoz
A mai korban a személyes interakciókat gyakran felváltja a digitális kommunikáció. Az, hogy ehhez milyen csatornát választunk, döntő fontosságú a kommunikáció hatékonysága szempontjából. Míg az idősebb generációk még mindig a jó öreg e-mailt részesítik előnyben, az ezredfordulósok és az Y-osok inkább az élő chat használatára hajlanak.
Ezért sok vállalat a csapatkommunikációs alkalmazásokra, például a Hubgetsre támaszkodik a napi kommunikációs igények kezelésében. Az időmegtakarítás mellett a csapatkommunikációs alkalmazásoknak más nagy előnyei is vannak, például az információkhoz való egyenlő hozzáférés valós időben és a jövőbeni referenciaként, a csapattagok földrajzi elhelyezkedésétől függetlenül. Az üzleti kommunikáció még soha nem volt ilyen hatékony.
A hatalom az Ön kezében van
A kommunikáció minőségének javítása végső soron személyes szintű változást igényel. A hatékony üzleti kommunikáció az összes érintett fél közös személyes erőfeszítéseinek következménye.
Kicsiben kezdje azzal, hogy saját kommunikációs készségeinek javításán dolgozik, vállalata minden alkalmazottjának kínáljon kommunikációs tréningeket, és ösztönözze az őszinteség, a bizalom és az együttműködés kultúráját.