Költségmenedzsment 4 lépésben

A költségmenedzsment a megfelelő projekt megtalálásának és a projekt megfelelő módon történő végrehajtásának folyamatával foglalkozik. Olyan tevékenységeket foglal magában, mint a tervezés, a becslés, a költségvetés készítése, a finanszírozás, a finanszírozás, a költségek kezelése, ellenőrzése és összehasonlítása, hogy a projektet időben, a jóváhagyott költségvetésen belül be lehessen fejezni, és a projekt teljesítménye időben javuljon.

A költségmenedzsment a projekt teljes életciklusát lefedi a kezdeti tervezési fázistól a tényleges költségteljesítmény méréséig és a projekt befejezéséig. Ez a cikk a projektköltség-menedzsment különböző lépéseit és folyamatait ismerteti, összhangban olyan módszerekkel, mint például az AACE International által kidolgozott teljes költségmenedzsment keretrendszer.

1. lépés: Erőforrás-tervezés

Az erőforrás-tervezés egy szervezet vagy egy munkaterület jövőbeli erőforrás-szükségleteinek megállapításának folyamata. Ez magában foglalja a munkatevékenységek és feladataik elvégzéséhez szükséges fizikai, emberi, pénzügyi és információs erőforrások felhasználásának értékelését és tervezését. A legtöbb tevékenység során a munka elvégzéséhez embereket használnak fel. Néhány tevékenységhez anyagok és fogyóeszközök is tartoznak. Más feladatok egy eszköz létrehozását foglalják magukban, főként információs inputok felhasználásával (pl. mérnöki vagy szoftvertervezés). Az emberek általában eszközöket, például berendezéseket használnak segítségül. Bizonyos esetekben automatizált eszközök végezhetik el a munkát kevés emberi erőfeszítéssel vagy anélkül.

Az erőforrás-tervezés a hatókör és a végrehajtási terv fejlesztési folyamatában kezdődik, amelynek során kidolgozzák a munkabontási struktúrát, a szervezeti bontási struktúrát (OBS), a munkacsomagokat és a végrehajtási stratégiát. Az OBS meghatározza a munkaügyi erőforrások vagy felelősségi körök kategóriáit; ez a kategorizálás megkönnyíti az erőforrás-tervezést, mivel az OBS-ben tükröződően minden erőforrás valakinek a felelőssége.

Az erőforrások becslése (általában a költségbecslés része) meghatározza a tevékenységhez szükséges erőforrásmennyiségeket (órák, szerszámok, anyagok stb.), míg az ütemtervezés és -fejlesztés meghatározza az elvégzendő munkatevékenységeket. Az erőforrás-tervezés ezután a becsült erőforrás-mennyiségeket veszi alapul, értékeli az erőforrások rendelkezésre állását és korlátait a projekt körülményeit figyelembe véve, majd optimalizálja, hogy a rendelkezésre álló (gyakran korlátozott) erőforrásokat hogyan fogják idővel felhasználni a tevékenységekben. Az optimalizálás iteratív módon történik az ütemtervezési és fejlesztési folyamat időtartambecslési és erőforrás-elosztási lépéseinek felhasználásával.

2. lépés: Költségbecslés

A költségbecslés az az előrejelző folyamat, amelyet egy beruházási lehetőség, tevékenység vagy projekt terjedelméhez szükséges erőforrások számszerűsítésére, költségének és árának meghatározására használnak. Olyan technikák alkalmazását foglalja magában, amelyek egy eszközre vagy projektre vonatkozó számszerűsített műszaki és programozási információkat pénzügyi és erőforrás-információkká alakítanak át. A becslés kimeneteit elsősorban az üzleti tervezés, a költségelemzés és a döntések, illetve a projektköltség- és ütemezés-ellenőrzési folyamatok inputjaként használják.

A költségbecslési folyamatot általában az eszköz vagy a projekt életciklusának minden egyes szakaszában alkalmazzák, ahogy az eszköz vagy a projekt hatókörét meghatározzák, módosítják és finomítják. Ahogy a hatókör meghatározásának szintje növekszik, az alkalmazott becslési módszerek egyre határozottabbá válnak, és egyre szűkebb valószínűségi költségeloszlású becsléseket eredményeznek.

A költségbecslést olyan speciális szoftverrendszerekkel lehet elvégezni, mint a Cleopatra Enterprise költségbecslő és projektköltség-adatbázisok, mint a CESK, amelyeket az eszköz vagy projekt életciklusa során elkészítendő különböző típusú becslések támogatására hoznak létre és tartanak fenn.

A tevékenységek időbeli időtartamának becslését a költségekkel egyidejűleg kell figyelembe venni, mivel a költségek gyakran függnek az időbeli időtartamtól, és a költségbecslés során azonosított erőforrásigények befolyásolhatják az ütemtervet. Iteratív megközelítéseket alkalmaznak, mert a költségbecslés eredményei gyakran vezetnek a hatókör vagy a tervek módosításához. Valójában a becslési folyamat a terjedelem meghatározási folyamat részének tekinthető, mivel a költségek és a terjedelem közötti iteratív kereskedés összefonja a folyamatokat.

A Cleopatra költségbecsléssel elérheti

• Mindenféle költségbecslés létrehozását, a tényezőtől a részletes becslésig.
• Sikeres pályáztatást, mivel lehetővé teszi a költségbecslést, az ajánlatok bekérését, az ajánlatok elemzését és a költségek nyomon követését.
• A költségbecslés és a költségellenőrzés összekapcsolását. A költségkontroll modul segítségével nyomon követheti a projekt költségeit a kivitelezési fázisban. Azáltal, hogy a projektellenőrzési dokumentumot közvetlenül összekapcsolja a becsléssel, a Cleopatra Enterprise minimalizálja az adatkezelést, növeli a hatékonyságot és csökkenti a hibák számát.
• Hagyományosan a vezetőség a TA kivitelezéséig hátralévő idő alapján kérne becslést. Ma már egyre több szervezet követeli meg a becslést végzőktől, hogy a becslés szakaszos megközelítését kövessék, és az előkészítési fázisban három különböző típusú becslést adjanak le.

3. lépés: Költségköltségvetés

A költségvetés készítése a becslésen belüli alfolyamat, amelyet az erőforrások becsült költségeinek költségszámlákra történő felosztására használnak, amelyekhez képest a költségteljesítményt mérik és értékelik. Ez képezi a költségellenőrzés alapját. A számlatükörből használt költségszámláknak is támogatniuk kell a költségszámítási folyamatot. A költségvetéseket gyakran az ütemtervnek megfelelően vagy a költségvetési és pénzforgalmi korlátok kezelése érdekében időzítik.

4. lépés: Költségellenőrzés

A költségellenőrzés a költségalaptól való eltérések mérésével és hatékony korrekciós intézkedésekkel foglalkozik a minimális költségek elérése érdekében. Eljárásokat alkalmaznak a kiadások és a teljesítmény nyomon követésére a projekt előrehaladásának függvényében. A költség-alapvonal minden változását rögzíteni kell, és a várható végső összköltségeket folyamatosan előre kell jelezni. Amikor a tényleges költséginformációk rendelkezésre állnak, a költségellenőrzés fontos része, hogy megmagyarázzák, mi okozza a költségalaptól való eltérést. Ezen elemzés alapján korrekciós intézkedésekre lehet szükség a költségtúllépések elkerülése érdekében.

Az alábbi ábra a projektteljesítmény mérésének folyamatábrája . Ezt a folyamatot a projekt befejezéséig folyamatos fejlesztési ciklusban kell lefuttatni:

Projekt teljesítménymérés folyamattérképe

A teljesítményértékelés folyamata a tervezéssel és a megfelelő eszközökkel kezdődik. A dedikált költségellenőrző szoftvereszközök értékes segítséget nyújthatnak a költségellenőrzési eljárások meghatározásához, a változások nyomon követéséhez és jóváhagyásához, valamint az elemzések alkalmazásához. Továbbá a jelentéstétel javítható és egyszerűsíthető, ami megkönnyíti a projektben részt vevő összes érdekelt fél tájékoztatását.

A Kleopatra Cost Control segít elérni

• A projektköltségek ellenőrzését és a költségelemek mindig visszakövethetőek az eredeti költségvetésig.
• A módosítások kezelése. Becsülje meg a költségeket, és adja hozzá a projektellenőrzési dokumentumhoz.
• Projekt befejezve? A visszacsatolási folyamat megtörténik. Küldje el a tényleges adatokat a költségmodellekhez, hogy növelje azok pontosságát és minőségét a jövőbeli becslésekhez. Míg a legtöbb eszköz csak vagy költségbecslő szoftver vagy költségellenőrző eszköz, a Cleopatra Enterprise mindkettő.

Bónusz lépés:

A bónusz lépésként bölcs dolog a projektköltség-kezelési folyamatot kiegészíteni a benchmarkinggal.

A benchmarking segít bezárni a hurkot az A és a B projekt között. Az A projektből származó (a futó és végrehajtott projektekre vonatkozó) ismereteket elemzik, és a visszajelzéseket a B projektben (a következő projektekben) tükrözik. Így jön létre egy fejlesztési ciklus a projektteljesítmény növelésére. A benchmarkingot a műszaki iparágak széles körben használják a projektek teljesítményének javítására. Az olyan szoftverrendszerek, mint a Cleopatra projekt benchmarking segítik a becslőket és a projektirányítókat az összetett kérdés megválaszolásában:

A projekt benchmarking célja a végrehajtott és folyamatban lévő projektek adatainak tárolása értékes projektmetrikák kinyerése és az aktuális becslések összehasonlítása érdekében. A múltbeli adatok statisztikai elemzésének elvégzése értékes információkat eredményezhet a változók közötti kapcsolatokról, amelyek felhasználhatók egy megbízható költségismereti adatbázis létrehozásához vagy a meglévők kalibrálásához.

Projekt benchmarking mint bónusz fázis

Fontos megjegyezni, hogy a projekt benchmarking nem csak a projektek közötti összehasonlítást foglalja magában, hiszen a projekten belüli felülvizsgálatok összehasonlítása is érdekes.

Amit a Cleopatra Benchmarkinggel elérhet

• A múltbeli projektadatok összegyűjtése, amelyek értékes elemzést és projektösszehasonlítást biztosíthatnak a kritikus üzleti döntések meghozatalához.
• Hasonlítsa össze becsléseit korábbi projektjeivel, és jelentősen javítsa költségbecslését.
• Vonjon le mérőszámokat a projektek között, hogy növelje a jövőbeli költségbecslés pontosságát.
• Kifejlesszen értelmes és interaktív jelentéseket.
• Export & Importáljon adatokat egyszerűen az Excelből.

A költségmenedzsment számít: 5 oka a költségtúllépéseknek a projektek ellenőrzésében

Infografika: Hogyan javítsuk ki a 10 legnagyobb projektköltség-kezelési hibát

Hogyan készítsünk költséggazdálkodási tervet? 4 tipp

Költségmenedzsment VS költségellenőrzés

Út a digitális jövő felé: Integrált rendszerek a projektirányításban

Töltse le az esettanulmányt

Bruce Power esettanulmány