A kisvállalkozását úgy ismeri, mint a tenyerét. Órákat szentelt az elrendezésnek és a szervezésnek, de vajon ugyanezt érzi a mérlegével kapcsolatban is?
Egy nemrégiben készült felmérés szerint a kisvállalkozók 40%-a évente legalább 80 órát tölt könyveléssel. Ha jobban megérti, hogyan van megszervezve a mérlege, hatékonyabb ütemben robbanhat át a könyvelésen. De előbb meg kell értenie a mérlegében szereplő minden egyes számlát.
Mik a mérlegszámlák?
Kisvállalkozóként valószínűleg ismeri a mappák – és talán még az iratszekrények – használatát a dokumentumok rendszerezéséhez. A mérlege hasonló rendszert használ, csak mappák helyett számlák szerint van elkülönítve.
A mérleg számlái közé tartoznak:
- Készpénz. Ez az a készpénz, amelyet a vállalkozásod rendszeres tranzakciói során kapsz. Például amikor eladod a készletet, és megkapod a fizetést, ezt a pénzforgalmi számlán dokumentálod. A készpénzszámlája forgóeszközként vagy rövid lejáratú eszközként szerepel a mérlegében.
- Betétek. Kisvállalkozásként már korábban is elhelyezhetett kauciót. Ezt akkor teszi, amikor valakinek pénzt ad valakinek, hogy a jövőbeni terhek ellenében tartsa meg. Ezeket gyakran nevezik “kintlévőségi óvadéknak”. Az óvadéki letétek forgóeszközöknek minősülnek a mérlegében.
- Immateriális javak. Ezek nem fizikai eszközök. A szabadalmak, szerzői jogok, ügyféllisták, irodalmi művek és sugárzási jogok mind gyakori példák. Ezek forgóeszközként szerepelnek a mérlegben.
- Rövid lejáratú befektetések. Ezeket a befektetéseket egy éven belül készpénzre váltják. Szintén a mérleg forgóeszközök között szerepelnek.
- Követelések. Ide tartoznak azok a pénzösszegek, amelyekkel az ügyfeleid tartoznak neked olyan termékekért vagy szolgáltatásokért, amelyeket már megkaptak, de még nem fizettek ki. Ezeket a mérlegében eszközként dokumentálja.
- Aktív időbeli elhatárolások. Ide tartoznak azok a tranzakciók, amelyekre a kifizetéseket előre teljesítették. Például fizethet bérleti díjat egy üzlethelyiségért, mielőtt használatba venné azt. Ezt a tranzakciót, csakúgy, mint az egyéb előre fizetett kiadásaidat, eszközként rögzítenéd a mérlegedben.
- Hosszú lejáratú befektetések. Ezek jellemzően olyan befektetések, amelyeket egy éven belül nem váltanak pénzeszközzé. Ide tartozhatnak részvények, kötvények, ingatlanok és néha készpénz is. A hosszú távú befektetései a mérleg eszközoldalán szerepelnek.
- Kötelezettségek. Ez az az összeg, amellyel a szállítóknak vagy hitelezőknek tartozik. A kötelezettségek a mérlegben a rövid lejáratú kötelezettségek számlái.
- Elhatárolt költségek. Ezek közé tartozhatnak a bérek, kamatok, közüzemi szolgáltatások, javítások, bónuszok és adók. Ezek kötelezettségszámláknak minősülnek.
- Hitelkártya. Ha csak a kisvállalkozásodnak van hitelkártyája, nem vagy egyedül. Ez egy általános gyakorlat. A hitelkártyával végzett vásárlásokat kötelezettségi számlaként tartják nyilván a mérlegében.
- Rövid lejáratú adósság. Ez a számla a mérleged rövid lejáratú kötelezettségek részében jelenik meg. Ide tartozik minden olyan tartozás, amely egy éven belül esedékes. A rövid lejáratú adósság egyik példája a béradó.
- Hosszú lejáratú adósság. Ez olyan adósság, amely nem egy éven belül válik esedékessé. Ilyenek például a fizetendő kötvények, a hosszú lejáratú hitelek, a lízingkötelezettségek vagy az átváltható kötvények. Ezeket a mérleg forrásai között tartják nyilván.
- Saját tőke. A saját tőke a mérleg külön szakasza. Ez a szakasz tartalmazza a részvények névértékét, a befizetett tőkeösszegeket és az Ön eredménytartalékát.
Mi a mérlegben szereplő követelések?
A vevői tranzakciók fontosak. Ezek táplálják a vállalkozásodat. Ezért a mérleg összeállítása és elemzése során fordítson nagy figyelmet a kintlévőségeire. Mint korábban említettük, ezek azok a kifizetések, amelyekkel az ügyfelei tartoznak Önnek, miután hitelre vásároltak árukat vagy szolgáltatásokat. Tegyük fel például, hogy önnek kertépítő vállalkozása van. Miután rendbe hozod egy ügyfeled udvarát, küldesz neki egy számlát. Ők viszont egy későbbi időpontban visszaküldik a kifizetést a nyújtott szolgáltatásokért.
A követelések, mint például a fenti kertépítési példában, forgóeszközök. Ez azért van így, mert várhatóan egy éven belül készpénzre válnak.
Mi a mérleg szerinti kötelezettségek?
Azt már tudja, hogy a vállalkozásába beáramló pénz ugyanolyan fontos, mint a vállalkozásából kiáramló pénz. Ezért fontos, hogy szemmel tartsa a kintlévőségeit, mivel ezek azok a kifizetések, amelyekkel más vállalkozásoknak tartozik.
A kintlévőségei valójában más vállalkozások kintlévőségei. Tegyük fel például, hogy kisvállalkozása a vártnál korábban kifogy alapvető készleteiből. Gyorsan felveszi a kapcsolatot a beszállítójával, és további készletet vásárol tőlük hitelre. Miután a válsághelyzet elhárult, és a polcok feltöltődtek, megkapja a kifizetendő számlát. Ez a fizetés kötelezettségnek minősül (és a szállító számára követelésnek). Jogilag kötelessége, hogy ezt időben kifizesse a szállítójának.
Mérlegszámlák egyeztetése
Valószínűleg már egyeztetett másokkal, de mérleget még nem biztos, hogy egyeztetett. Kezdetnek tudnia kell, hogy a mérleg egyeztetése magában foglalja a mérlegszámlák összehasonlítását egy másik forrással.
Sok kisvállalkozó számára ez a forrás a bankszámlakivonat. Nem szabad azonban elfelejtenie, hogy ezek a kimutatások csak a mérlegben szereplő pénzforgalmi számlákra vonatkoznak. A követelések, a kötelezettségek és a befektetett eszközök tranzakcióinak összehasonlításához használhatja a mellékkönyvet.
Ez az összehasonlítás fontos a hozzád hasonló kisvállalkozó tulajdonosok számára, mert lehetővé teszi, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a mérlege helyes. Azt szeretné, ha a számlái egyeznének. Ha nem egyeznek, akkor a jövőben problémáid lehetnek. Ennek ellenére a mérleg összehasonlítása lehetővé teheti, hogy időben észrevegye a hibákat. Néha ezek a hibák olyan egyszerűek lehetnek, mint egy elírás vagy egy számjegy átírása.
Az egyeztetési folyamat során érdemes listát vezetnie arról, hogy az egyes mérlegszámlák miből állnak. Ez segíthet a szervezettség megőrzésében. Ezek a listák a következők:
- A befektetett eszközök
- Az egyes aktív időbeli elhatárolások, amelyek összege az előlegek összege
- A követelések és kötelezettségek, amelyek a mérleghez kapcsolódnak
A mérlegbeszámolót egy hónap, negyedév vagy egy éves időszak végén kell egyeztetni. Az időzítés rajtad, mint kisvállalkozó tulajdonoson múlik. Azonban a mérleg egyeztetése a zárási folyamat részeként jó ötletnek számít.
Ha már megállapította, hogy a mérlege pontos, akkor könnyen és magabiztosan használhatja azt a jövőbeli pénzügyi döntések meghozatalához.
Mi az a költségvetési mérleg?
A költségvetések nem idegenek Öntől. Minden vállalkozásnak van egy. Függetlenül attól, hogy milyen magas vagy alacsony a költségvetése, a jelenlegi mellett szüksége lesz egy költségvetési mérlegre is.
A költségvetési mérleg ugyanaz, mint a jelenlegi mérlege, azzal a különbséggel, hogy a jövőbeli költségvetési időszakokra vonatkozó becslést tükrözi. Ezért megmutatja, hol fognak állni a mérlegszámlái a jövőbeli elszámolási időszakok végén, ha ragaszkodik a jelenlegi költségvetéséhez.
Amikor legközelebb felülvizsgálja kisvállalkozása mérlegét, ne csak átnézze. Tényleg álljon meg, és értse meg az egyes számlákat rajta. Ez segíteni fog abban, hogy jobban megértse a piacát, a működését és kisvállalkozását összességében.
Ezeken túlmenően tegyen egy lépéssel tovább. Egyeztesse a mérlegét ebben a könyvelési időszakban. Ezután készítsen egy költségvetési mérleget, hogy még nagyobb pénzügyi előnyre tegyen szert. Hogy milyen mélyre merülsz el a mérlegedben, az végső soron csak rajtad múlik.