A szerződéstárgyalás nem változott az e-mail megjelenése óta, de az új technológiák gyorsabbá, okosabbá és kevésbé kockázatossá teszik a szerződéstárgyalást. Ebben a cikkben lebontjuk, mi is az a szerződéstárgyalás, miért jelentenek üzleti kötelezettségeket a szerződéstárgyalások hagyományos megközelítései, és hogyan segítik az új technológiák a jogi csapatokat a komplex megállapodások méretarányos megtárgyalásában.
Mi a szerződéstárgyalás?
A szerződéstárgyalás az a folyamat, amelynek során megállapodásra jutunk egy sor jogilag kötelező érvényű feltételről (itt most két vállalat közötti tárgyalásra összpontosítunk). Amikor két vállalat tárgyal, mindkét fél arra törekszik, hogy kedvező feltételeket kapjon, és minimalizálja a pénzügyi, jogi és működési kockázatokat.
A beszállítókkal kötött szerződések tárgyalásakor például az Ön cége szorgalmazhatja, hogy ne évente, hanem havonta fizethessenek (vagy fordítva). A fizetéseknél, mint sok más kérdésben, nem feltétlenül létezik egy “helyes” lehetőség, sokkal inkább az a lehetőség, amely a legésszerűbb az Ön cége számára. Az üzleti életben azért tárgyalunk szerződésekről, hogy megállapodásaink hosszú távon sikeressé tegyék vállalatunkat.
A szerződéstárgyalás hosszú távú kihívásai
A szerződéstárgyalás gyakran a szerződés életciklusának legfontosabb része. A szerződés létrehozásának vagy végrehajtásának késedelmei például lelassíthatnak egy vállalkozást, de nem valószínű, hogy lényeges hatással vannak az adott vállalkozás eredményére. Egy rosszul lefolytatott tárgyalás viszont évekig terhes jogi kötelezettségekkel terhelheti a vállalatot.
A rutintárgyalásokon – például egy szoftverlicencről szóló tárgyaláson – a viták középpontjában olyan dolgok állnak, mint az irányadó jog, az ügyféladatok kezelése, az információbiztonság és az ár. Az A vállalat azt mondhatja a B vállalatnak: “Hajlandóak vagyunk ezen az áron vásárolni, ha a mi vállalatunk rendszerüzemidővel kapcsolatos szabványos kötelezettségeit is tartalmazza, de csökkenteniük kell az árat, ha a vállalatuk nyelvezetét akarják használni.”
Ez az oda-vissza beszélgetés történhet valós időben (telefonhívás vagy személyes találkozó során) vagy e-mailben, de az e-mail általában gyakoribb, és a dinamika mindkét esetben ugyanaz. Mindkét fél engedményeket tesz, és a folyamat során szerződési záradékokat – a szerződések építőköveit – illeszt be, távolít el vagy módosít, amíg a két fél meg nem tud állapodni.
Noha minden bizonnyal léteznek bevált gyakorlatok a szerződéstárgyalásra, a szerződéstárgyalások során szükséges koordináció puszta mennyisége minden csapat számára logisztikai kihívássá teszi a folyamatot. Képzelje el, hogy több belső érdekelt féltől (gondoljon a pénzügyre vagy az üzemeltetésre) és a partnerektől érkező szerződéses visszajelzéseket kell összehangolnia több e-mail szálon keresztül. Ráadásul képzelje el, hogy mindezt egyszerre több különböző szerződéssel kapcsolatban kell megtennie.
A szerződéstárgyalások kulcsa a tudásmenedzsment és a folyamatmenedzsment: ha nem ismeri az egyes szerződéstárgyalások előzményeit és állapotát, nem lehet biztos abban, hogy a vállalkozás számára a legjobb eredményt éri el.
A szerződések nyomon követésére és tárgyalására szolgáló központi rendszerrel nem rendelkező jogi csapatok gyakran az idejük nagy részét a különböző üzleti csapatok szerződésszerkesztéseinek összerakásával és a szerződések legfrissebb verzióinak felkutatásával töltik. A negyedéves értékesítési ciklusokkal dolgozó vállalatok esetében a helyzet még rosszabb – hallottunk már olyan általános jogászokat, akik szerint a negyedév utolsó hetei teszik ki a szerződéses volumen 50%-át.
A szerződések üzleti jelentősége, működési összetettsége és egyenetlen volumene miatt a szerződéstárgyalások kényes kihívást jelentenek a jogi csapatok és a szerződéses technológiák számára.
Kihasználatlan lehetőségek: a szerződéstárgyalási technológia története
A szerződéstárgyalásban évtizedek óta szinte semmi innováció nem történt. Az utolsó nagy változás a szerződéstárgyalásban az e-mail széles körű elterjedése volt az 1990-es években.
Nem csak a tehetetlenség a hibás. Amellett, hogy megbízhatóak és széles körben elterjedtek, az e-mail és a Microsoft Word bizonyos szempontból egyedülállóan alkalmasak a szerződéstárgyalásra. Az e-mail és a Microsoft Word használata lehetővé teszi a jogi csapatok számára, hogy a kommunikációt meghatározott felekre korlátozzák, minden kommunikáció időbélyegzőjét megőrizzék, és a dokumentumokat kvázi univerzális formátumban osszák meg. Ezek az alapvető követelmények minden tárgyalási eszközzel szemben.
Gondoljon az alternatívákra. Nem szeretne például a Google Docs-on keresztül tárgyalni egy szerződésről, ahol a másik fél láthatja minden billentyűleütését. Azt sem szeretné, ha a partnerének hozzáférést adna a vállalata megosztott felhőalapú tárhelyéhez (pl. Dropbox), mivel ez biztonsági kockázatot jelenthet.
A szerződéstárgyalások javításának egyetlen módja a kifejezetten a szerződő felekkel való szerződéstárgyalásra és a belső érdekeltekkel való szerződéses együttműködésre tervezett eszközök alkalmazása. A technológia csak a közelmúltban érte utol a szerződéstárgyalások problémáját.
A játékváltó: a technológia felzárkózik a szerződéstárgyalásokhoz
A szerződéstárgyalások javításának három technológiai akadálya a központosítás, az egyszerű használat és a vállalati szintű biztonság volt. A múltban a jogi csapatok kénytelenek voltak választani a kényelem és a biztonság között. Az új technológia megjelenésével azonban a jogi csapatoknak már nem kell komoly kompromisszumokat kötniük a szerződéstárgyalási eszközök bevezetésekor.
Centralizáció. A jogi csapatoknak történelmileg a szerződések mindenhol szétszórva voltak – irattárakban, helyi merevlemezeken és máshol. Ez a decentralizáció jelentős kockázatoknak tette ki a vállalatokat. Ezért a kezdeti időkben a szerződéskezelés arra összpontosított, hogy az összes szerződés egy helyre kerüljön. A szerződés-életciklus-kezelési megoldások megjelenésével a központosítás már nem jelent jelentős technológiai akadályt.
Az alkalmazkodóképesség és a könnyű használat. Egykor a szoftverek vagy nem műszaki felhasználóknak, vagy szakembereknek készültek. Az internetes böngészők az első kategóriába tartoznak; kevés képzést igényelnek, de nem nagymértékben konfigurálhatók. A második kategóriába tartoznak az iparágspecifikus eszközök, például a videoszerkesztő szoftverek – ezek az eszközök nagy teljesítményűek és nagymértékben testreszabhatók, de képzés nélkül nehéz használni őket.
Az új jogi technológiák ötvözik mindkét megközelítés legjobb tulajdonságait. Magas fokú konfigurálhatóságot és ellenőrzést tesznek lehetővé (ami elengedhetetlen a jogi csapatok számára), ugyanakkor minimális felhasználói képzést igényelnek. Az új szerződés-tárgyalási eszközök például lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy gyorsan kommentálják az online dokumentumokat, és online vagy e-mail értesítéseken keresztül több kollégát is behurozzanak, ahelyett, hogy egyedi e-maileket kellene küldeniük mellékletekkel.
Biztonság és univerzális kompatibilitás. A szerződéstárgyalások akkor a leghatékonyabbak, ha mindkét fél az általa ismert eszközöket tudja használni. A múltban az eszközök vagy “fallal körülvett kert” megközelítést alkalmaztak (amelyben mindkét félnek ugyanazt az online portált kellett használnia), vagy mindkét fél az e-mailben és a Microsoft Wordben maradt. A mai eszközök rugalmasságot biztosítanak, és a tárgyalásban részt vevő mindkét fél számára számos különböző lehetőséget biztosítanak a szerződések biztonságos szerkesztésére, átszerkesztésére és kommentálására.
A cselekvés: mit keressen a következő szerződéstárgyalási eszközben
Hogyan válasszon tehát olyan szerződéskezelési megoldást, amely támogatja a tárgyalást, a szerződéskötési folyamat legkövetkezetesebb részét? Íme a három dolog, amire figyelnie kell:
A szerződéses tárgyalások nyomon követésének képessége az egész vállalkozásában. Olyan eszközt keressen, amely lehetővé teszi az összes szerződéstárgyalás állapotának, valamint az egyes szerződéstárgyalási feladatok tulajdonosainak nyomon követését. Az eszközének meg kell tudnia mondani, hogy az egyes szerződések hol tartanak, és hogy a saját csapatában vagy egy másik félnél vannak-e blokkolva.
Intuitív, fogyasztói szintű felhasználói felület. Olyan eszközt keressen, amely modern, böngészőalapú felhasználói felülettel rendelkezik. A könnyű kezelhetőség előtérbe helyezése valószínűbbé teszi, hogy jogi csapata elfogadja a szerződéskötési platformot, és jelentősen szűkíti a szállítói lehetőségeket, mivel sok tárgyalási eszköz annyira nehezen használható, hogy a végfelhasználók a szoftveren belüli működés helyett inkább a jogi csapatuknak küldött e-mailhez folyamodnak.
Zökkenőmentes integráció a szerződéses életciklus-kezelő platformon belül. Olyan szerződéstárgyalási eszközt keressen, amely egy szélesebb szerződéskezelési csomag része, lehetőleg olyat, amelyet a dokumentumgenerálás, jóváhagyási útvonal, e-aláírás, dokumentumtárolás és jelentéstétel kezelésére terveztek. A cél az kell, hogy legyen, hogy a lehető legtöbb szerződéssel kapcsolatos feladatot egyetlen rendszerben konszolidálja. Ez biztosítja az adatok pontosságát, csökkenti a költségeket és minimalizálja a jogi csapat változáskezelési terheit.
Indeklődik, hogy többet szeretne megtudni a szerződéstárgyalásokról és a szerződéskezelésről?
Történjen meg, hogy az Ironclad Editor hogyan teszi lehetővé a szerződéstárgyalást és az együttműködést olyan vállalatok számára, mint a Fitbit, a Mastercard és a L’Oréal. Ezután töltse le a Szerződéskezelés értékelése című útmutatónkat, amely bemutatja, hogyan használhatják a belső jogi csapatok a digitális szerződéskötési technológiát a szerződések jóváhagyásokon és rendszereken való átvezetésére szolgáló folyamatok szabványosítására és ésszerűsítésére.