Felolvasási idő: 3 perc
Minden olyan vállalkozásnak, amely árukat és szolgáltatásokat vásárol a szállítóitól hitelre, nyilvántartásba kell vennie a szállítói tartozásait, vagyis azt a pénzt, amellyel a szállítóinak tartozik. Nem elég csak rögzíteni és kifizetni a számlákat – fontos, hogy rendszeresen ellenőrizze a kintlévőségeket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden rendben van. A kintlévőségek ellenőrzésének elmulasztása kedvezőtlen következményekkel járhat vállalkozása számára, például kétszeres vagy elmaradt szállítói kifizetésekkel és nem nyilvántartott kötelezettségekkel. Ebben az útmutatóban megnézzük, mi az a szállítói kötelezettségek, mit jelent a szállítói kötelezettségek ellenőrzése, és hogyan készítse fel vállalkozását a szállítói kötelezettségek ellenőrzésére.
Szóval mi az a szállítói kötelezettségek?
A szállítói kötelezettségek egyszerűen az az összeg, amellyel egy vállalkozás tartozik a szállítóinak. A szállítói kötelezettségek egy kötelezettségszámla, amely akkor jelenik meg az eredményszemléletű számvitelben, amikor egy vállalkozás árukat vagy szolgáltatásokat vásárol a szállítóitól hitelre, és még nem fizette ki azokat. A kötelezettségek azért kulcsfontosságúak, mert ez a nyilvántartása annak, hogy egy vállalkozás mivel tartozik a szállítóinak vagy hitelezőinek. Példaként tegyük fel, hogy Ön egy 2500 dollár értékű asztali számítógépet vásárol a vállalkozása számára egy kereskedőtől hitelre. Ez növeli az eszközszámláját, mert vett egy számítógépet, és növeli a kötelezettségszámláját 2500 dollárral, mert hitelre vásárolt. Ezt a kötelezettséget a kereskedő felé fennálló tartozásként tartjuk nyilván, és a mérleg rövid lejáratú kötelezettségek között fog szerepelni.
Mit jelent a tartozások ellenőrzése?
Egyszerűbben fogalmazva, az ellenőrzés ellenőrzést jelent. A szállítói kötelezettségek ellenőrzése nem más, mint a vállalkozás szállítói nyilvántartásának hivatalos, jól szervezett és alapos ellenőrzése. Az auditálást végezhetik akár belső, akár külső auditorok. Az auditálás minden országban kötelező, de a szabályok, hogy mikor van szükség az auditálásra, országonként változnak. A kormányok általában megkövetelik, hogy a vállalkozásokat auditálják, amint átlépnek egy bizonyos bevételi küszöböt.
A könyvvizsgálat azért fontos, mert kiderül belőle, hogy a vállalkozás tartozásai helyesen vannak-e nyilvántartva, és hogy a nyilvántartások pontos képet adnak-e a vállalkozás kötelezettségeiről. Azt is megmutatja, hogy Ön a szabályok szerint játszik-e, és hogy a vállalkozása erőforrásait törvényes célokra használja-e fel. A kintlévőségek rendszeres ellenőrzése biztosítja, hogy a számlákat időben kifizetik, és segít megelőzni a kétszeres kifizetéseket, a nem nyilvántartott kötelezettségeket és a szállítói kifizetések elmaradásait.
Mit keresnek a könyvvizsgálók az ellenőrzés előtt
A könyvvizsgálók nem feltétlenül követnek meghatározott mintákat az ellenőrzés során. Könyvvizsgálati módszereik a vállalkozás méretétől, az ellenőrzött időszakban végrehajtott üzleti tranzakciók számától és a szükséges pontossági szinttől függően változnak. Általában minél nagyobb az üzlet, annál nagyobb pontosságra van szükség.
Hogyan működik a könyvvizsgálat?
A tipikus számviteli kötelezettségek könyvvizsgálati folyamatának négy szakasza van: tervezés, helyszíni munka, könyvvizsgálati jelentés és utóvizsgálat.
Tervezés
A könyvvizsgálati folyamat első szakasza a tervezés. A könyvvizsgálók megbeszélik az ellenőrzési folyamat hatókörét, valamint az ellenőrzés lehetséges eredményeit. A tervezés során a könyvvizsgálókkal is megbeszélhetik a pénzügyi kimutatásokkal, az esetleges csalással vagy a javítás szükségességével kapcsolatos aggályaikat. E megbeszélés után a könyvvizsgálók cselekvési tervet dolgozhatnak ki a könyvvizsgálati folyamat további lépéseire, kezdve a terepmunkával.
Mezőmunka
Ez az a pillanat, amikor a könyvvizsgálat ténylegesen megkezdődik, és a könyvvizsgáló szerepe a gyakorlatba lép. A könyvvizsgálók elkezdik felülvizsgálni, hogyan működik az Ön vállalkozása. Megvizsgálják az üzleti tranzakciókat és dokumentumokat, beleértve a megrendeléseket, a szállítói számlákat, a banki nyilvántartásokat és a naplóbejegyzéseket, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy az ezekben szereplő információk helyesek, a kifizetések helyesen történtek, és a feltételeket betartották. A terepmunka néhány naptól akár több hétig is eltarthat, attól függően, hogy mekkora az Ön vállalkozása és hány tranzakciót hajtott végre.
A könyvvizsgálói jelentés
A terepmunka befejeztével a könyvvizsgálók jelentésbe foglalják megállapításaikat. Ez a jelentés tartalmazza mindazokat az információkat, amelyeket a könyvvizsgálók felfedeztek vállalkozása fizetendő számláiról és azok pontosságáról. A jelentés meghatározza azokat a területeket is, amelyeken vállalkozása jól teljesít, és azokat is, amelyeken esetleg javítani kell.
Következő felülvizsgálat
A jelentéskészítés szakaszában az ellenőrzés nem ér véget. A könyvvizsgálók egy év múlva utóvizsgálatot végeznek, hogy ellenőrizzék, hogy a javasolt változtatásokat végrehajtották-e, és a kívánt eredményeket elérték-e.
Vállalkozásának auditálásra való alkalmassá tétele
Hogyan lehet tehát vállalkozását auditálásra alkalmassá tenni? Íme néhány lépés, amely megkönnyíti az auditorok munkáját.
- Szerezzen be egy olyan könyvelési rendszert, amely segít a számlák, kiadások nyilvántartásában, és egyéb vásárlási tranzakciókat
- Rendezetten kategorizálja a kiadásait költségszámlákba
- Tartsa nyilván a szállítói jóváírásokat, és használja fel őket, amikor legközelebb ki kell fizetnie a szállítóit
- Egyeztesse újra a bankszámláit az ellenőrzés előtt
A könyvvizsgálatnak nem kell fejfájást okoznia
Azzal, hogy auditáltatja a fizetendő számláit, segít a költséges hibák kiszűrésében és a fizetéssel kapcsolatos csalások megelőzésében. Az auditálás azonban nem egyszerű feladat, és a dokumentumok kézzel történő átnézése összetett folyamat, amely valójában növeli a csalás kockázatát. Másrészt egy automatizálást alkalmazó könyvelési alkalmazás segíthet rendben tartani a fizetendő számlákat. Amellett, hogy felkészíti Önt az ellenőrzésre, csökkenti a hibák és csalások lehetőségét, így kevesebbet kell aggódnia, amikor eljön az ellenőrzési szezon.