Meghatározás: A levelezés a két fél közötti kommunikáció írásos formája. Más szóval, ez a gondolatok írásban történő továbbításának módja.
Mit jelent a levelezés az üzleti életben?
A levelezés az üzleti életben általánosan használt kommunikációs forma. A múltban a levelezést többnyire írásos fizikai levelek vagy táviratok útján bonyolították le. A mai világban a levelezés definíciója kibővült a digitális média bevonásával. Az e-mailek, a szöveges üzenetek, a közösségi platformokon keresztül kicserélt dokumentumok és a digitális megállapodások a levelezés új módjai.
A kommunikáció ezen írásbeli módszereibe ágyazott formai elem alkalmassá teszi őket arra, hogy fontos üzleti információkat továbbítsanak a vállalkozások között vagy a vállalkozásoktól az ügyfelek felé. Az írásos leveleket, számlákat és számlákat néha még mindig fizikailag küldik, de sok vállalat áttér a digitális levelezésre, mivel az olcsóbb és könnyebben nyomon követhető. Az üzleti levelezés bizonyítékként is segít a félreértések feloldásában. A papíralapú nyomvonal révén a tranzakcióban részt vevő bármelyik fél felülvizsgálhatja a korábban közölt információkat, hogy megbizonyosodjon arról, ki értette félre a helyzetet. Ez különösen fontos a konfliktusmegoldó eljárásokban vagy jogi vitákban.
Nézzük meg ezt a példát további illusztrációként.
Példa
A Fantastic Body Co. egy helyi edzőterem Memphis városában. A vállalatnak több mint 350 előfizetője van, akik fix havi díjat fizetnek, hogy élvezhessék a Fantastic Body által nyújtott összes szolgáltatást. A vállalat jelenleg három fizetési módot kínál: hitelkártya, átutalás vagy PayPal. A cég fizetési eljárása azzal kezdődik, hogy minden hónap első napján e-mailben számlát küldenek az előfizetőnek, amelyet az ügyfélnek 5 napja van kifizetni, mielőtt az előfizetés inaktívnak minősül. Mi lenne a levelezés ebben a bekezdésben?