Het uitvoeren van een contractbeoordeling is een belangrijk onderdeel van het contracteringsproces en biedt u de gelegenheid om alles wat u en uw bedrijf overeenkomen volledig te begrijpen voordat u pen op papier zet. Een contractbeoordeling helpt u om organisatorische risico’s te beperken en verhoogt de kans dat een overeenkomst een positieve zakelijke impact zal hebben voor alle betrokken partijen. Zonder een uitgebreide contractbeoordeling loopt u het risico verplichtingen aan te gaan die u niet kunt nakomen, het merk en de reputatie van uw bedrijf te schaden en kostbare tijd en financiële middelen te verspillen aan het oplossen van geschillen die voorkomen hadden kunnen worden.
Dit artikel behandelt enkele van de belangrijkste dingen om naar te kijken tijdens een contractbeoordeling.
Wat is een contractbeoordeling?
Een contractbeoordeling is een grondig onderzoek van een juridische overeenkomst voordat deze wordt ondertekend om ervoor te zorgen dat alles wat in het document staat duidelijk en nauwkeurig is, en dat uw bedrijf zich op zijn gemak voelt om verder te gaan volgens de voorwaarden van de overeenkomst. Nadat de overeenkomst in eerste instantie is ondertekend, zijn contractbeoordelingen ook belangrijk in de aanloop naar specifieke contractgebeurtenissen, zoals heronderhandelingen of opt-out-vensters. Een contractbeoordeling is meestal uw laatste kans om noodzakelijke wijzigingen te identificeren en aan te vragen voordat u zich vastlegt in een overeenkomst.
Wat te zoeken tijdens een contractbeoordeling
Bij het uitvoeren van een contractbeoordeling is het handig om te beginnen met een plan, zodat u zeker weet dat de belangrijkste gebieden in het contract zorgvuldig zijn geanalyseerd. Als er fouten of discrepanties worden ontdekt, of als er vragen rijzen als gevolg van de contractbeoordeling, mag u niet verder gaan met het contract totdat alle kwesties naar tevredenheid zijn opgelost. Hier volgen enkele van de belangrijkste zaken waar u op moet letten tijdens een contractbeoordeling.
1. & Voorwaarden
Elke regel in een contract is belangrijk en moet nauwkeurig worden bekeken, maar sommige clausules en voorwaarden zijn duidelijk van groter belang dan andere. Aangezien elk bedrijf en elke bedrijfstak anders is, zullen de belangrijkste contractvoorwaarden waarschijnlijk ook verschillen, maar er zijn er een paar om over de hele linie goed op te letten. Termen zoals vertrouwelijkheid, vrijwaring, beëindiging en geschillenbeslechting zijn allemaal belangrijke secties in een contract en zijn de moeite waard om extra tijd te besteden aan het beoordelen om er volledig zeker van te zijn dat de taal aanvaardbaar is.
2. Beëindiging & Verlengingstermijnen
Voordat u een juridisch bindende overeenkomst ondertekent, wilt u bevestigen dat u de beëindigings- en verlengingsvoorwaarden van het contract volledig begrijpt om te voorkomen dat u langer aan een overeenkomst vastzit dan u oorspronkelijk had verwacht. U moet dingen zoals automatische verlengingstaal en opt-outvensters controleren, zodat u van tevoren weet hoe en wanneer u de overeenkomst kunt annuleren en wat de gevolgen zijn van het niet informeren van de andere partij tegen een bepaalde datum.
Dit is ook een goed moment om vooruit te plannen, zodat u niet wordt overvallen wanneer die belangrijke data en deadlines rond komen. Stel herinneringen in, zodat u en uw team geen kansen missen om opnieuw te onderhandelen of de overeenkomst te annuleren binnen de gestelde parameters.
3. Duidelijke, ondubbelzinnige taal
Als u een contract doorleest, let dan goed op hoe elke zin is geformuleerd en zoek naar taal die aan interpretatie kan worden overgelaten. Zelfs als beide partijen onduidelijke termen op dezelfde manier interpreteren, is het het beste om de taal zo mogelijk te herzien om potentiële conflicten te voorkomen zodra het contract is ondertekend en actief is. Significante conflicten kunnen ertoe leiden dat een derde partij de volgende stappen moet bepalen op basis van hoe zij het contract interpreteren, dus zorg ervoor dat alle voorwaarden expliciet zijn vastgelegd.
4. Geen lege plekken
Het gebruik van contractsjablonen is een geweldige manier om tijd te besparen tijdens het opstellen van het contract, maar vereist speciale aandacht tijdens de contractbeoordelingsfase. Alle lege ruimten moeten worden ingevuld of verwijderd voordat het definitieve contract wordt ondertekend. Afhankelijk van de omstandigheden, kan het niet invullen van een lege ruimte in uw overeenkomst leiden tot kostbare gevolgen voor uw bedrijf.
5. Verzuimclausules
Hoewel beide partijen doorgaans goede bedoelingen hebben bij het sluiten van een contract, is het altijd mogelijk dat een van de partijen niet volgens de voorwaarden van de overeenkomst zal leveren, wat leidt tot contractbreuk. Houd een oogje in het zeil voor wanprestatieclausules, zodat u de mogelijke gevolgen kent van het niet nakomen van uw verplichtingen – of de opties die voor u beschikbaar zijn als u de niet-nakomende partij bent.
6. Belangrijke data & Deadlines
Naast ervoor te zorgen dat alle genoemde data en te leveren prestaties in overeenstemming zijn met eventuele eerdere mondelinge overeenkomsten, is de contractbeoordelingsfase ook een gelegenheid om te beginnen met het bijhouden van alles wat uw team of organisatie verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan. Vooruit plannen zal helpen de kans op contractbreuk te verkleinen, wat kan leiden tot aanzienlijke gevolgen voor uw organisatie.
Tips voor succes
Maak voldoende tijd vrij voor een grondige beoordeling
Het lezen en analyseren van elke zin in een contract kan ongetwijfeld een aanzienlijke hoeveelheid tijd in beslag nemen, vooral voor lange, complexe overeenkomsten, maar het is een kritieke stap om uw bedrijf te beschermen tegen onnodige risico’s. Laat altijd voldoende tijd over om contracten met een hoge waarde of een hoog risico door te nemen voordat u ze ondertekent. Eén misplaatste komma of dubbelzinnige zin kan leiden tot kostbare en vermijdbare fouten.
Have Multiple People Review
Het is altijd een goed idee om iemand anders dan degene die het document heeft opgesteld de contractbeoordeling te laten uitvoeren. Iemand die een contract voor de eerste keer leest, zal eerder een fout of typefout opmerken dan de persoon die het contract heeft opgesteld en al lange tijd naar dezelfde informatie kijkt. Door een tweede lid van uw juridische team, of zelfs een advocaat die contracten beoordeelt, elke belangrijke overeenkomst te laten beoordelen, vergroot u uw kansen op het uitvoeren van een contract dat levert zoals bedoeld.
Bekijk contracten op regelmatige basis
Contractbeoordelingen moeten plaatsvinden voor bestaande overeenkomsten, naast gloednieuwe contracten. Telkens wanneer u zich opmaakt om een overeenkomst te vernieuwen, hebt u de kans om het contract te verbeteren op basis van de lessen die u hebt geleerd sinds de laatste keer dat het contract werd ondertekend, om iets op te lossen dat eerder over het hoofd werd gezien, of om de taal te wijzigen als gevolg van industriële voorschriften of richtlijnen die zijn geëvolueerd sinds het contract oorspronkelijk werd opgesteld. Het feit dat een overeenkomst in eerste instantie is ondertekend en geaccepteerd, mag u er niet van weerhouden regelmatig te evalueren en te zoeken naar mogelijkheden om de voorwaarden te optimaliseren of te verfijnen, of stappen te ondernemen om het contract in bepaalde situaties te beëindigen.
Voordeel halen uit technologie
Het uitvoeren van een grondige, regel-voor-regel-analyse van een geschreven document is een uitdaging op maat gemaakt voor moderne technologische oplossingen, met name tools aangedreven door kunstmatige intelligentie en machine learning. Oplossingen voor contractbeoordeling, waaronder sommige software voor contractbeheer, bieden de mogelijkheid om grote hoeveelheden tekst snel en nauwkeurig automatisch te scannen en te analyseren, en in tegenstelling tot mensen zijn ze niet gevoelig voor fouten veroorzaakt door vermoeidheid, wat een legitieme zorg is bij het beoordelen van langdurige contracten.
Technologie mag het menselijke beoordelingsproces niet vervangen, maar wanneer het wordt gebruikt om menselijke inspanningen aan te vullen, kunnen oplossingen voor contractbeoordeling de personen die verantwoordelijk zijn voor dit proces helpen de taak veel efficiënter en nauwkeuriger uit te voeren.
Voor meer nuttige tips en informatie over het uitvoeren van een succesvolle contractbeoordeling, download de Master Checklist voor Contractbeoordeling en -beheer.
Sommige van deze inhoud werd eerder gepubliceerd op de ContractWorks blog