Velen van ons hebben moeite om dingen gedaan te krijgen omdat we op anderen moeten vertrouwen. Helaas is deze afhankelijkheid gewoon onderdeel van het zakendoen. Om uw doelstellingen beter te verwezenlijken, is het van vitaal belang dat u leert de lus te sluiten voor acties zodat dingen gedaan kunnen worden.
Inhoudsopgave
Closed-Loop Communications Definitie
Closed-Loop Communications of Het sluiten van de lus is verwant aan het opvolgen, inchecken of het sluiten van de deal. De term komt van controlesystemen waar men de regelkring sluit om het systeem stabiel te houden. Het tegenovergestelde van een stabiel systeem is een systeem dat instabiel is. In besturingssysteemjargon wordt dit een open lus-systeem genoemd, omdat het geen terugkoppeling heeft en dus waarschijnlijk uit de hand zal lopen – zoiets als projecten zonder follow-up.
Ik weet zeker dat de meesten van u wel eens situaties hebben meegemaakt waarin u dacht dat iemand iets zou doen en het bleek dat hij of het vergeten was, u negeerde of het verkeerde deed. Al deze problemen zijn een gevolg van het niet sluiten van de lus.
Gesloten-lus communicatie tijdens stressvolle situaties
Gesloten-lus communicatie is essentieel in tijden van stress en spanning waar het kristalhelder moet zijn wat er wordt gecommuniceerd. Dit geldt vooral wanneer leven en dood op het spel staan, zoals in een operatiekamer of op het slagveld.
Als voorbeeld, 2-weg radiocommunicatie volgt een strak closed-loop communicatieprotocol om er zeker van te zijn dat de boodschap is ontvangen. Ik weet zeker dat de meesten van u van het volgende hebben gehoord:
- Roger staat voor de letter “R,” die vaak moeilijk te begrijpen was over de radio- betekende “bericht ontvangen.”
- Wilco betekende “Zal voldoen” aan wat je zei.
- Over betekende “Ik ben klaar- nu kun je praten.”
- Uit betekende “Ik ben klaar.”
Deze standaard woorden en procedures maken het eenvoudig en duidelijk wat er aan de hand is. Business is niet leven en dood zoals het slagveld of de operatiekamer, maar het kan profiteren van duidelijke en beknopte closed-loop communicatie.
Om u te behoeden voor lijden, hartzeer, en miscommunicaties, zijn hier enkele stappen die ervoor zullen zorgen dat u de lus elke keer sluit.
Stap 1: Heb duidelijke doelstellingen
Eén van de grootste uitdagingen bij het krijgen van dingen gedaan is het begrijpen van uw werkelijke doelstellingen. Niets zal u meer frustreren dan iemand te lanceren op een taak die echt tijd is, maar niet op die manier gecommuniceerd. Duidelijke doelstellingen betekent dat u nadenkt over wat er gedaan moet worden en een plan opstelt dat zinvol is. De truc is om dit zorgvuldig voor te bereiden en vast te stellen welke doelstellingen belangrijk zijn en wie je nodig hebt om ze te doen.
Stap 2: Communiceer Duidelijk
Duidelijke communicatie betekent dat uw boodschap of taak wordt geregistreerd bij het publiek. Dit betekent niet dat je langzaam praat of 4e rangs Engels gebruikt. Integendeel, u moet tijdens uw vergadering of gesprek punten hebben waarop u vraagt of uw boodschap duidelijk is en overkomt. Vergeet niet dat wat u zegt misschien niet de boodschap overbrengt die u bedoelde. Daarom moet u voortdurend luisteren naar wat mensen zeggen en bevestigen dat uw boodschap of taak overkomt.
Stap 3: Creëer natuurlijke opvolgpunten
Een ding waar de meeste mensen mee worstelen, is hoe ze een taak of opdracht met iemand moeten opvolgen. Dit kan een uitdaging zijn voor sommige mensen omdat het onduidelijk is wanneer op te volgen. Als je natuurlijke opvolgpunten creëert, dan zullen alle partijen zich een stuk comfortabeler voelen bij het aannemen van je telefoontje of e-mail. Deze natuurlijke follow-up punten worden gecreëerd door de persoon die het liefst wil dat de actie wordt voltooid. Een paar voorbeelden van natuurlijke follow-up punten zijn:
- De actie om binnen een week een follow-up te doen als u niets van iemand hoort
- Een wederzijdse deadline stellen waar iedereen het mee eens is
- Voor een bepaalde datum informatie of feedback geven
- Een persoonlijke actie om op te volgen met gegevens/aanbevelingen, enz.
- Een statusupdate geven als er iets wezenlijks gebeurt (bijv.
Er zijn verschillende andere natuurlijke follow-up punten die voor de hand liggen als je er eenmaal naar begint te zoeken.
Stap 4: Documenteer discussies, acties en agenda’s
Het beste wat je kunt doen om de lus te sluiten is waarschijnlijk het versturen van vergaderagenda’s, notities, acties en conclusies. Dit lijkt misschien veel werk, maar het is een geweldig middelpunt voor discussie. Wanneer u de notulen van een vergadering verstuurt, opent u een natuurlijk follow-up punt dat kan worden gebruikt om de lus te sluiten voor verschillende acties. Zonder dit focuspunt, zullen al die bungelende acties geen thuis hebben. Uw vergadering notities en follow-up op hen zal bieden die acties een natuurlijke home.
Stap 5: Follow Up Wanneer Beloofd
Als je wilt dat mensen prompt te volgen op uw acties, dan moet je het voorbeeld geven. De toon en de teneur van uw follow-up in combinatie met uw punctualiteit zal laten zien dat u de zorg over het sluiten van de lus en dit zal natuurlijk afwrijven op anderen. Niets vertelt iemand dat het belangrijk is om de lus te sluiten als alles doen wat je kunt doen om het gemakkelijk te maken voor hen.
Stap 6: Herhaal tot Gesloten
Juist omdat je iemand vraagt om iets te doen, betekent niet dat ze je daadwerkelijk gehoord of erkend dat het zal worden gedaan. Dit betekent dat u de bovenstaande stappen moet herhalen totdat u de gewenste oplossing bereikt. Dit kan verschillende vergaderingen of telefoongesprekken kosten. In feite kan het langer duren dan je had verwacht. Wat u moet onthouden is dat u ijverig moet zijn als u iets gedaan wilt krijgen. Dat vereist dat u voortdurend uw gewenste resultaten communiceert en de lus sluit om ervoor te zorgen dat het wordt gedaan.
Gesloten-lus communicatie vergt oefening
Net als alles, vergt gesloten-lus communicatie enige oefening. Het kan ongemakkelijk zijn of zelfs dom lijken dat je dingen moet herhalen of duidelijk moet bevestigen dat je een bericht hebt ontvangen. Die onhandigheid zal verdwijnen en u zult merken dat u meer gedaan kunt krijgen met minder hoofdpijn.