Accounting for Gift Card Sales: $1+ Billion Go Unused Each Year, Posing Unique Liability for Business Operators
De komst van de zomer brengt veel dingen met zich mee – van uit eten gaan in dat populaire café in de buurt tot het kopen van een nieuwe garderobe. Wat is een beter moment om die cadeaubonnen van het vakantieseizoen goed te gebruiken? Een nog belangrijkere vraag is: hoe zit het met die cadeaukaarten die in december 2017 zijn verkocht en ontvangen – meer dan 20 maanden geleden?
De verkoop van cadeaukaarten en cadeaubonnen van detailhandelaren, restaurants en lifestyle-diensten steeg slechts negen maanden geleden naar een all-time high om de benchmark van het voorgaande jaar te overtreffen. Het cadeaukaartfenomeen wint al meer dan 35 jaar aan tractie en is populairder dan ooit vanwege hun gemak. Volgens Statista is de verkoop van cadeaubonnen in de periode van 2008 tot 2018 gestegen van 91 miljard dollar naar 160 miljard dollar. Een geweldige uitwijkmogelijkheid voor moeilijk te kopen ontvangers, de opwaartse trend van cadeaubonnen is rechtstreeks gekoppeld aan dit moderne tijdperk van online winkelen.
Naast het geven van geschenken, zijn de tarieven voor zelf kopen ook gestegen bij meer dan de helft van de consumenten. Deze trend is vooral populair onder millennials, die vaak kaarten van koffieketens en lifestyle-gerelateerde diensten herladen.
Niet alleen zijn ze handig voor gevers en ontvangers van geschenken, de voordelen van cadeaubonnen en cadeaubonnen zijn er in overvloed voor uitgevende bedrijven. Een belangrijke bron van contant geld, ze zijn een katalysator voor consumenten “upspending” en verminderde retouren. Volgens een First Data 2018 Prepaid Consumer Insights Study geeft de gemiddelde consument 59 dollar meer uit dan de oorspronkelijke waarde van cadeaubonnen, met supermarktcadeaubonnen die gemiddeld 94 procent meer uitgeven dan de oorspronkelijke waarde. De meest populaire categorieën zijn fine dining, fast casual eetgelegenheden en drogisterijen.
Ins and Outs of Gift-Card Accounting for Business Issuers
Terugkomend op die cadeaukaarten die in 2017 zijn verkocht, meer dan een jaar geleden. Er is gemeld dat ongeveer 10 tot 20 procent van de geschenkkaarten slapend blijft. MarketWatch schat dat $ 1B aan cadeaukaarten elk jaar ongebruikt blijven. De redenen hiervoor variëren van misplaatst of verloren tot vergeten. Naast een financieel verlies voor de gever en de ontvanger, kweken ongebruikte cadeaubonnen een reeks boekhoudkundige problemen in verband met inwisseling – of het gebrek daaraan.
De regulering van cadeaubonnen valt onder de Federal Credit CARD Act van 2009, een federale wet die de uitgevers van creditcards reguleert. Cadeaubonnen en cadeaubonnen – geen door banken uitgegeven debetkaarten – vallen onder de paraplu van de CARD Act. Haar missie van consumentenbescherming en empowerment, de wet vereist openbaarmakingen voor vervaldata en vergoedingen, beperkt inactiviteits- en servicekosten, en stelt een minimale vervaldatum van vijf jaar vast voor cadeaukaarten.
Hoewel de CARD Act is voortgekomen uit een federale wet, mandateert het statuten van de staat om te definiëren of en wanneer niet-ingewisselde kaartfondsen worden overgedragen aan staatsreserves.
Gemeenschappelijk bekend als escheatment, deze statuten specificeren wanneer ongebruikte fondsen moeten worden overgemaakt aan de juiste staatsregering. Natuurlijk heeft elke staat zijn eigen statuut. New Jersey, New York en Florida hebben bijvoorbeeld allemaal een eigen kijk op escheatment. Elke staat heeft zijn eigen definitie van een gift card of een gift certificate, alsook van vervaldata, vergoedingsbepalingen en escheat-bepalingen. Bedrijven worden vaak beschouwd als niet-opgeëiste goederen en moeten een documentatiesysteem hebben om ongebruikte cadeaubonnen op te sporen. Dit leidt op zijn beurt tot afdracht aan de staat zodra de slapende periode is overschreden.
De boekhouding van cadeaubonnen en cadeaubonnen wordt gedefinieerd door de Generally Accepted Accounting Principle (GAAP) -normen. De richtlijn benadrukt een zeer belangrijk feit: cadeauboninkomsten zijn niet het geld van de verkoper. Het vertegenwoordigt de intentie om in de toekomst zaken te doen. Kortom, cadeaukaarten en -certificaten zijn een alternatieve betalingsmethode die wordt verstrekt op het moment dat diensten of producten worden geleverd.
Omdat de verkoop van cadeaukaarten en -certificaten geen inkomsten zijn, worden ze als een verplichting op de balans geboekt. Alle bedrijven die kaarten of certificaten uitgeven, moeten een bijpassend actief op de bankrekening aanhouden. De transactie wordt in het geheel niet op de winst- en verliesrekening geboekt. In plaats daarvan gaat het geld naar een geblokkeerde rekening, gescheiden van de bankrekening, die kan worden aangesproken nadat de kaart of het certificaat is ingewisseld.
Hoewel een toename van de verkoop van cadeaubonnen in dit moderne tijdperk een goed voorteken kan zijn voor bedrijfseigenaren, kan een toename van de verkoop van cadeaubonnen zich ook vertalen in een toename van de aansprakelijkheid. Op zijn beurt vermindert de waarde van het bedrijf. Voor cadeaukaarten waarvan het onwaarschijnlijk lijkt dat ze zullen worden ingewisseld, worden de inkomsten geboekt als breukinkomsten. Bedrijven maken doorgaans gebruik van historische analyses en trends om het breukbedrag te schatten en inkomsten te boeken.
De unieke boekhoudkundige uitdagingen die cadeaukaarten en cadeaubonnen met zich meebrengen, roepen het debat op over boekhouden op kasbasis versus boekhouden op transactiebasis (GAAP-basis). In termen van boekhouding op kasbasis, laten sommige beoefenaars de verkoop op de winst-en-verliesrekening staan, waardoor de netto verkochte versus ingewisselde inkomsten gemakkelijker kunnen worden bepaald. In dit geval beschouwen de eigenaars de verkoop niet als exploitatiekas.
De fiscale behandeling van cadeauboninkomsten is een beetje ingewikkeld. Inkomsten uit de verkoop van geschenkkaarten worden beschouwd als vooruitbetalingen voor goederen en diensten onder Rev. Proc. 2004-34. Voor belastingjaren die beginnen na 1 januari 2018, kunnen belastingbetalers ervoor kiezen om de inkomsten uit geschenkkaarten uit te stellen tot het einde van het belastingjaar volgend op het belastingjaar van ontvangst als die inkomsten ook zijn uitgesteld voor jaarrekeningdoeleinden. Met andere woorden, inkomsten die voor belastingdoeleinden worden opgenomen, kunnen niet later zijn dan wanneer ze worden opgenomen voor financiële verslaggevingsdoeleinden.
Dit verschilt van de behandeling in het verleden voor belastingjaren die begonnen vóór 1 januari 2018, waar er twee methoden waren om vooruitbetalingen te verantwoorden: de volledige inclusiemethode en de uitstelmethode. Belastingplichtigen die de volledige inclusiemethode gebruikten, namen ontvangsten uit cadeaubonnen en -certificaten op in het belastingjaar van ontvangst. Wanneer de betaling werd verdiend, was niet van belang.
Bij de uitstelmethode werden twee verschillende soorten belastingplichtigen erkend: degenen met toepasselijke financiële overzichten en degenen zonder toepasselijke financiële overzichten. Belastingplichtigen met een toepasselijke jaarrekening erkenden inkomsten uit cadeaubonnen als inkomsten in het belastingjaar van ontvangst als die inkomsten in de toepasselijke jaarrekening als inkomsten werden erkend. Het resterende bedrag werd opgenomen in de bruto-inkomsten van het volgende belastingjaar. Indien de belastingplichtige niet over een toepasselijke jaarrekening beschikte, nam de belastingplichtige de inkomsten uit geschenkkaarten op in het belastingjaar van ontvangst, voor zover ze verdiend waren. Elk bedrag dat in het belastingjaar van ontvangst niet als inkomsten werd opgenomen, werd in het daaropvolgende jaar opgenomen.
Belastingbetalers die cadeaubonnen uitgeven in ruil voor geretourneerde goederen, mogen de uitgifte van cadeaubonnen behandelen als een contante betaling, met goedkeuring van de IRS.
Het lijdt geen twijfel dat cadeaubonnen en certificaten – in hun papieren, plastic en digitale vormen – een blijvertje zijn. En, op basis van recente trends, zullen ze nog meer tractie blijven krijgen. Hoewel de boekhoudkundige methodologie kan variëren, doen de definities en statuten van de staat dat ook. Als gevolg hiervan is de enige manier voor bedrijven om naleving en nauwkeurigheid te waarborgen, zich te wenden tot een vertrouwde bedrijfsadviseur met expertise en ervaring in de complexiteit van de consumentenproductensector.