U kent uw kleine bedrijf als uw broekzak. U hebt uren besteed aan de indeling en organisatie, maar weet u dat ook van uw balans?
Uit een recent onderzoek is gebleken dat 40% van de eigenaren van kleine bedrijven minstens 80 uur per jaar aan de boekhouding besteedt. Door beter te begrijpen hoe uw balans is georganiseerd, kunt u uw boekhouding in een efficiënter tempo doornemen. Maar eerst moet u elke rekening op uw balans begrijpen.
Wat zijn balansrekeningen?
Als eigenaar van een klein bedrijf bent u waarschijnlijk bekend met het gebruik van mappen – en misschien zelfs archiefkasten – om uw documenten georganiseerd te houden. Uw balans maakt gebruik van een soortgelijk systeem, alleen in plaats van mappen, is het gescheiden door rekeningen.
Uw balansrekeningen omvatten:
- Contanten. Dit is het geld dat u ontvangt tijdens reguliere transacties in uw bedrijf. Wanneer u bijvoorbeeld inventaris verkoopt en betaling ontvangt, wordt dit gedocumenteerd op de kasrekening. Uw kasrekening wordt op uw balans vermeld als vlottende of kortlopende activa.
- Deposito’s. Als klein bedrijf hebt u misschien al eens borgsommen gestort. Dit doet u wanneer u iemand anders geld geeft om te bewaren tegen toekomstige kosten. Deze worden vaak “te ontvangen waarborgsommen” genoemd. De waarborgsommen worden op uw balans als vlottende activa beschouwd.
- Immateriële activa. Dit zijn niet-fysieke activa. Octrooien, auteursrechten, klantenbestanden, literaire werken en uitzendrechten zijn allemaal gangbare voorbeelden. Deze worden als vlottende activa op uw balans vermeld.
- Kortetermijnbeleggingen. Deze investeringen worden binnen een jaar omgezet in contanten. Ze worden ook opgenomen in het gedeelte vlottende activa van uw balans.
- Vorderingen. Dit betreft het geld dat uw klanten u verschuldigd zijn voor producten of diensten die ze hebben ontvangen, maar nog niet hebben betaald. Deze worden als activa op uw balans vermeld.
- Vooruitbetaalde kosten. Hieronder vallen transacties waarvoor vooraf betalingen zijn gedaan. U kunt bijvoorbeeld huur betalen voor een bedrijfsruimte voordat u deze in gebruik neemt. Deze transactie zou, net als uw andere vooruitbetaalde kosten, als een actief op uw balans worden opgenomen.
- Langetermijnbeleggingen. Dit zijn doorgaans investeringen die niet binnen een jaar in geld worden omgezet. Het kan gaan om aandelen, obligaties, onroerend goed, en soms contanten. Uw langetermijnbeleggingen staan aan de activazijde van uw balans.
- Crediteuren. Dit is het geldbedrag dat u leveranciers of crediteuren verschuldigd bent. Uw crediteuren zijn lopende schuldenrekeningen op uw balans.
- Overlopende posten. Deze kunnen bestaan uit lonen, rente, nutsvoorzieningen, reparaties, bonussen en belastingen. Deze worden beschouwd als passiefrekeningen.
- Creditcard. Als u een creditcard hebt voor alleen uw kleine bedrijf, bent u niet de enige. Dit is een gangbare praktijk. Aankopen die met creditcards worden gedaan, worden als passivarekeningen op uw balans geboekt.
- Schulden op korte termijn. Deze rekening staat onder de kortlopende schulden op uw balans. Dit omvat alle schulden die binnen een jaar vervallen. Een voorbeeld van kortlopende schulden zijn loonbelastingen.
- Langlopende schulden. Dit zijn schulden die niet binnen een jaar vervallen. Voorbeelden zijn te betalen obligaties, langlopende leningen, leaseverplichtingen of converteerbare obligaties. Deze worden opgenomen in het passiefgedeelte van uw balans.
- Eigen vermogen. Het eigen vermogen is een aparte sectie van de balans. Deze sectie omvat de nominale waarde van aandelen, betaalde bedragen in kapitaal, en uw ingehouden winst.
Wat zijn balansrekeningen debiteuren?
Uw klanttransacties zijn belangrijk. Zij voeden uw bedrijf. Besteed bij het opstellen en analyseren van uw balans dus veel aandacht aan uw debiteuren. Zoals eerder vermeld, zijn dit de betalingen die uw klanten u verschuldigd zijn nadat ze goederen of diensten op krediet hebben gekocht. Bijvoorbeeld, stel dat u een hoveniersbedrijf heeft. Nadat u de tuin van een klant hebt opgeknapt, stuurt u hem een factuur. Op hun beurt sturen zij op een later tijdstip een betaling voor de geleverde diensten.
Vorderingen, zoals de vordering die u in het voorbeeld van de tuinarchitectuur ontvangt, zijn vlottende activa. Dit komt omdat ze naar verwachting binnen een jaar in contanten zullen worden omgezet.
Wat zijn balansrekeningen te betalen?
U weet al dat het geld dat uw bedrijf binnenstroomt, net zo belangrijk is als het geld dat eruit stroomt. Daarom is het belangrijk om uw crediteuren goed in de gaten te houden, want dit zijn betalingen die u verschuldigd bent aan andere bedrijven.
Uw crediteuren zijn in feite de debiteuren van andere bedrijven. Stel bijvoorbeeld dat uw kleine bedrijf eerder dan verwacht zonder essentiële inventaris komt te zitten. U neemt snel contact op met uw leverancier en koopt meer voorraad op krediet van hen. Nadat de crisis is bezworen en de voorraden zijn aangevuld, ontvangt u een factuur ter betaling. Deze betaling wordt beschouwd als een crediteurenschuld (en is een vordering voor de leverancier). U bent wettelijk verplicht om deze tijdig aan uw leverancier te betalen.
Aanpassing van balansrekeningen
U hebt waarschijnlijk al eerder met anderen afgestemd, maar u hebt misschien nog nooit een balans afgestemd. Om te beginnen moet u uw balansrekeningen vergelijken met een andere bron.
Voor veel eigenaren van kleine bedrijven is deze bron hun bankafschrift. U zult echter in gedachten willen houden dat deze verklaringen alleen van toepassing zijn op de kasrekeningen op de balans. Om uw debiteuren-, crediteuren- en vaste-activatransacties te vergelijken, kunt u uw subgrootboek gebruiken.
Deze vergelijking is belangrijk voor eigenaren van kleine bedrijven zoals u, omdat u er zo zeker van kunt zijn dat uw balans correct is. U wilt dat uw rekeningen overeenkomen. Als dat niet zo is, kunt u in de toekomst problemen krijgen. Door uw balans te vergelijken, kunt u fouten in een vroeg stadium opsporen. Soms zijn deze fouten zo simpel als een typefout of getransponeerde cijfers in een nummer.
Tijdens het reconciliatieproces wilt u een lijst bijhouden van wat elke balansrekening bevat. Dit kan u helpen georganiseerd te blijven. Deze lijsten zijn:
- Vaste activa
- Individuele vooruitbetaalde kosten die het totaal van de vooruitbetaalde kosten vormen
- Vorderingen en crediteuren die aansluiten op de balans
Uw balans moet worden aangesloten aan het eind van een maand, kwartaal of jaarperiode. De timing is aan u als eigenaar van een kleine onderneming. Het is echter een goed idee om de balans aan te sluiten als onderdeel van het afsluitingsproces.
Als u eenmaal hebt vastgesteld dat uw balans nauwkeurig is, dan kunt u deze gemakkelijk en vol vertrouwen gebruiken om toekomstige financiële beslissingen te nemen.
Wat is een gebudgetteerde balans?
Begrotingen zijn geen onbekende voor u. Elk bedrijf heeft er een. Ongeacht hoe hoog of laag uw budget is, u zult ook een gebudgetteerde balans willen naast uw huidige.
De gebudgetteerde balans is hetzelfde als uw huidige balans, behalve dat het een schatting weergeeft voor toekomstige budgetperioden. Daarom laat het u zien waar uw balansrekeningen aan het einde van toekomstige boekhoudperioden zullen zijn, als u zich aan uw huidige budget houdt.
De volgende keer dat u de balans van uw kleine bedrijf bekijkt, moet u er niet gewoon overheen glijden. Stop echt en begrijp elke rekening op de balans. Dit zal u helpen een beter inzicht te krijgen in uw markt, uw activiteiten en uw kleine onderneming als geheel.
Neem daarnaast een stap verder. Reconcilileer uw balans deze boekhoudkundige periode. Maak vervolgens een gebudgetteerde balans om u nog meer financieel voordeel te geven. Hoe ver u in uw balans duikt, is uiteindelijk aan u.