Broker Protocol is een gevoelig onderwerp deze dagen. Zijn ze in? Zijn ze uit? Er is veel huiverigheid over het onderwerp. Immers, het Protocol zelf stelt dat elke partij zich op elk moment kan terugtrekken.
Als overgangsadviseur is een van de meest voorkomende vragen die ik krijg over het Protocol: “Welke informatie kan ik meenemen?”.
Mijn eerste suggestie is om het Broker Protocol te lezen. Je zou verbaasd zijn hoeveel adviseurs het niet hebben gelezen. De meesten gaan er gewoon van uit dat ze de essentie kennen en vertrouwen op hun accepterende instelling om de details te verstrekken.
Ik heb het talloze keren gelezen en ik pik nog steeds hier en daar kleine dingen op. Het is geschreven door advocaten, dus het is vrij grondig. Toch vind ik veel passages die voor interpretatie vatbaar lijken. Ik veronderstel dat alles dat is.
In dit artikel wil ik me concentreren op “de cliëntinformatie”. De volgende informatie kan worden meegenomen bij vertrek uit een Protocol kantoor: client naam, adres, telefoonnummer, e-mail adres, en account titel.
Dat lijkt eenvoudig genoeg, toch? In sommige opzichten, het is. Echter, er zijn regels over wat wordt beschouwd als uw klant informatie. Ook zijn er manieren om de klant informatie te formatteren om een grotere kans op succes te bieden met uw overgang.
- Klantnaam. Hoewel dit eenvoudig lijkt, is het dat zeker niet. Rekeningen worden voortdurend geopend en overgeboekt vanwege naamsverschillen. Het is niet genoeg om alleen de naam op de rekening te vermelden. U moet de volledige wettelijke naam van de klant vermelden. Voorvoegsels, achtervoegsels, tweede initiaal (indien niet de volledige tweede naam), en eventuele aliassen. Gebruik de juiste wettelijke informatie, en maak je dan zorgen over hoe de klant het zou willen lezen. Sommige bewaarders vereisen extra intern papierwerk of externe ondersteunende documentatie. Zorg ervoor dat je weet wat dat is, zodat je het van tevoren aan de klant kunt vragen en kunt voorkomen dat je bij diezelfde klant terug moet komen voor aanvullende zaken.
- Adres. Het spreekt voor zich, zorg ervoor dat het adres dat u opgeeft juist is. Als er meer dan één adres van de klant is, vermeld ze dan allemaal. Ik lees niets in het Broker Protocol dat zegt dat u slechts één item per categorie mag hebben. Als uw cliënt een postadres heeft, vermeld dat dan. Vergeet niet hun wettelijke straatadres. Dat is wat je nodig hebt om een rekening te openen.
- Telefoonnummer. Neem ze allemaal mee. Mobiele telefoon, huistelefoon, werktelefoon. In deze high-tech wereld, is de mobiele telefoon het belangrijkste nummer om te hebben, omdat het gekoppeld is aan de rekeningen voor alles wat een elektronische handtekening vereist. Twee klanten in het huishouden? Zorg ervoor dat je beide nummers hebt, en zorg ervoor dat ze correct zijn.
- Email Adres. Ten koste van herhaling, volg dezelfde richtlijnen als hierboven. Zorg ervoor dat het e-mail adres correct is. Alle documenten die u voor elektronische ondertekening wilt verzenden, moeten naar het e-mailadres van een klant. Neem de tijd om adressen die niet meer in gebruik zijn te elimineren, en zorg ervoor dat elke vermelde klant er een heeft.
- Titels van rekeningen. Dit is een belangrijke. Afhankelijk van het aantal regels en het aantal toegestane tekens per regel, kunnen de rekeningtitels op afschriften er heel anders uitzien dan de werkelijke registratie van de rekening. U moet zich concentreren op de registratie van de rekening, omdat die de meeste informatie bevat die voor u beschikbaar is. Voorbeeld: U trekt misschien een lijst met rekeningtitels en ziet dat u een rekening hebt met de naam “The Smith Family Trust”. Dat is misschien de naam die u aan de rekening hebt gegeven, maar het is niet de volledige registratie. De volledige registratie zou meer luiden als “Jonathon F. Smith Ttee, Jane L. Smith Ttee, The Smith Family Irrevocable Trust DTD 1/1/99 FBO James K. Smith”. Uit de bijnaam van de rekening blijkt dat ik een trust heb. De account registratie laat me zien dat ik een onherroepelijke trust heb met twee trustees, een begunstigde, en een datum. Groot verschil.
De meeste acceptatiebewaarders hebben hun eigen spreadsheet die zij u zullen verstrekken. Hoewel het waarschijnlijk zeer grondig is, zal het ook veel kolommen bevatten die niet van toepassing zijn op uw situatie. Ik stel voor dat u eerst uw eigen spreadsheet maakt. Bewaar één exemplaar voor uzelf en druk een ander af om aan de filiaalmanager van uw huidige firma te geven wanneer u ontslag neemt. Dat exemplaar zal rekeningnummers bevatten. Die van u niet. Gebruik uw spreadsheet om de spreadsheet aan te vullen die u van uw bewaarder heeft gekregen. Volg hun instructies zo nauwkeurig mogelijk op. Zij zullen niet in staat zijn om de informatie van u te accepteren totdat u ontslag neemt bij uw huidige bedrijf, dus ze kunnen niet wijzen op fouten voordat u vertrekt. Na ontslag is het een race tegen de klok voor hen om de lijst te schrappen, het juiste papierwerk te genereren, en het naar u te sturen.
Gebruik uw spreadsheet als een reddingslijn. Voeg extra kolommen toe. Houd gesprekken en de status van overdrachten bij. Die spreadsheet zal het belangrijkste instrument zijn dat je hebt.