Het is 2020, dus we zouden allemaal moeten weten hoe we moeten e-mailen, toch?
Maar omdat zo velen van ons e-mail intensief gebruiken voor het werk, zijn er vast dingen die onze inbox binnenkomen en ons irriteren.
Om erachter te komen wat de ultieme e-mail DO’s & DON’Ts zijn en welke clichés ons met woede vervullen, heeft Perkbox Insights een enquête gehouden onder 1.928 mensen.
De belangrijkste bevindingen zijn:
- Volgens het werkende publiek begint de perfecte werk-e-mail met ‘Hi’ en eindigt met ‘Met vriendelijke groet’.
- ‘Just looping in…’ en ‘As per my last email’ worden beoordeeld als de meest irritante e-mail cliches.
- De slechtste werk-e-mail sign-offs zijn ‘love’, ‘warmly’, ‘cheers’ en ‘best’.
- ‘Hey’, ‘Happy Friday’ en ‘To whom it may concern’ zijn de slechtste manieren om een e-mail te beginnen.
- Hoofdletters, kusjes en emoji’s gebruiken zijn de grootste e-mail DON’Ts.
- Een enorme 16% denkt dat het nooit acceptabel is om een uitroepteken te gebruiken in een werk e-mail, terwijl 48% zegt dat je er maar één mag gebruiken.
Het is misschien 2020, maar e-mail is niet dood – 73% zegt dat e-mail hun favoriete methode van communicatie op het werk is
Hoewel het lijkt alsof andere methoden steeds meer in opkomst zijn – is de goede oude e-mail nog steeds de meest populaire methode van communicatie voor het werk. Bijna 3/4 van de mensen zegt dat dit hun voorkeursmethode is, met face-to-face op de tweede plaats met 50%.
De telefoon is het derde meest populaire platform, met een derde van de mensen die zeggen dat dit hun voorkeursmethode is en verrassend genoeg zegt slechts 16% instant messaging.
En slechts 8% denkt dat tekst geschikt is voor werkdoeleinden, samen met de 3% die sociale media voor het werk gebruikt.
De meeste volwassenen besteden tussen 1 en 2 uur per dag aan het controleren van e-mails
1 op de 5 besteedt tussen 1 en 2 uur van zijn werkdag aan zijn inbox, 16% tussen 2 en 3, terwijl een schokkende 15% meer dan 5 uur besteedt aan het controleren en verzenden van e-mails per dag.
Niet alleen op het werk e-mailen we veel, 31% controleert zijn e-mails buiten het werk ‘om de paar uur’, terwijl 8% ‘om het uur’ controleert en nog eens 8% dit ‘constant’ doet.
Al die tijd in onze inboxen betekent dat er zeker een paar dingen zijn die ons op de zenuwen werken…
De perfecte werkmail begint met ‘Hoi’ en eindigt met ‘Met vriendelijke groet’
Als we de respondenten vragen te kiezen wat volgens hen de beste begroeting voor een werkmail is, wordt een eenvoudige weg bewandeld. ‘Hoi’ staat bovenaan voor de beste begroeting, gevolgd door ‘Goedemorgen en Goedemiddag’ op de tweede plaats.
De Top 5 beste begroetingen voor een werkmail:
- Hi – 49%
- Goedemorgen/middag – 48%
- Hallo – 21%
- Geachte – 20%
- Gelukkig! bijv. Fijne vrijdag! – 7%
Nu de slechtste
Het lijkt erop dat geen begroeting een grote nee-nee is, met 53% die zegt dat het niet begroeten van de ontvanger de slechtste manier is om een e-mail te beginnen. Dit wordt gevolgd door het onpersoonlijke ‘Aan wie het aanbelangt’ met 37% die denkt dat dit onaanvaardbaar is om te gebruiken, met het vriendelijke ‘Hey’ op de derde plaats (28%).
De top 5 slechtste begroetingen voor een werk e-mail:
- Geen begroeting – 53%
- Aan wie het aanbelangt – 37%
- Hey – 28%
- Happy ! Gelukkige Vrijdag – 23%
- Gegroeten – 22%
‘Met vriendelijke groet’, ‘Bedankt’ en ‘Groeten’ zijn de beste manieren om een e-mail af te sluiten
Het lijkt erop dat, hoewel ‘Met vriendelijke groet’ misschien wat kritiek krijgt, het nog steeds wordt gezien als de beste manier om een e-mail af te sluiten, met 69% die dit op de eerste plaats stemt. Groeten’ volgt op de derde plaats met 31% die dit als de beste begroeting beschouwt, en mist ‘Bedankt’ of ‘Nogmaals bedankt’ op de tweede plaats.
De top 5 beste manieren om een e-mail af te sluiten:
- Gemoedige groeten – 69%
- Bedankt of nogmaals bedankt – 46%
- Begroetingen – 31%
- Bedankt bij voorbaat – 21%
- Beste wensen – 20%
‘Liefs’,
Onverwacht voor de werkomgeving wordt ‘Liefs’ (57%) als slechtste manier gezien om een e-mail af te sluiten, en ‘Hartelijk’ op de voet gevolgd door ‘Hartelijk’ (31%).
Andere aftitelingen die als ongeschikt worden beschouwd, zijn ‘Cheers’, waarvan meer dan een kwart (26%) vindt dat het niet in een werk-e-mail mag worden gebruikt, en ‘Yours truly’ (24%) en ‘Best’ (12%).
Ondanks dat je er misschien geen uit deze lijst wilt kiezen, kun je er maar beter voor zorgen dat je je e-mails aftekent. maar liefst 44% van de mensen zegt dat ‘niet aftekent’ het slechtst is.
Top 10 slechtste e-mail afmeldingen gerangschikt:
- Liefde – 57%
- Geen aftekening – 44%
- Warmhartig – 31%
- Gelukkig – 26%
- Jij echt – 24%
- Jij trouw – 18%
- Talk soon – 14%
- Sincerely – 12%
- Best – 12%
- All the best – 9%
Dus nu weten we de beste manieren om een e-mail te beginnen en te eindigen, waar maken we ons druk om in een e-mail? We vroegen respondenten naar de e-mail cliches die ze gewoon niet kunnen uitstaan.
Hier zijn er een paar om op te letten, zodat u niemand irriteert in uw volgende e-mail…
‘Just looping in…’ en ‘As per my last email’ zijn de meest irritante e-mail cliches
Soms kun je het gewoon niet helpen om een cliche te gebruiken, maar er zijn er een paar die u echt wilt vermijden.
Het meest gehate e-mailcliche is ‘Just looping in…’, waarbij maar liefst 37% aangeeft het vervelend te vinden als deze zin in een e-mail wordt gebruikt.
Kijken we naar de rest van de lijst met irritante clichés, dan zien we dat 3 van de top 5 betrekking hebben op het opvolgen van iets dat in een eerdere e-mail werd genoemd. Een derde heeft een hekel aan de zinsnede “zoals in mijn laatste e-mail”, gevolgd door “nog updates hierover? (24%) en ‘Just checking in’ (19%). Het lijkt erop dat we niet graag worden gevraagd om te reageren…
De meest irritante e-mail clichés:
- ‘Just looping in…’ – 37%
- ‘As per my last email’ – 33%
- ‘Any updates on this?24%
- ‘Gewoon even checken’ – 19%
- ‘Ontvangst bevestigen’ / ‘bevestigen dat ik dit ontvangen heb’ – 16%
- ‘Per ons gesprek’. – 15%
- ‘Graag advies’ – 8%
- ‘Bij voorbaat dank’ – 7%
- ‘Hoop dat het u goed gaat’ – 6%
Gebruik van hoofdletters, kusjes en CC’en met mensen die er niet bij betrokken hoeven te zijn, zijn de meest irritante dingen die je in een e-mail kunt doen
We hebben ook de grootste e-mail faux-pas gevonden, misschien wil je opnieuw beoordelen of je een van deze doet.
- Hoofdletters gebruiken voor hele woorden of zinnen – 67%
- Kusjes of ‘x’ gebruiken – 65%
- CC’en met mensen die er niet bij betrokken hoeven te worden – 63%
- Eigen taal gebruiken, b.v. ‘OMG’ – 53%
- Te veel uitroeptekens gebruiken – 52%
- Een e-mail versturen zonder te corrigeren – 50%
- Een hele lange e-mail versturen – 29%
- Emotoji’s gebruiken – 29%
- Een e-mail niet ondertekenen – 23%
- Dubbel e-mailen – 22%
- Een e-mail niet ondertekenen – 23%
- Een e-mail niet ondertekenen – 22%
- Een e-mail niet ondertekenen – 23%
- Een e-mail niet e-mailen – 22%
- Glimlachende gezichten gebruiken – 22%
- Gekleurde lettertypes gebruiken – 21%
16% vindt dat het nooit acceptabel is om een uitroepteken te gebruiken in een werk e-mail
Dieper ingaan op de gedachten rond uitroeptekens, blijkt dat minder meer is in dit opzicht.
Een enorme 16% denkt dat het nooit acceptabel is om een uitroepteken te gebruiken in een werk e-mail, terwijl 48% denkt dat slechts 1 acceptabel is, slechts 24% zou zich uitstrekken tot 2.