Wat is EDI 810?
De EDI 810 bevat het formaat en stelt de data-inhoud vast van de Invoice Transaction Set voor gebruik binnen de context van een EDI omgeving. De transactieset kan worden gebruikt om te voorzien in gebruikelijke en gevestigde bedrijfs- en industriepraktijken met betrekking tot de facturering voor aangeboden goederen en diensten. In typische zakelijke praktijken wordt een papieren factuur opgesteld om betaling te ontvangen. In een EDI omgeving wordt in plaats daarvan een EDI 810 verstuurd. De 810 documentenset (EDI factuur) is de elektronische factuur die wordt verstuurd als antwoord op een EDI 850 (Inkooporder) zodra goederen of diensten zijn geleverd. De twee partijen die deze specifieke transactiesets uitwisselen worden vaak “trading partners” genoemd.”
Wat houdt een EDI 810 in?
Een EDI 810 is een elektronisch document dat voldoet aan de ANSI X12 EDI specificatie. Een 810 EDI factuur is niet geformatteerd op een manier die een gemiddelde koper of leverancier zou begrijpen, maar is in plaats daarvan bedoeld om te worden verzonden, ontvangen en geïnterpreteerd door EDI software. Deze “computer-to-computer” communicatie zorgt voor een snelle en foutloze uitwisseling van elektronische documenten tussen bedrijven. Het 810 EDI document is een van de meest populaire vormen van uitwisseling samen met het 850 EDI document (inkooporder).
Net als een papieren factuur voor geleverde goederen of diensten, bevat een EDI 810 details die teruggaan op het oorspronkelijke verzoek. Een EDI 810 zal vaak het volgende bevatten:
- Factuurnummer
- Datum van de factuur
- Verzenddatum van de artikelen
- Overeengekomen betalingsvoorwaarden
- Geleverde artikelen of diensten
Afhankelijk van de geleverde goederen of diensten, kan er aanvullende informatie vereist zijn in een EDI 810. Raadpleeg de EDI-gids of het mapping-document van uw bedrijf om de juiste gegevenswaarden te bepalen die vereist zijn.
Verzending van een 810 EDI-factuurdocument
Het doel voor het maken van een 810 EDI-factuur is om te zorgen voor een soepele uitwisseling van transactie-informatie tussen bedrijven volgens de regels en voorschriften die zijn vastgesteld voor de uitwisseling van EDI-gegevens zoals de 810 EDI-factuur. Het EDI-transmissieproces begint met de aanmaak van een gewone factuur door de werknemer, die in het computersysteem wordt ingevoerd en vertaald in een 810 EDI-document. De 810 EDI factuur wordt vervolgens doorgestuurd naar de ontvangende partij (in dit geval een klant) waar het vertaalproces in omgekeerde volgorde plaatsvindt, het omzetten van de 810 EDI document in een menselijk leesbare vorm.
Gebruik van een Value Added Network EDI 810 (VAN)
De 810 EDI factuur document wordt ingediend via de geprefereerde methode van EDI-uitwisseling. Meestal is een value added network (VAN) de voorkeurs EDI communicatie methode vanwege de vele gespecialiseerde diensten die gebundeld zijn met zijn mogelijkheden. In zijn basisvorm ontvangt de VAN het 810 EDI-factuurdocument, controleert en slaat de informatie op, en, ervan uitgaande dat de informatie is goedgekeurd en veilig is, verzendt de definitieve correspondentie (het 810 EDI-factuurdocument) naar de beoogde ontvanger. De VAN kan ook zorgen voor de beveiliging van de EDI-communicatie, e-mail diensten aanbieden, gegevens manipuleren en transformeren in bruikbare formaten, en een aantal andere voordelen.
Ontvangst van een 810 EDI factuur document
Of het systeem er nu voor kiest om de 810 EDI via een VAN, modem, bulletin board systeem (BBS) of via Internet te verzenden, de 810 EDI factuur wordt naar een gateway faciliteit gebracht waar het de transmissie methode van het bestemmingsysteem kruist (deze methode moet dezelfde zijn als die van de oorspronkelijke partij om de transmissie succesvol te laten zijn). De beoogde ontvanger zal het 810 EDI document controleren om er zeker van te zijn dat het op de juiste bestemming is en dat de opmaak intact is. Zodra alles is goedgekeurd, is het 810 EDI document klaar om verwerkt te worden op het nieuwe systeem. De vertaling van een EDI 810 document wordt gedaan door EDI vertaalsoftware. Door een reeks van herformattering, vertalingen en mapping, houdt het 810 EDI-factuurdocument op een EDI-document te zijn en is nu een bruikbare factuur die het bedrijf dienovereenkomstig kan verwerken.
Hoe te reageren op een EDI 810?
Nadat een partij een EDI 810 heeft verzonden om betaling te ontvangen voor geleverde goederen of diensten, zal de ontvangende partij (of betaler) een antwoord sturen naar de begunstigde. De betaler zal een van de twee transactiesets binnen de EDI omgeving verzenden. Hij stuurt een EDI 997 of Fundamental Acknowledgement om te bevestigen dat hij de EDI 810 heeft ontvangen of een EDI 864 Text Message om eventuele fouten in de EDI 810 door te geven. Als de EDI 810 is goedgekeurd, stuurt de betaler een EDI 820 Remittance Advice om de betaling van de factuur door te geven.
Klaar om met EDI aan de slag te gaan? Neem contact op!