EDI 997 (Functional Acknowledgement)
Een EDI 997 Functional Acknowledgment Transactional Set wordt tussen partijen gecommuniceerd wanneer er een transmissie binnen de EDI omgeving heeft plaatsgevonden. Het bevestigt slechts de ontvangst van een EDI transactionele set. Wanneer twee partijen, zoals een koper en leverancier, een EDI transmissie uitwisselen gevolgd door een bevestiging, worden ze “trading partners” genoemd. Een typisch scenario is bijvoorbeeld dat een verkoper een EDI 810 Invoice Transactional set verstuurt. De koper bevestigt de ontvangst van de EDI 810 door een EDI 997 Functional Acknowledgment te sturen. Het is belangrijk om op te merken dat het ontvangen van een EDI 997 van een externe partij niet betekent dat ze het eens of oneens zijn met de inhoud van de EDI transmissie. Het betekent alleen dat ze het ontvangen hebben en een ontvangstbevestiging sturen.
Wat is een EDI 997 Functional Acknowledgement?
De EDI 997 bevat het formaat en de data-inhoud van de Functional Acknowledgement Transaction Set voor gebruik binnen de context van een EDI omgeving. De transactieset kan worden gebruikt om de controlestructuren te definiëren voor een reeks bevestigingen om de resultaten aan te geven van de syntactische analyse van de elektronisch gecodeerde documenten, zoals een EDI 810-factuur. De gecodeerde documenten zijn de transactiesets, die zijn gegroepeerd in functionele groepen, die worden gebruikt bij het definiëren van transacties voor de uitwisseling van bedrijfsgegevens. Deze standaard behandelt niet de semantische betekenis van de informatie die in de transactiesets is gecodeerd, aangezien deze tussen vertaalsystemen kunnen verschillen.
Het EDI 997 communicatieproces
Het EDI 997 wordt altijd door zowel de koper als de verkoper verstuurd als een manier om er zeker van te zijn dat de communicatie van het document succesvol is verlopen. Door middel van de EDI 997 kunnen de partners controleren welke EDI uitwisselingen succesvol waren en welke problemen hadden. Net als alle andere EDI-documenten moet het EDI 997 door de EDI-vertaler worden gegenereerd en vervolgens op een elektronische manier naar de ontvanger worden gestuurd. De computer van de verzender zal normaal gesproken het EDI 997 vertalen naar een EDI formaat, terwijl de communicatie plaatsvindt via een Internet EDI verbinding of via een Value Added Network (VAN).
Wanneer wordt een EDI 997 Functional Acknowledgement verzonden?
Wanneer een EDI transactie wordt ontvangen, kan de externe partij een EDI 997 Functional Acknowledgement sturen, ter bevestiging van de ontvangst van de transacties die zijn ingediend en vertaald door het EDI systeem. Dit antwoord is geen bevestiging van de geldigheid van de gegevens, maar eerder een bevestiging dat de gegevens zijn ontvangen. Tijdens de vertaling van de gegevens kunnen sommige geavanceerdere EDI 997’s reageren als er syntaxfouten optreden in de initiële transmissie van transactiesetgegevens. Dit hangt sterk af van hoe de EDI operatie is opgezet in een bepaalde EDI handleiding of mapping document.
Verzending van de EDI 997
Als de EDI 997 eenmaal klaar is om naar de ontvanger te worden verzonden, zal over het algemeen één van de twee methodes worden gebruikt. De eerste, en nog steeds meest populaire methode, is het gebruik van een VAN. Een VAN fungeert als een intermediair tussen de twee partijen, en vergemakkelijkt de communicatie van de EDI 997 (en andere EDI documenten). Naast de eenvoudige levering, is de VAN ook verantwoordelijk voor het verzekeren dat de transmissie veilig is gedurende het gehele proces. Dit is altijd noodzakelijk, maar nog meer met documenten zoals de EDI 997 die privé en vertrouwelijke informatie kunnen bevatten. Een tweede populaire optie is het gebruik van een directe verbinding via het internet om de EDI 997 tussen twee partijen uit te wisselen. Deze tweede vorm van communicatie is ook bekend als AS2 communicatie. Bij het gebruik van AS2 voor het verzenden van EDI 997, wordt het document versleuteld bij de bron en verstuurd via beveiligde internet protocollen naar de ontvanger die dan software moet hebben die in staat is om de EDI 997 te ontsleutelen voor de vertaling.
Vertaal het EDI 997
Als een EDI 997 is ontvangen, moet de eerste stap de vertaling van het document zijn. Een EDI 997, zoals elk EDI document, is in zijn oorspronkelijke formaat niet bedoeld om door een menselijke operator gelezen te worden. In het vertaalproces zal de EDI 997 worden omgezet in een van de twee vormen. Een daarvan is het “menselijk leesbare” formaat dat meestal de vorm heeft van een rapport dat ofwel wordt afgedrukt ofwel in een bestandsformaat wordt geplaatst dat gemakkelijk in een boekhoud- of ERP-systeem kan worden geïmporteerd. Het vertalen van de EDI 997 naar dit eenvoudiger te integreren formaat is de eerste belangrijke stap in het ontvangen van het document voordat het kan worden gebruikt door de beoogde ontvanger.
Wat gebeurt er na het verzenden van een EDI 997 Functionele Bevestiging?
Nadat u een EDI 997 Functionele Bevestiging Transactie Set heeft verzonden, is de volgende stap afhankelijk van de transactie waarvan u de verzending bevestigt. Als u bijvoorbeeld de ontvangst van een EDI 810 factuur bevestigt, is de volgende stap ofwel een EDI 864 Text Message om de factuur te betwisten vanwege een fout, of een EDI 820 Remittance Advice om de betaling voor geleverde goederen of diensten te specificeren. De volgende stap na een EDI 997 is afhankelijk van wat de transmissie bevestigt en of de gegevens nauwkeurig zijn ontvangen.
Integratie van de EDI 997 in uw bedrijf
Als de EDI 997 is vertaald naar een computer-ready formaat, neemt een secundair in-house proces het nieuwe bestand met de informatie die afkomstig is van de EDI 997 en verplaatst het naar het ERP-of boekhoudsysteem van de ontvanger. In dit stadium van de transformatie, is de EDI 997 nu een document dat kan worden geïdentificeerd en gebruikt door de ontvanger zoals de afzender van de EDI 997 bedoelde.
Klaar om met EDI te beginnen? Neem contact op!