BEHEER VAN DE RESULTATEN VAN ONDERZOEK NAAR PRIMARIEVE STUDIES
Het gebruik van software voor bibliografisch referentiebeheer werd oorspronkelijk voorgesteld voor systematische reviews (SR)-studies; de eerste publicaties over het gebruik van dit systeem dateren van de jaren 1990.17-18 Veel reviewers gebruiken Microsoft Excel spreadsheets, terwijl anderen studies manueel selecteren, met het afdrukken van titels en abstracts, wat het proces complex, niet ecologisch en tijdrovend maakt. Momenteel is de workflow in het reviewproces meer gestroomlijnd met het gebruik van computerprogramma’s.19 In een studie gepubliceerd in 2013, wezen de auteurs erop dat meer dan de helft van de systematische reviews de software EndNote® gebruikte.20 Aangezien de SR vergelijkbaar zijn met de IR, wordt het gebruik van deze technologie voorgesteld om het selectieproces van de primaire studies te vergemakkelijken.
Het gebruik van bibliografische referentiebeheerprogramma’s (bv. EndNote®, Mendeley® en Zotero®) is belangrijk om de selectie van primaire studies in de IR te operationaliseren.13 Deze programma’s maken het mogelijk om herhaalde referenties te lokaliseren, talen te identificeren, publicatieperiodes te selecteren, groepen te maken volgens de selectiecriteria (inclusie en exclusie), de geselecteerde referenties te vergelijken tussen de reviewers, alsook om citaten te maken tijdens het schrijven van de wetenschappelijke tekst, waardoor het gemakkelijker wordt om de referenties op te maken aan het einde van elk manuscriptvoorbereidingsproces. De keuze van de software wordt beïnvloed door de beschikbaarheid ervan (gratis of betaald) en door de aanpassing van de reviewer aan de beschikbare opties. In de literatuur zijn er studies waarin de auteurs de verschillende programma’s vergeleken.21-22 In het algemeen vervullen de reference managers de basisfuncties van het lokaliseren van publicaties, het opslaan van de resultaten en het citeren van referenties bij het schrijven van het manuscript.
De keuze van het programma moet echter voldoen aan de individuele behoeften van de reviewer, omdat elk hulpmiddel voor- en nadelen heeft.21-22 Zo is het eenvoudige gebruik van Mendeley® een van zijn sterke punten. Anderzijds heeft deze manager de zwakte dat hij geen opzoekingen in databanken binnen zijn eigen structuur toelaat, noch dynamische veranderingen in de opmaak van de citaten in de teksten.22 Het is dus nodig om elke software te kennen om te bepalen welke het best past bij elke recensent, daarom is het de moeite waard om het gebruik van EndNote® te vermelden, dat de auteurs van dit artikel al meer dan 15 jaar gebruiken.
In deze beschouwing zullen we het gebruik van de software EndNote®, versie XV, bespreken. Opgemerkt dient te worden dat er een gratis online versie (EndNote® Basic) beschikbaar is op de website van Thomson Reuters (www.endnote.com), die niet alle mogelijkheden heeft van de betaalde versie.
Bij het aanmaken van het bestand in EndNote® kan men ook verschillende groepen afbakenen om het zoeken te organiseren. Na het doorzoeken van de primaire studies in de databases, waarbij de reviewer de gecontroleerde descriptoren en trefwoorden uit de PICO strategie heeft gekruist, kan men de zoekactie gemakkelijk exporteren in een bestand en importeren door het gebruik van filters voor EndNote®. Zo vereist het zoeken in de PubMed databank de selectie van het “PubMed (NLM)” filter; in de LILACS databank is het filter van keuze de “Reference Manager (RIS)”. In andere databanken, zoals CINAHL en Web of Science, kunnen referenties rechtstreeks worden geïmporteerd door te dubbelklikken op het bestand dat uit de databank wordt geëxporteerd. EndNote® biedt zijn gebruikers een YouTube-kanaal met verschillende video’s die leren hoe deze software moet worden gebruikt (https://www.youtube.com/user/EndNoteTraining). Bovendien zijn gratis, gebruiksvriendelijke gidsen beschikbaar voor de gebruikers.
Na het importeren van de opzoeking in EndNote® en het leiden van de records die verwijzen naar de groep die elke databank aanduidt, is het aanbevolen om het back-up bestand met de originele opzoeking te bewaren, zonder de inhoud te beheren, met het oog op het terugvinden van publicaties die misschien per ongeluk door de gebruiker zijn uitgesloten, naast het hebben van de registratie van het aantal referenties die in elke databank zijn geïdentificeerd.
Een andere mogelijkheid is om de beschikbare velden binnen de EndNote® bibliotheek te veranderen (of aan te passen) om de bron van elke zoekactie te identificeren. De gebruiker moet “Extra” selecteren, klik op “Wijzigen en verplaatsen van velden”, selecteer een veld, bijvoorbeeld “URL”, selecteer “Vervang hele veld door”, in het rechter frame, voer de naam in van de database waarnaar de groep geëxporteerde referenties verwijst en klik op “OK”. Deze actie wijzigt de volledige inhoud van de kolom referenties voor de groep. Wanneer deze wijziging in elke database wordt doorgevoerd, zal de reviewer de exacte bron van elke referentie hebben. Dit zou één van de eerste stappen moeten zijn die de reviewer onderneemt. De stap-voor-stap voor de beschreven functie en andere belangrijke commando’s voor het uitvoeren van reviewmethoden is beschikbaar op het YouTube-kanaal “EndNote for Systematic Reviews “*.
Figuur 2 geeft een voorbeeld van het maken van groepen binnen de referentiedatabase bij het ontwikkelen van reviewmethoden. Om dit te doen, hoeft u alleen maar met de rechtermuisknop te klikken binnen “My Groups”, waar u groepensets kunt maken (“Create Group Set”), met nieuwe groepen binnen elke grotere groep (“Create Group”). Deze acties maken het mogelijk om verschillende filtraties te maken van de set van geïdentificeerde primaire studies. Om referenties aan elke groep toe te voegen, selecteert u de publicatie en sleept u deze naar de gewenste groep.
Figuur 2 Voorbeelden van groepen die kunnen worden gemaakt bij de selectie van primaire studies voor integratieve beoordeling, Ribeirão Preto, São Paulo, 2017
Het gebruik van EndNote® maakt het ook mogelijk om velden binnen de referentiebasis te wijzigen, om zo de in- en exclusiecriteria te beheren die onafhankelijke beoordelaars hebben uitgevoerd. In dit geval krijgt elke referentie een label, met een of meer codes, die de in- of uitsluiting van de primaire studie door elke beoordelaar rechtvaardigen. In de literatuur hebben de auteurs in een gepubliceerde studie een handleiding uitgewerkt voor het gebruik van de EndNote®-functies om de selectie van primaire studies op een rigoureuze en georganiseerde manier mogelijk te maken.23
Bij de selectie van de primaire studies moeten referenties worden herhaald (duplicatie van studies) bij de opzoekingen die in de verschillende databanken zijn verricht. Alvorens dubbele studies te verwijderen, moet men de kolom “URL” hernoemen, waarin de databank van de referentie wordt aangegeven, zoals eerder vermeld. Zoals te zien is in Figuur 3, kan men een groep aanmaken met de naam “Duplicate Studies” en alle herhaalde referenties naar deze map leiden.
Figuur 3 Demonstratie van exportfasen naar de software EndNote®, Ribeirão Preto, São Paulo, 2017
Om dubbele studies te selecteren, moet de reviewer klikken op het bovenste tabblad met de naam “References” en “Find Duplicates” selecteren. Door deze actie markeert het programma de dubbele referenties. De volgende stap is het verwijderen van deze referenties, een actie die de dubbele teksten naar de “Unfiled” map stuurt. Als het programma de dubbele referenties naar de prullenbak van de software stuurt, moet u deze records opnieuw selecteren, met de rechtermuisknop klikken en “Herstellen naar bibliotheek” selecteren. Deze actie leidt de herstelde referenties naar de “Unfiled” map, waar het kan worden toegevoegd aan de map van belang zoals reeds vermeld. Relevante stap is alle teksten te selecteren die naar de map “Unfield” zijn doorgestuurd, met de rechtermuisknop te klikken, en deze referenties toe te voegen (“Add References To”) aan de map die de dubbele studies zal bevatten. Het is mogelijk dat, als deze actie is ondernomen, er toch nog enkele dubbele studies overblijven, omdat de referentie uit verschillende bases is gehaald en niet altijd identiek is geïndexeerd.
Voor de selectie van het jaar van publicatie, bijvoorbeeld de laatste vijf of tien jaar, moet de reviewer klikken op de kolom “Year”, die als kopje onmiddellijk voor de referenties verschijnt. Door op deze kolom te klikken, sorteert het programma de referenties volgens het jaar van publicatie in oplopende en aflopende volgorde. De revisor kan de referenties selecteren van de jaren die van belang zijn en dezelfde actie uitvoeren als eerder beschreven, dat wil zeggen de referenties verwijderen die geen deel uitmaken van de afgebakende periode, door ze naar de map “Unfiled” te sturen. Vervolgens moet de reviewer alle teksten selecteren die naar deze map zijn doorgestuurd, met de rechtermuisknop klikken en deze referenties toevoegen (“Add References To”) aan de map die de studies zal bevatten die zijn gepubliceerd in een periode die niet is geselecteerd om de steekproef van het onderzoek samen te stellen.
Er bestaan twee manieren om de taal te identificeren. De eerste is te zoeken in de referentiedatabank. De beoordelaar moet opmerken dat bij het aanklikken van een map van de gecreëerde groepen verschillende velden kunnen worden doorzocht met behulp van het instrument “Zoeken”. Bij het aanklikken van de bestaande opties voor het zoeken, moet de revisor het veld “Taal” selecteren. Na deze actie voert u de talen in die de beoordelaar niet beheerst of waarin hij niet geïnteresseerd is. Afhankelijk van de databank waaruit de studie werd gehaald, kan de taal in detail worden beschreven of worden geïdentificeerd aan de hand van de eerste drie letters, bijvoorbeeld “eng” om Engels aan te duiden. Het kan ook blanco zijn, dat wil zeggen dat het geen informatie bevat over de taal van de referentie.
De tweede manier is om dezelfde “Search” tool te gebruiken, selecteer het “Title” veld in de zoekopties en typ het haakjes symbool “[” omdat, meestal, referenties die in een andere taal dan het Engels zijn, hun titels in het Engels tussen haakjes hebben staan. Na deze actie moet de reviewer deze referenties verwijderen door de artikelen in de map “Unfiled” te plaatsen. Selecteer vervolgens alle teksten die naar deze map zijn doorgestuurd, klik met de rechtermuisknop, en voeg deze referenties toe (“Add References To”) aan de map die referenties zal bevatten die in andere talen zijn gepubliceerd en geen deel zullen uitmaken van de review sample.
Voor de identificatie van teksten die geen wetenschappelijke artikelen zijn, moet de reviewer klikken op de kolom “Ref Type”, die als een kopje verschijnt onmiddellijk voor de studies die in de referentiedatabase zijn opgenomen. Door op deze kolom te klikken, ordent het programma de referenties op basis van hun type, waardoor bijvoorbeeld scripties en boekhoofdstukken gemakkelijk kunnen worden geïdentificeerd.
Een andere nuttige functie van het programma is de publicatie-samenvatting, een belangrijk aspect voor de selectie van de primaire studies die in de IR zullen worden opgenomen, door de titel en de samenvatting van elke referentie te lezen. Zo is er, wanneer men klikt op de map van interesse, op dezelfde plaats waar het zoeken plaatsvindt binnen de referenties zelf, een icoon genaamd “Preview”, dat de volledige visualisatie van de referentie en de samenvatting mogelijk maakt. Merk op dat voor deze weergave, in het bovenste tabblad, waar het mogelijk is om de referentie stijl te selecteren, “Annotated” moet worden aangeklikt, anders ziet de gebruiker de laatste referentie stijl gebruikt voor het opmaken van referenties.
Om de voordelen van het gebruik van EndNote® compleet te maken, bevat het programma ook een full text search tool. Om dit te doen, moet de reviewer de referenties selecteren, met de rechtermuisknop klikken, en “Find Full Text” selecteren. Opgemerkt moet worden dat het programma zoekt naar groepen van 250 referenties, zodat de reviewer hier op moet letten bij het zoeken naar teksten in Portable Document Format (PDF). Deze functionaliteit van het programma is ook afhankelijk van het IP van de computer, waardoor een groter aantal teksten kan worden opgehaald in de instellingen die zijn aangesloten op de onderzoeksportalen, of wanneer toegang op afstand mogelijk is buiten de academische omgeving via de Virtual Private Network (VPN) service.